Taekwondotoernooi organiseren: checklist en planning

Een taekwondotoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen een sporthal en een wedstrijdschema. Je moet deelnemers op tijd indelen, officials vastleggen, beschermingsmateriaal controleren en de wedstrijddag strak laten verlopen. Begin met datum, locatie en reglement; werk daarna via inschrijvingen naar gewichtsklassen, wedstrijdkaarten en planning. Deze checklist bevat 74 taken en 61 spullen, zodat je ook praktische zaken zoals scoreborden, verlengsnoeren, catering en parkeerinformatie niet op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
Sporthal reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Officials en scheidsrechters boeken
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestigingen versturen
Leeftijdsklassen indelen
2 personen
Gewichtsklassen indelen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Wedstrijdkaarten afdrukken
Prijzen en medailles bestellen
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Omroepteksten voorbereiden
Route- en parkeerinformatie versturen
Materiaal inventariseren
2 personen
Mats en scoreborden controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen sorteren
2 personen
Registratiepakketten samenstellen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

Sporthal openen
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Mats uitrollen
6 personen
Wedstrijdvelden markeren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Jurytafels inrichten
3 personen
Scoreborden installeren
3 personen
Geluid testen
2 personen
Weegschalen plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
3 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Deelnemers wegen
3 personen
Wedstrijdindeling bevestigen
2 personen
Officials instrueren
2 personen
Openingsceremonie voorbereiden
2 personen
Deelnemers naar velden begeleiden
4 personen
Opening aankondigen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Scores registreren
4 personen
Wedstrijdkaarten verwerken
2 personen
Deelnemers oproepen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en maaltijden serveren
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kleedkamers tussentijds controleren
2 personen
Finales voorbereiden
4 personen
Finales begeleiden
8 personen
Medailles uitreiken
3 personen
Winnaars fotograferen
Afsluiting aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal afbouwen
6 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Scoreborden uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Sporthal schoonmaken
5 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Taekwondomattenaantal 8
Wedstrijdveldmarkeringenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Handscorebordenaantal 8
Weegschalenaantal 2
Hoofdbeschermersaantal 12
Borstbeschermersaantal 12
Armbeschermersaantal 12
Scheenbeschermersaantal 12
Onderarmbeschermersaantal 12
Medaillesaantal 48
Bekersaantal 12
Wedstrijdkaartenaantal 120
Rode en blauwe bandenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 20
Nooddekensaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Microfoonaantal 2
Speakersaantal 2
Oplaadkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Kleedkamerbankenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Welkomstbord
Wedstrijdschema-bordenaantal 4
Podiumlintenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inschrijving ruim vóór het toernooi en verzamel dieetwensen meteen mee. Stuur deelnemersbevestigingen pas nadat leeftijds- en gewichtsklassen gecontroleerd zijn.
Leg officials, scheidsrechters en EHBO-bezetting vroeg vast. Zorg daarnaast voor een duidelijk aanspreekpunt per onderdeel, zodat vragen over regels, medische hulp en wedstrijdindeling niet bij één persoon blijven liggen.
Controleer mats, veldmarkeringen, scoreborden en weegschalen minimaal één week vooraf. Test ook laptop, tablets, printers, microfoon en speakers samen, inclusief verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen en gewichtsklassen zijn verwerkt. Druk deelnemerslijsten en wedstrijdkaarten daarna in reserve af; een ontbrekende of beschadigde kaart legt een hele poule stil.
Werk de bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf bij met route, parkeren, aanvangstijden en kleedkamers. Sorteer medailles, bekers en banden per onderdeel voordat de eerste deelnemers binnenkomen, zodat prijsuitreikingen niet tussen de wedstrijden door moeten worden voorbereid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een taekwondotoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, sporthal, reglement en officials. Open de inschrijving daarna ruim vóór de wedstrijddatum, zodat je tijd houdt voor indeling, wedstrijdschema en bevestigingen.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een taekwondotoernooi?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit en de leeftijds- en gewichtsklassen zijn gecontroleerd. Plan de definitieve versie ongeveer 1 week vooraf, nadat je deelnemerslijsten en wedstrijdkaarten hebt nagekeken.
Hoeveel officials en scheidsrechters heb ik nodig voor een taekwondotoernooi?: Dat hangt af van het aantal wedstrijdvelden en de planning. Reken per actief veld op een vaste scheidsrechter en aanvullende officials voor scoreverwerking en tafelbezetting; leg daarnaast reservebezetting vast voor pauzes en uitval.
Wanneer moet ik sportmateriaal en elektronica controleren?: Controleer alle matten, beschermers, scoreborden en weegschalen minimaal 7 dagen vooraf. Test laptop, tablets, printers, microfoon en speakers nogmaals op de avond vóór het toernooi en laad powerbanks en apparatuur volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.