Checklist pour organiser un concours de talents

Un concours de talents demande plus qu’une scène et un micro. Il faut cadrer le format, gérer les inscriptions, confirmer les participants et préparer chaque passage avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du lieu aux tests audio. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, fichiers musicaux, évaluations du jury, prix, bénévoles et circulation du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Déterminer le format du programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Contacter les membres du jury
Réserver un animateur
Réserver le photographe
Confirmer la réservation du lieu
Créer une réservation de matériel
Sélectionner les spectacles
3 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Informer les participants
Rassembler les fichiers musicaux
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
Préparer les formulaires d’évaluation
Prévoir les prix et les certificats
Imprimer le déroulé
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir le parcours du public
2 personnes
Acheter les consommations
2 personnes
Récupérer les prix
Récupérer les clés du lieu
Vérifier les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Monter l’éclairage
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Installer la table du jury
Tester entièrement la technique
3 personnes
Répéter brièvement les performances
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Accompagner les spectacles
3 personnes
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Annoncer la pause
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Guider le public
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Traiter les résultats du jury
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Prononcer les remerciements
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
Démonter les éléments de scène
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Partager les photos des participants
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Table du jury
Portants à vêtementsqté 2
Chaises pliantes backstageqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Caissons DIqté 3
Ordinateur portable
Télécommande musicale
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Piles de rechangeqté 16
Panneaux d’affichageqté 2
Panneaux de directionqté 8
Presse-papiersqté 8
Sets de stylosqté 4
Calculatricesqté 2
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 6
Décoration étoiléeqté 12
Nappesqté 12
Pancarte de scène

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 6
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 3
Carafes d’eauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 8 semaines avant le concours. Ce délai vous laisse le temps de réserver l’animateur, le photographe, le jury et le matériel de scène.
Fermez les inscriptions 2 à 3 semaines avant l’événement. Demandez dès le formulaire la durée du numéro, les besoins techniques, les besoins alimentaires et le fichier musical éventuel.
Testez tous les fichiers audio sur l’ordinateur portable et la table de mixage au moins 3 jours avant. Prévoyez une copie de secours sur une deuxième clé USB et des piles neuves pour les équipements concernés.
Préparez le déroulé imprimé avec l’ordre des spectacles, les temps de transition et les responsables. Distribuez-le aux participants, à l’animateur, au jury et aux bénévoles avant l’ouverture des portes.
Comptez les consommations selon le nombre confirmé de participants et de spectateurs, puis récupérez les prix et certificats au moins une semaine avant. Le jour J, gardez une table dédiée au jury et des chaises pliantes en coulisses.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concours de talents ?: Commencez environ 8 semaines avant la date. Réservez d’abord le lieu, définissez le format et lancez les inscriptions, puis gardez les 2 dernières semaines pour confirmer les numéros et régler la technique.
Quand fermer les inscriptions pour un concours de talents ?: Fermez-les 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de sélectionner les spectacles, construire le programme, informer les participants et tester chaque fichier musical.
Combien de temps prévoir entre deux prestations ?: Prévoyez généralement 3 à 5 minutes entre deux numéros, davantage si un changement de décor ou de matériel est nécessaire. Ajoutez ces transitions au déroulé afin que l’animateur et les bénévoles sachent quoi faire.
Quand tester le son et les fichiers musicaux ?: Faites un premier test au moins 3 jours avant, puis un contrôle sur place le jour même, idéalement 2 heures avant l’accueil du public. Vérifiez les haut-parleurs, microphones, caissons DI, rallonges et multiprises.

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