Talentenshow organiseren: checklist en planning

Een talentenshow vraagt meer voorbereiding dan alleen optredens verzamelen. Je moet deelnemers tijdig inschrijven, muziek en techniek testen, juryleden en een presentator vastleggen en het programma passend maken voor de beschikbare tijd. Ook de publieksopstelling, prijzen, catering en bewegwijzering worden snel vergeten. Deze checklist zet de voorbereiding, uitvoering en afronding in een logische volgorde, zodat je op de dag zelf vooral het draaiboek hoeft te volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Deelnemers inschrijven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Optredens en muziek verzamelen
2 personen
Juryleden vastleggen
Presentator vastleggen
Reserveringen maken
Techniek en stroom controleren
2 personen
Draaiboek printen
Optredens definitief indelen
2 personen
Deelnemers informeren
Publiekslijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Muziekbestanden klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Juryformulieren printen
Prijzen en certificaten klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Publieksstoelen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Licht testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Optredens inchecken
2 personen
Geluidsbestanden verzamelen
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Programma aankondigen
Optredens begeleiden
3 personen
Muziek starten
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Juryformulieren uitdelen
Jurybeoordeling begeleiden
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
2 personen
Publieksstemming begeleiden
2 personen
Finale aankondigen
Finale begeleiden
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheid aankondigen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto’s delen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Publieksstoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 10
Jurytafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerkommenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Achtergronddoek
Sterrenfolieaantal 4
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Wegwijzerbordenaantal 8
Prijstrofeeënaantal 3
Certificaatmappenaantal 15
Gouden lintenaantal 3
Fotowandpropsaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muzieklaptop
Laptopstandaard
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
DI-boxenaantal 2
Reservebatterijenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Actieve DI-boxenaantal 2
Presentatieklikker
Reserve laptop
Oplaadkabelsaantal 6
Kabelbindersaantal 50

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Snoerdimmersaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Noodlampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Serveerplateausaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Barbladenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Allesreinigeraantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier minimaal 4 weken voor de talentenshow en leg meteen een sluitingsdatum vast. Vraag per deelnemer naar de naam, act, benodigde muziek, podiumruimte en maximale optreedduur.
Maak het programma pas definitief nadat alle muziekbestanden en technische wensen binnen zijn. Plan per optreden enkele minuten wisseltijd en zet de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf naar alle deelnemers.
Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons en de muzieklaptop vóór de publieksdag met dezelfde bestanden als tijdens de show. Controleer ook waar stroom nodig is en leg reservekabels en batterijen klaar.
Print juryformulieren, het draaiboek en naamkaartjes uiterlijk 1 dag vooraf. Leg prijzen en certificaten per deelnemer of categorie klaar, zodat de uitreiking niet stilvalt door zoekwerk.
Reserveer bij de opbouw tijd voor het podium, de podiumtrap, publieksstoelen, jurytafels en garderoberekken. Open de locatie minstens 2 uur voor aanvang om leveringen, techniek, decoratie en de publieksroute te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een talentenshow organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de datum, locatie en inschrijving. Plan de definitieve optredens, techniek en communicatie uiterlijk 1 week voor de show.
Hoeveel tijd moet ik per optreden rekenen?: Tel naast de optreedtijd 2 tot 3 minuten voor aankondiging, applaus en wisselen. Bij 15 optredens betekent dat al snel 30 tot 45 minuten extra programma.
Wanneer moet ik de muziek van deelnemers verzamelen?: Vraag muziekbestanden bij inschrijving op en sluit de inzendingen uiterlijk 1 week voor de talentenshow. Test alle bestanden daarna op de muzieklaptop en zet een reservekopie klaar.
Hoe vroeg moet de locatie open voor een talentenshow?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd vóór de start voor podium, stoelen, jurytafels en techniek. Houd extra tijd vrij als podiumdelen of andere leveringen nog moeten worden gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.