Zo organiseer je een talentenjacht

Een talentenjacht organiseren begint niet met het podium, maar met een strak programma en duidelijke afspraken met de acts. Leg eerst datum, locatie, jury en presentator vast en verzamel daarna de optredens via een aanmeldformulier. Plan voldoende tijd voor opbouw, soundcheck en wissels tussen acts. Vooral technische wensen, muziekbestanden en de actvolgorde worden vaak te laat geregeld; controleer die uiterlijk enkele dagen vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Aanmeldformulier voor acts maken
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Juryleden benaderen
2 personen
7
Presentator vastleggen
8
Muziek en acts verzamelen
2 personen
9
Programma samenstellen
2 personen
10
Jurycriteria uitwerken
2 personen
11
Reservering locatie controleren
12
Geluid testen met presentator
3 personen
13
Technische wensen acts inventariseren
2 personen
14
Draaiboek printen
15
Actvolgorde bevestigen
2 personen
16
Juryformulieren printen
17
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Muziekbestanden back-uppen
22
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Zaal controleren
2 personen
25
Podiumdelen opstellen
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Garderobe inrichten
2 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Licht en kabels aansluiten
3 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Muziek afspelen testen
2 personen
32
Podiumveiligheid controleren
2 personen
33
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
34
Jurytafel inrichten
2 personen
35
Acts ontvangen
2 personen
36
Acts inchecken
2 personen
37
Korte soundchecks uitvoeren
3 personen
38
Publieksontvangst verzorgen
3 personen
39
Entree en garderobe bemannen
3 personen
40
Openingsronde begeleiden
2 personen
41
Optredens aankondigen
42
Acts klaarzetten
2 personen
43
Muziek en licht bedienen
2 personen
44
Pauzedrankjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
48
Juryformulieren uitdelen
49
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
50
Publieksstemming begeleiden
2 personen
51
Winnaars bekendmaken
2 personen
52
Prijzen uitreiken
3 personen
53
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
54
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

55
Restanten veilig verpakken
2 personen
56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Decoratie verwijderen
3 personen
58
Servies verzamelen
3 personen
59
Afval sorteren
2 personen
60
Zaal vegen en dweilen
3 personen
61
Toiletten schoonmaken
2 personen
62
Podium afbreken
4 personen
63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
64
Sleutels en locatie opleveren
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Foto's en uitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Laptop
Laptopstandaard
Muziekback-up USBaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboog
Slingersaantal 12
Sterrenachtergrondaantal 2
Rode loper
Podiumpodiumdoekaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Folieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2

Catering

Kassa
Geldkist
Menubordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 30
Juryformulierenaantal 30
Stembiljettenaantal 120
Prijzenaantal 3
Certificatenaantal 30
Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijvingen uiterlijk 2 weken voor de talentenjacht. Dan houd je tijd over om aanmeldingen te beoordelen, ontbrekende informatie op te vragen en een programma met actvolgorde te maken.
Vraag per act vooraf naar microfoons, aansluitingen, instrumenten en muziekbestanden. Zet alle technische wensen in één overzicht en test ze tijdens de soundcheck met de presentator.
Werk met jurycriteria die vóór de eerste act op papier staan, bijvoorbeeld originaliteit, uitvoering en presentatie. Print voor elk jurylid een formulier en leg ook pennen klaar.
Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, het controleren van de zaal, het opstellen van podiumdelen en het testen van speakers en microfoons.
Maak twee kopieën van alle muziekbestanden: één op de laptop en één op een USB-back-up. Regel prijzen en certificaten minimaal 1 week vooraf, zodat de finale niet stilvalt door ontbrekende materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een talentenjacht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, jury en presentator; gebruik de laatste 2 weken voor programma, techniek en draaiboek.
Hoeveel tijd moet je rekenen per optreden bij een talentenjacht?: Reken gemiddeld 5 tot 8 minuten per act, inclusief applaus en een korte wissel. Tel bij 10 acts dus ongeveer 60 tot 90 minuten op, exclusief pauze en finale.
Wanneer moet je de acts en muziek voor een talentenjacht verzamelen?: Vraag de muziekbestanden en technische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf op. Bevestig de definitieve actvolgorde uiterlijk 3 dagen voor het evenement aan alle deelnemers.
Hoe lang duurt de soundcheck van een talentenjacht?: Plan minimaal 60 minuten voor een programma met maximaal 10 acts. Laat de presentator, microfoons, speakers, laptop en de belangrijkste muziekfragmenten tijdens die controle meedoen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.