Talentenjacht organiseren: checklist en planning

Een talentenjacht organiseren vraagt meer dan een podium en een microfoon. Je moet optredens selecteren, een jury en presentator regelen, muziekbestanden testen en deelnemers op tijd informeren. Ook backstage raken praktische zaken snel ondergesneeuwd: kledingrekken, klapstoelen, een publieksroute en reservebatterijen. Gebruik deze checklist om eerst het programma vast te leggen, daarna deelnemers en techniek te organiseren en ten slotte de uitvoering en prijzen af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programmaformat bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Juryleden benaderen
Presentator vastleggen
Fotograaf vastleggen
Reservering locatie bevestigen
Reservering materialen maken
Optredens selecteren
3 personen
Optredens inplannen
2 personen
Deelnemers informeren
Muziekbestanden verzamelen
Muziekbestanden testen
2 personen
Beoordelingsformulieren maken
Prijzen en certificaten regelen
Draaiboek afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Publieksroute bepalen
2 personen
Consumpties inkopen
2 personen
Prijzen ophalen
Locatiesleutels ophalen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Backstage inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
Techniek volledig testen
3 personen
Optredens kort doorlopen
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Optredens begeleiden
3 personen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Pauze aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Publiek begeleiden
2 personen
Finalisten aankondigen
Finale begeleiden
3 personen
Juryuitslag verwerken
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Bedankwoord verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
Podiumdelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Deelnemersfoto’s delen
Uitslag publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Jurytafel
Kledingrekkenaantal 2
Klapstoelen backstageaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Di-boxenaantal 3
Laptop
Muziekafstandsbediening
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 16
Prikbordenaantal 2
Pijlenbordenaantal 8
Clipboardsaantal 8
Pennensetsaantal 4
Rekenmachinesaantal 2
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Vlaggenlijnenaantal 6
Sterrenversieringaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Podiumbord

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 3
Waterkannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programmaformat vast voordat je aanmeldingen opent. Bepaal bijvoorbeeld hoeveel minuten een optreden krijgt, hoeveel acts je toelaat en hoeveel tijd je tussen optredens nodig hebt.
Test muziekbestanden niet pas op de dag zelf. Verzamel alle bestanden uiterlijk 1 week vooraf op één laptop en controleer ze met het mengpaneel, de luidsprekers, microfoons en muziekafstandsbediening.
Plan de jurytafel en publieksroute bij de locatiebevestiging. Houd doorgangen vrij en zorg dat podiumtrap, stoelen en backstageklapstoelen uiterlijk op de opbouwdag beschikbaar zijn.
Maak het draaiboek met optreedvolgorde, presentatieteksten en techniekcues minimaal 3 dagen vooraf. Druk meerdere exemplaren af voor de presentator, jury, techniek en coördinatie.
Regel prijzen en certificaten vóór de laatste week. Haal de prijzen op tijd op en controleer of er voor iedere categorie of deelnemer een juiste uitreiking klaarstaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een talentenjacht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, format en aanmeldformulier. Benader juryleden en presentator uiterlijk 4 weken voor de talentenjacht.
Hoeveel tijd moet ik rekenen per optreden bij een talentenjacht?: Reken niet alleen de optreedtijd, maar ook 2 tot 3 minuten voor wisselen, aankondiging en applaus. Bij 15 optredens van 5 minuten kom je daardoor al snel uit op ongeveer 2 uur.
Wanneer moet ik de muziek voor een talentenjacht testen?: Verzamel de muziekbestanden uiterlijk 1 week vooraf en test ze minstens één keer met de volledige geluidsinstallatie. Neem reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen mee naar de opbouw.
Wat heb ik nodig voor de techniek van een talentenjacht?: Plan minimaal luidsprekers, een mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven, een laptop, di-boxen en verlengkabels. Gaffer tape en reservebatterijen voorkomen problemen met losse kabels en lege apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.