Taizéviering organiseren: checklist en planning

Een Taizéviering vraagt om een rustige opbouw, goede muziek en voldoende voorbereiding achter de schermen. Leg eerst datum, kerkruimte en programma vast; werk daarna de liturgie, liederen en gebedsmomenten uit. Regel muzikanten, voorganger, kinderopvang en vrijwilligers ruim vóór de uitnodigingen uitgaan. In de laatste weken controleer je aanmeldingen, dieetwensen, boekjes, geluidsapparatuur, kaarsen en catering. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Kerkruimte reserveren
Muzikanten en zangers uitnodigen
2 personen
Voorganger bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Taizéliederen selecteren
3 personen
Liturgie samenstellen
2 personen
Bijbelteksten kiezen
2 personen
Stilte en gebedsmomenten plannen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Kinderopvang afstemmen
2 personen
Muziekinstrumenten reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Kaarsen en verlichting inkopen
2 personen
Liturgieboekjes opmaken
2 personen
Liturgieboekjes printen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Programma online publiceren
Muziekpartijen verspreiden
2 personen
Repetitie met muziekgroep houden
6 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Vers brood en fruit ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Liturgieboekjes sorteren
2 personen

Event

Kaarsen veilig plaatsen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Gebedsruimte inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziekgroep inzingen
6 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Liturgieboekjes uitdelen
2 personen
Kaarsen uitdelen
2 personen
Taizéviering begeleiden
4 personen
Licht en kaarsen bewaken
2 personen
Stilteviering begeleiden
2 personen
Koffie en thee bereiden
3 personen
Brood en fruit klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies ophalen
3 personen
Avondgebed begeleiden
4 personen
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Kaarsen doven
3 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Gebedsruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 90
Glazenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 4

Catering

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Koffiefiltersaantal 100
Boodschappen

Apparatuur

Keyboard
Akoestische gitarenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 6
Bladmuziekmappenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Kandelaarsaantal 12
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Altaardoek
Stoffen lopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Kruis
Bijbelstandaard

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Dienbladenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6

Tips

Plan stilte en gebedsmomenten al bij het samenstellen van de liturgie. Reserveer bijvoorbeeld meerdere korte stiltes van 3 tot 5 minuten, zodat muziek, tekstlezingen en stilte elkaar duidelijk afwisselen.
Bevestig muzikanten, zangers en voorganger uiterlijk 6 weken vooraf. Plan daarna minstens één repetitie met de muziekgroep en verspreid de muziekpartijen op tijd.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen, kinderopvang en eventuele hulp bij ontvangst; verwerk en bevestig aanmeldingen uiterlijk 1 week voor de viering.
Controleer de techniek niet alleen op aanwezigheid maar ook op aantallen: microfoons, statieven, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen moeten vóór de repetitie in de kerkruimte getest worden.
Bereken koffie, thee en water op basis van het definitieve aantal deelnemers en zet servies, thermoskannen, waterkannen en serveerschalen de dag ervoor klaar. Kaarsen, kandelaars en extra verlichting worden vaak vergeten; leg ze vóór de opbouw op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Taizéviering organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, kerkruimte, voorganger en muzikanten. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, liturgieboekjes, techniek, kaarsen en catering.
Hoe lang duurt een Taizéviering?: Reken meestal op 60 tot 90 minuten voor de viering, afhankelijk van het aantal liederen, lezingen en stiltemomenten. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor opbouw en een aparte repetitie met de muziekgroep.
Wanneer moet ik de Taizéliederen en liturgie vastleggen?: Kies de liederen en Bijbelteksten uiterlijk 4 weken vooraf, zodat de liturgie kan worden opgemaakt en de muziekpartijen kunnen worden verspreid. Print de liturgieboekjes bij voorkeur 1 week voor de viering.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Taizéviering?: Voor een kleine viering is een praktische basis van 4 tot 6 vrijwilligers nodig: ontvangst, techniek, catering, kaarsen en opruimen. Bij kinderopvang of meer dan 50 deelnemers heb je meestal extra mensen nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.