Talentenavond organiseren: checklist en planning

Een talentenavond staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf is getest. Begin met datum, deelnemers en optredens, en werk daarna toe naar een definitief tijdschema met presentatieteksten. Vraag technische wensen en dieetwensen ruim op tijd uit; die komen vaak pas boven water als de uitnodigingen al verstuurd zijn. Op de dag zelf draait het om een vrije optreedruimte, geteste microfoons en een duidelijk draaiboek voor alle vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Optredens en deelnemers inventariseren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Optredens definitief bevestigen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Muziek en bestanden verzamelen
2 personen
Presentatieteksten schrijven
2 personen
Technische wensen uitvragen
Vrijwilligers voor taken indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Optreedruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziekbestanden testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Optredens aankondigen
Geluidsinstellingen bedienen
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
Publieksruimte netjes houden
2 personen
Afsluiting presenteren
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Achtergronddoek
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 80

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Audiomengpaneel
Laptop
USB-stick
Muziekstandaardsaantal 3
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Keuken

Koffieapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per optreden niet alleen de speeltijd, maar ook minimaal 2 minuten voor wisselen, aansluiten en aankondigen. Zo loopt een programma met 12 optredens niet direct uit.
Vraag technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf uit. Noteer per deelnemer of er een microfoon, laptop, USB-stick, muziekstandaard of extra stroompunt nodig is.
Test geluidsapparatuur en alle microfoons vóór de gasten binnenkomen. Reserveer hiervoor minstens 30 minuten en controleer ook luidsprekers, het audiomengpaneel, verlenghaspels en stekkerdozen.
Koel dranken en zet waterkannen klaar voordat de locatie opent. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd herbruikbare bekers apart van koffiekopjes.
Maak naamkaartjes en presentatieteksten op basis van de definitief bevestigde optredens. Leg het afgedrukte draaiboek bij de ontvangst en geef iedere vrijwilliger één duidelijke taak.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een talentenavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma en deelnemers. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de avond, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en technische wensen nog kunt verwerken.
Hoe maak ik een tijdschema voor een talentenavond?: Tel naast de optreedtijd 2 tot 3 minuten per optreden voor aankondiging en wisseling. Plan daarnaast minstens 15 minuten ontvangst en een korte pauze van 10 tot 15 minuten bij een programma dat langer dan 90 minuten duurt.
Wanneer moet ik de techniek voor een talentenavond testen?: Sluit geluidsapparatuur en verlichting op de dag zelf minimaal 60 minuten voor aanvang aan. Test microfoons, laptop, USB-stick en muziekbestanden vervolgens nogmaals met de eerste optredende deelnemer.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een talentenavond?: Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen. Voor hapjes en broodjes werkt een combinatie van ongeveer 3 tot 5 kleine hapjes en 1 broodje per persoon, afgestemd op de duur van het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.