Cómo organizar un concurso de talentos paso a paso

Un concurso de talentos funciona cuando las actuaciones, el jurado y la técnica están cerrados antes de abrir las puertas. Empieza por confirmar la fecha y el recinto, y después organiza las inscripciones para saber cuántas actuaciones habrá y qué necesita cada participante. Con esa información puedes preparar el programa, definir los criterios de valoración y asignar responsabilidades. La última comprobación debe centrarse en el sonido, las copias de seguridad y el montaje del escenario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Crear el formulario de inscripción para los artistas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
7
Confirmar al presentador
8
Reunir música y actuaciones
2 personas
9
Elaborar el programa
2 personas
10
Elaborar los criterios del jurado
2 personas
11
Comprobar la reserva del recinto
12
Probar el sonido con el presentador
3 personas
13
Recopilar requisitos técnicos de los artistas
2 personas
14
Imprimir el plan de trabajo
15
Confirmar el orden de las actuaciones
2 personas
16
Imprimir formularios de jurado
17
Gestionar premios y certificados
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Hacer copia de seguridad de los archivos de música
22
Preparar la lista de asistencia

Evento

23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Comprobar la sala
2 personas
25
Montar las partes del escenario
4 personas
26
Colocar mesas y sillas
4 personas
27
Montar el guardarropa
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Conectar las luces y los cables
3 personas
30
Conectar los micrófonos
2 personas
31
Probar la reproducción de música
2 personas
32
Comprobar la seguridad del escenario
2 personas
33
Preparar el buffet de catering
3 personas
34
Preparar la mesa del jurado
2 personas
35
Recibir actuaciones
2 personas
36
Registro de actos
2 personas
37
Realizar pruebas de sonido breves
3 personas
38
Atender la recepción del público
3 personas
39
Atender la entrada y el guardarropa
3 personas
40
Coordinar la ronda de apertura
2 personas
41
Anunciar las actuaciones
42
Preparar las actuaciones
2 personas
43
Controlar la música y la iluminación
2 personas
44
Servir bebidas del descanso
3 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
48
Repartir formularios del jurado
49
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
50
Guiar la votación del público
2 personas
51
Anunciar a los ganadores
2 personas
52
Entregar premios
3 personas
53
Guiar al público hacia la salida
2 personas
54
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

55
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
56
Apagar el equipo
2 personas
57
Retirar la decoración
3 personas
58
Recoger la vajilla
3 personas
59
Clasificar residuos
2 personas
60
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
61
Limpiar los baños
2 personas
62
Desmontar el escenario
4 personas
63
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
64
Entregar las llaves y el local
2 personas
65
Devolver el material prestado
2 personas
66
Compartir fotos y resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Mesascant. 10
Sillascant. 120
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Postes separadorescant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Portátil
Soporte para portátil
USB de respaldo de músicacant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2

Decoración

Globoscant. 150
Arco de globos
Guirnaldascant. 12
Fondo estrelladocant. 2
Alfombra roja
Telón del escenariocant. 2
Mantelescant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 8
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzascant. 4
Jarras medidorascant. 2
Papel de aluminiocant. 3
Recipientes herméticoscant. 12
Abrebotellascant. 3
Sacacorchoscant. 2

Catering

Caja registradora
Caja registradora
Carteles del menúcant. 4
Tarjetas de nombrecant. 30
Hojas de evaluación del juradocant. 30
Boletascant. 120
Premioscant. 3
Certificadoscant. 30
Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así tendrás tiempo para recopilar las necesidades técnicas, confirmar el orden de las actuaciones y preparar un programa realista.
Pide a cada artista una descripción exacta de su actuación y sus requisitos técnicos. Anota si necesita micrófono, música, un soporte o tiempo adicional para preparar el escenario.
Entrega al jurado los criterios y los formularios antes de que empiece el concurso. Usa los mismos criterios para todas las actuaciones y deja previsto cómo se resolverá un empate.
Haz una prueba de sonido con el presentador antes de recibir al público. Comprueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables y el USB de respaldo de la música.
Reserva al menos 60 minutos antes de la apertura para revisar la sala y montar el escenario. Comprueba también la escalera, la iluminación, las sillas, la lista de asistencia y los premios o certificados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de talentos?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Deja cerradas las inscripciones al menos 7 días antes del evento para preparar el programa, contactar con el jurado y resolver las necesidades técnicas.
¿Cuánto tiempo dura un concurso de talentos?: Calcula entre 5 y 8 minutos por actuación, incluyendo la entrada y la salida del escenario. Para 12 participantes, reserva aproximadamente entre 90 y 120 minutos, más 15 minutos para la deliberación del jurado.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Hazla entre 60 y 90 minutos antes de que llegue el público. Prueba cada micrófono, la música de las actuaciones y el volumen desde la zona donde estarán sentados los asistentes.
¿Qué información pedir a los participantes al inscribirse?: Pide el nombre, el tipo y la duración de la actuación, la música necesaria y cualquier requisito técnico. Solicita también las preferencias dietéticas con al menos 7 días de antelación si vas a ofrecer comida o bebida.

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