Checklist para organizar una noche de talentos
Una noche de talentos necesita más coordinación que una simple reunión: hay que cerrar las actuaciones, ordenar el programa y preparar el espacio para que cada participante sepa cuándo salir. Esta checklist reúne 51 tareas y 38 elementos, desde las inscripciones y las necesidades técnicas hasta las bebidas frías, los aperitivos y la prueba de micrófonos. Úsala como guía de preparación y como control final el día del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Inventariar actuaciones y participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar definitivamente las actuaciones
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Hacer reservas de material
Recopilar música y archivos
2 personas
Escribir los textos de presentación
2 personas
Solicitar necesidades técnicas
Asignar voluntarios a las tareas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Despejar el espacio de actuación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los archivos de música
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Anunciar las actuaciones
Controlar los ajustes de sonido
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el bufé limpio y reabastecido
2 personas
Mantener ordenada la zona de público
2 personas
Presentar el cierre
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar la cocina y el bufé
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 10
- Cucharones de servircant. 8
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Lona de fondo
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Paneles informativoscant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 80
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas de audio
- Portátil
- Memoria USB
- Atrilescant. 3
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Limpieza
- Escobascant. 2
- Recogedores de polvocant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las actuaciones antes de redactar el programa: confirma quién participa, cuánto dura cada número y qué necesita para actuar. Deja unos minutos entre actuaciones para cambios de puesto, música o micrófono.
- Pide las necesidades técnicas con antelación y recopila la música y los archivos en una sola carpeta. Lleva también una memoria USB y prueba los micrófonos, los altavoces y la mesa de mezclas antes de abrir las puertas.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, como recepción, sonido, presentación y comida. Imprime el plan de trabajo y prepara las tarjetas de nombre para que cada persona pueda empezar sin buscar instrucciones.
- Haz el montaje antes de que lleguen los participantes: coloca mesas y sillas, despeja el espacio de actuación y comprueba los cables, las regletas y la iluminación. Reserva al menos 60 minutos para esta revisión si el equipo no está instalado.
- Calcula la comida y la bebida según las confirmaciones, incluidas las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas con tiempo y prepara los aperitivos y sándwiches antes del inicio, no durante el primer bloque de actuaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una noche de talentos?
- Ciérralas al menos 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar definitivamente las actuaciones, recoger las necesidades técnicas y preparar un horario realista.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido?
- Haz la prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Comprueba cada micrófono, el portátil, la música, los altavoces y el volumen desde el espacio donde estarán los asistentes.
- ¿Cuánto dura la preparación de una noche de talentos?
- Reserva entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, decoración, iluminación y sonido si todo el material ya está disponible. Añade otros 30 minutos para revisar el programa y repartir las funciones.
- ¿Qué comida preparar para una noche de talentos?
- Prepara aperitivos y sándwiches según el número de asistentes confirmados y separa las opciones para dietas especiales. Deja la comida lista entre 30 y 60 minutos antes de abrir, para no abandonar la recepción durante las actuaciones.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!