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Talentshow organisieren: Die vollständige Checkliste

Eine Talentshow steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst werden Ort, Format und Anmeldung festgelegt, danach entstehen Programm, Technikplan und Einsatzplan. Besonders spät bemerkt werden fehlende Musikdateien, ungeprüfte Mikrofone und zu wenig Platz für Teilnehmende hinter der Bühne. Plane Auftritte, Jury und Moderation so, dass am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Diese Checkliste führt dich von den ersten Entscheidungen bis zum Abholen der Preise durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programmformat festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Teilnehmer bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Jurymitglieder ansprechen

  • Moderator festlegen

  • Fotograf festlegen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Materialreservierung erstellen

  • Auftritte auswählen

    3 Personen

  • Auftritte einplanen

    2 Personen

  • Teilnehmer informieren

  • Musikdateien sammeln

  • Musikdateien testen

    2 Personen

  • Bewertungsformulare erstellen

  • Preise und Zertifikate organisieren

  • Drehbuch ausdrucken

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Publikumsroute festlegen

    2 Personen

  • Getränke einkaufen

    2 Personen

  • Preise abholen

  • Standortschlüssel abholen

  • Einkäufe prüfen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Backstage einrichten

    2 Personen

  • Jurytisch einrichten

  • Technik vollständig testen

    3 Personen

  • Auftritte kurz durchgehen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Auftritte betreuen

    3 Personen

  • Jurybewertungen sammeln

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische abräumen

    2 Personen

  • Publikum begleiten

    2 Personen

  • Finalisten ankündigen

  • Finale betreuen

    3 Personen

  • Juryergebnis verarbeiten

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Dankeswort vorbereiten

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    2 Personen

  • Bühnenelemente abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Teilnehmerfotos teilen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • Bühnentreppe
  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 12
  • Jurytisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • Klappstühle im Backstage-BereichAnz. 20

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 3
  • Laptop
  • Musikfernbedienung
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 16
  • PinnwändeAnz. 2
  • PfeiltafelnAnz. 8
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StiftesetsAnz. 4
  • TaschenrechnerAnz. 2
  • USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • BallonbögenAnz. 2
  • BallonsAnz. 150
  • WimpelkettenAnz. 6
  • SternendekorationAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • Bühnenplakat

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Anmeldeschluss und Bestätigungstermin früh fest. So bleibt genug Zeit, Auftritte auszuwählen, Reihenfolge und Dauer festzulegen und die Teilnehmenden rechtzeitig zu informieren.
  • Sammle Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag. Teste jede Datei vorher auf dem Laptop und über Mischpult, Lautsprecher und Subwoofer; halte außerdem eine Musikfernbedienung und Ersatzbatterien bereit.
  • Plane den Backstage-Bereich genauso konkret wie die Bühne. Klappstühle, Kleiderständer und eine feste Publikumsroute verhindern, dass Teilnehmende im Durchgang warten oder ihre Sachen auf der Bühne ablegen.
  • Drucke Drehbuch und Bewertungsformulare vor dem Event aus. Lege für Jury und Moderation jeweils ein Exemplar bereit und bestimme Freiwillige für Einlass, Backstage, Technik und die Ausgabe der Preise.
  • Prüfe die Technik bei der Aufbauprobe vollständig: Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Verlängerungskabel, LED-Spots und Gaffer Tape gehören zusammen mit den Lautsprechern in denselben Kontrollgang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Talentshow organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort, Format und Anmeldeformular. Spätestens 3 Wochen vor der Show sollten die Auftritte ausgewählt, eingeplant und bestätigt sein.
Wann sollte der Anmeldeschluss für eine Talentshow sein?
Setze den Anmeldeschluss etwa 4 Wochen vor der Veranstaltung. Dadurch bleiben rund 2 Wochen für Rückfragen, die Auswahl der Auftritte und die Erstellung des Programms.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einer Talentshow?
Plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Test ein. Prüfe jedes Mikrofon, die Musikdateien, DI-Boxen, Lautsprecher, Licht und alle Kabel mit den tatsächlichen Auftrittsbedingungen.
Was muss man für eine Talentshow am Veranstaltungstag ausdrucken?
Drucke das Drehbuch, Bewertungsformulare, Teilnehmerliste und Programm mindestens am Vortag aus. Halte zusätzlich 2 bis 3 Ersatzexemplare für Moderation, Jury und Backstage bereit.

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