Organiser un concours de talents sans perdre le fil

Un concours de talents repose sur une bonne préparation des passages, mais aussi sur une régie assez précise pour éviter les temps morts. Commencez par fixer la date et le lieu, puis ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui recueille la durée, les besoins techniques et les contraintes alimentaires. Après la sélection, verrouillez l’ordre des numéros, les critères du jury et le programme. Le jour J, prévoyez une vraie répétition du son, des fichiers musicaux sauvegardés et un déroulé imprimé pour chaque personne clé.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Créer le formulaire d'inscription pour les numéros
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Contacter les membres du jury
2 personnes
7
Réserver un animateur
8
Rassembler la musique et les spectacles
2 personnes
9
Établir le programme
2 personnes
10
Élaborer les critères du jury
2 personnes
11
Vérifier la réservation du lieu
12
Tester le son avec le présentateur
3 personnes
13
Recenser les besoins techniques des artistes
2 personnes
14
Imprimer le déroulé
15
Confirmer l’ordre des numéros
2 personnes
16
Imprimer les formulaires du jury
17
Prévoir les prix et les certificats
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Sauvegarder les fichiers musicaux
22
Préparer la liste des présences

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier la salle
2 personnes
25
Installer les éléments de scène
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Aménager le vestiaire
2 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Brancher l’éclairage et les câbles
3 personnes
30
Brancher les microphones
2 personnes
31
Tester la diffusion de musique
2 personnes
32
Vérifier la sécurité de la scène
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Installer la table du jury
2 personnes
35
Recevoir les actes
2 personnes
36
Enregistrer les actes
2 personnes
37
Effectuer de courtes vérifications sonores
3 personnes
38
Assurer l'accueil du public
3 personnes
39
Gérer l'entrée et le vestiaire
3 personnes
40
Animer la ronde d'ouverture
2 personnes
41
Annoncer les spectacles
42
Préparer les numéros
2 personnes
43
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
44
Servir les boissons de la pause
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
48
Distribuer les formulaires du jury
49
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
50
Animer le vote du public
2 personnes
51
Annonce des gagnants
2 personnes
52
Remettre les prix
3 personnes
53
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
54
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes

Suivi

55
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
56
Éteindre l’équipement
2 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Trier les déchets
2 personnes
60
Balayer et laver la salle
3 personnes
61
Nettoyer les toilettes
2 personnes
62
Démonter la scène
4 personnes
63
Remettre le mobilier en place
4 personnes
64
Remettre les clés et le lieu
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Partager les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Support pour ordinateur portable
Clé USB de secours pour la musiqueqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Ballonsqté 150
Arche de ballons
Guirlandesqté 12
Fond étoiléqté 2
Tapis rouge
Rideau de scèneqté 2
Nappesqté 10
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 2

Catering

Caisse
Caisse
Panneaux de menuqté 4
Badges nominatifsqté 30
Fiches de juryqté 30
Bulletins de voteqté 120
Prixqté 3
Certificatsqté 30
Courses

Conseils

Fermez les inscriptions assez tôt pour garder au moins 7 jours afin de traiter les candidatures, confirmer les besoins techniques et établir l’ordre des numéros. Demandez notamment la durée, le nombre de participants et le format de la musique.
Testez le son avec le présentateur avant l’arrivée du public. Vérifiez chaque microphone sans fil, la table de mixage, les retours actifs et les fichiers musicaux sur l’ordinateur, puis gardez une clé USB de secours.
Préparez les critères du jury sur une feuille simple avant le premier passage : par exemple technique, originalité, présence scénique et respect du temps. Imprimez un formulaire par membre du jury et prévoyez les certificats ou prix avant l’ouverture de la salle.
Construisez le programme avec une marge entre les numéros : comptez généralement 3 à 5 minutes pour installer un accessoire, changer un micro ou lancer une bande-son. Confirmez l’ordre final aux artistes au moins 24 heures avant le concours.
Faites l’installation dans un ordre fixe le jour J : scène et escalier, tables et chaises, éclairage, câbles protégés, puis décoration. Prévoyez des multiprises, des rallonges, des piles de rechange et du ruban adhésif ; ce sont les oublis qui retardent le plus souvent l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser un concours de talents ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Gardez les 7 derniers jours pour traiter les inscriptions, confirmer le jury, finaliser le programme et vérifier les besoins techniques.
Quand faut-il clôturer les inscriptions au concours de talents ?: Clôturez-les au moins 7 jours avant l’événement, et plutôt 10 à 14 jours si les numéros sont nombreux. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les durées, la musique et les contraintes de scène.
Combien de temps faut-il prévoir entre deux numéros ?: Comptez 3 à 5 minutes entre deux passages lorsque le matériel change. Pour un numéro avec décor, instrument ou branchement particulier, prévoyez plutôt 8 à 10 minutes dans le programme.
Que tester avant un concours de talents ?: Faites un test complet 1 à 2 heures avant l’ouverture : microphones, retours, musique, éclairage, câbles et alimentation électrique. Lancez chaque fichier au moins une fois et gardez une copie sur ordinateur et sur clé USB.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.