Checklist para organizar un espectáculo de talentos

Un espectáculo de talentos necesita más que un escenario y participantes: hay que coordinar inscripciones, actuaciones, música, jurado, sonido y público. Esta checklist reúne 73 tareas y 66 elementos para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha hasta abrir el recinto. También contempla detalles que suelen quedar para el último momento, como las preferencias dietéticas, los formularios del jurado y la comprobación de la corriente eléctrica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Inscribir a los participantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar actuaciones y música
2 personas
Definir el jurado
Confirmar al presentador
Hacer reservas
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Distribuir definitivamente las actuaciones
2 personas
Informar a los participantes
Comprobar la lista de asistentes
Hacer la compra
3 personas
Preparar los archivos de música
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir formularios de jurado
Dejar listos los premios y certificados
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las entregas
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar las sillas del público
4 personas
Montar mesas
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar actuaciones
2 personas
Recopilar los archivos de audio
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar las actuaciones
3 personas
Poner la música en marcha
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir formularios del jurado
Coordinar la evaluación del jurado
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
2 personas
Guiar la votación del público
2 personas
Anunciar la final
Coordinar la final
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Anunciar la despedida
Despedir al público
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Compartir fotos
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Asientos para el públicocant. 90
Mesas plegablescant. 10
Mesas del juradocant. 2
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 100

Vajilla

Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Cuencos de serviciocant. 12

Decoración

Globoscant. 100
Arco de globos
Lona de fondo
Lámina de estrellascant. 4
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Señales de orientacióncant. 8
Troféos de premiocant. 3
Carpetas para certificadoscant. 15
Lazos doradoscant. 3
Props para photowallcant. 20

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Portátil de música
Soporte para portátil
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4
Cajas DIcant. 2
Baterías de repuestocant. 12
Memorias USBcant. 4
Cajas DI activascant. 2
Clic de presentación
Portátil de reserva
Cables de cargacant. 6
Bridascant. 50

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Reguladores de cablecant. 2
Iluminación ambientalcant. 6
Lámparas de emergenciacant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Bandejas para servircant. 12
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas de barcant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Limpiador multiusoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de preparar el programa definitivo. Así puedes distribuir las actuaciones con datos reales, recopilar la música y avisar a cada participante de su horario.
Reserva al menos una revisión técnica antes de abrir el recinto. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil de música, soportes y tomas de corriente.
Prepara una copia impresa del plan de trabajo y de los formularios del jurado. Durante el espectáculo no conviene depender de un solo portátil o de una conexión a internet.
Deja listos los premios, certificados, tarjetas de nombre y señales de orientación como mínimo el día anterior. Son elementos pequeños que suelen retrasarse mientras se monta el escenario.
Calcula el montaje por zonas: escenario, mesas del jurado, sillas del público, recepción y servicio. Comprueba también la escalera del escenario, los percheros y el espacio para las entregas antes de recibir a los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo abrir las inscripciones para un espectáculo de talentos?: Ábrelas al menos 3 o 4 semanas antes del evento para reunir actuaciones, música y necesidades especiales. Cierra el formulario con tiempo suficiente para crear el programa definitivo y comunicar los horarios.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para un espectáculo de talentos?: Como base, prepara 2 micrófonos inalámbricos y 1 soporte de micrófono para alternar entre presentador y actuaciones. Si participan grupos o instrumentos, comprueba sus necesidades técnicas antes de cerrar el programa.
¿Cuándo hay que preparar la música de las actuaciones?: Recopila todos los archivos de música al cerrar las inscripciones y revísalos al menos 2 días antes. Guarda una copia en el portátil de música y otra en un dispositivo de respaldo.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar el escenario?: Empieza el montaje al menos 3 horas antes de la llegada del público. Reserva tiempo adicional para colocar las piezas del escenario, instalar el sonido, revisar la corriente y hacer una prueba con el presentador.

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