Talentenwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Talentenwettbewerb braucht früh klare Zuständigkeiten: Jury, Moderation, Technik und Anmeldung dürfen nicht erst am Veranstaltungstag feststehen. Plane zuerst Regeln, Ort und Ablauf, danach Teilnehmende, Musik und Verpflegung. Besonders häufig fehlen Ersatztechnik, Notfallkontakte und genaue Anweisungen für die Auftritte. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum Aufbau von Bühne, Ton und Licht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
Jurymitglieder ansprechen
Moderator festlegen
Technikdienstleister festlegen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbeplakat verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Auftritte einteilen
2 Personen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Juryformulare erstellen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
Catering bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Teilnehmeranweisungen versenden

Event

Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Backstage einrichten
2 Personen
Jurytisch aufstellen
2 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wettkampfmaterialien bereitlegen
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Technik vollständig testen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Auftritte durchgehen
3 Personen
Jury-Briefing geben
2 Personen
Teilnehmer anmelden
3 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Programm öffnen
2 Personen
Auftritte betreuen
4 Personen
Juryformulare austeilen
Auftritte ankündigen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikumsstimmen sammeln
2 Personen
Jurybewertungen einsammeln
2 Personen
Punkte kontrollieren
2 Personen
Finalisten bekanntgeben
Finalauftritte begleiten
4 Personen
Endergebnisse zusammenstellen
2 Personen
Gewinner überprüfen
2 Personen
Preisverleihung betreuen
3 Personen
Dankeswort vorbereiten
Publikum verabschieden
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Dekoration entfernen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Bühne und Technik abbauen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Technik prüfen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
JurytischeAnz. 2
Catering-TischeAnz. 4
Empfangstisch
StühleAnz. 120
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Monitorlautsprecher
Laptop
Ersatzlaptop
DI-BoxAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotlightsAnz. 4
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

Wettkampfbanner
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 8
Bühnenhintergrund
WegweiserAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 2
Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Wettbewerbsreglement fest, bevor du Anmeldungen annimmst. Definiere dabei Bewertung, Auftrittsdauer, Altersgrenzen und den Umgang mit Verspätungen schriftlich.
Bestätige Jury und Moderation spätestens 4 Wochen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit, Juryformulare zu erstellen und den Ablauf gemeinsam durchzugehen.
Sammle Musikdateien und Notfallkontakte nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere die Dateien mindestens 7 Tage vorher an und speichere sie zusätzlich auf einem Ersatzlaptop.
Plane den Ablauf mit festen Zeitfenstern für Einlass, Umbauten und Pausen. Bei vielen Auftritten lohnt sich ein Puffer von 5 Minuten pro Programmpunkt, damit Verzögerungen nicht sofort auf die Jurybewertung durchschlagen.
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Rechne Zeit für Bühnenelemente, Mischpult, aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Lichtstative und einen Testlauf mit jeder verwendeten Musikdatei ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Talentenwettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Ort, Reglement, Jury, Moderation und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Talentenwettbewerb?: Plane mindestens 3 Stunden für Bühne, Ton und Licht ein. Für einen vollständigen Soundcheck mit Mikrofonen, Laptop und Musikdateien solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten reservieren.
Wann sollte ich die Teilnehmenden für den Talentenwettbewerb bestätigen?: Versende die Teilnahmebestätigung etwa 2 Wochen vor der Veranstaltung. Schicke die konkreten Auftrittszeiten, Anweisungen, Ankunftszeit und benötigten Musikdateien spätestens 7 Tage vorher.
Wie viele Jurymitglieder braucht ein Talentenwettbewerb?: Für einen kleinen Wettbewerb sind 3 Jurymitglieder eine praktikable Mindestgröße. Bei mehr als 20 Auftritten kannst du 4 bis 5 Personen einsetzen, damit Bewertung und Pausen besser verteilt werden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.