Checklist para organizar un concurso de talentos sin imprevistos
Un concurso de talentos necesita más coordinación que una simple lista de actuaciones. Hay que cerrar las reglas, confirmar jurado y presentador, ordenar las inscripciones y preparar un programa que deje margen entre números. El sonido, la iluminación y los archivos de música deben probarse antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne 69 tareas y 51 elementos para avanzar desde la planificación hasta el montaje del escenario.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar al presentador
Confirmar el proveedor técnico
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Distribuir las actuaciones
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Preparar los formularios del jurado
Reunir archivos de música
2 personas
Recopilar contactos de emergencia
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enviar instrucciones a los participantes
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Montar backstage
2 personas
Montar la mesa del jurado
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el material de competición
2 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar toda la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Repasar las actuaciones
3 personas
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Inscribir participantes
3 personas
Recibir al público
3 personas
Abrir el programa
2 personas
Coordinar las actuaciones
4 personas
Repartir formularios del jurado
Anunciar las actuaciones
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recopilar los votos del público
2 personas
Recoger las valoraciones del jurado
2 personas
Comprobar puntuaciones
2 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar las actuaciones finales
4 personas
Recopilar puntuaciones finales
2 personas
Comprobar a los ganadores
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Preparar el discurso de agradecimiento
Despedir al público
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar catering
3 personas
Seguimiento
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Desmontar el escenario y el equipo técnico
4 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar la técnica
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Mesas del juradocant. 2
- Mesas de cateringcant. 4
- Mesa de recepción
- Sillascant. 120
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Altavoz de monitor
- Portátil
- Portátil de reserva
- Caja DIcant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Calculadorascant. 3
- Baterías externascant. 4
- Memorias USBcant. 3
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Banner de competición
- Arcos de globoscant. 2
- Mantelescant. 8
- Telón de fondo del escenario
- Carteles direccionalescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras para servircant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el reglamento antes de abrir las inscripciones: define categorías, duración máxima, criterios de puntuación y qué ocurre si un participante llega tarde o cambia su actuación.
- No esperes al día del concurso para ordenar las actuaciones. Distribuye los números teniendo en cuenta cambios de vestuario, instrumentos, archivos de música y el tiempo necesario para que el jurado puntúe.
- Pide los archivos de música con antelación y guárdalos en el portátil principal y en el portátil de reserva. Reproduce cada archivo durante la prueba de sonido para detectar formatos o volúmenes incorrectos.
- Reserva un bloque específico para montar el escenario, conectar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos e iluminación LED. La cinta gaffer, los alargadores y las regletas suelen olvidarse hasta que empieza el montaje.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la confirmación de asistencia y revisa el catering contra la lista de la compra. Coloca la mesa de recepción, las mesas del jurado y la señalización antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo abrir las inscripciones para un concurso de talentos?
- Ábrelas al menos 3 o 4 semanas antes del evento para poder revisar las propuestas y pedir información adicional. Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes, así tendrás tiempo de confirmar participantes y preparar el programa.
- ¿Cuánto tiempo necesita el montaje de un concurso de talentos?
- Reserva como mínimo 3 horas para despejar la zona de carga, montar las piezas del escenario y conectar sonido e iluminación. Añade entre 30 y 45 minutos para una prueba completa con micrófonos y archivos de música.
- ¿Cuántos miembros debe tener el jurado de un concurso de talentos?
- Trabaja con un mínimo de 3 personas para repartir mejor las puntuaciones y evitar que una sola opinión determine el resultado. Confirma su disponibilidad al menos 2 semanas antes y prepara un formulario por actuación.
- ¿Cuándo hay que enviar las instrucciones a los participantes?
- Envíalas entre 5 y 7 días antes, cuando ya estén confirmados el orden y el programa. Incluye la hora de llegada, la duración de la actuación, el formato de la música, los contactos de emergencia y las indicaciones de carga y descarga.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!