Checklist pour organiser un tournoi de taekwondo

Un tournoi de taekwondo demande de coordonner les inscriptions, les catégories, les arbitres et le matériel bien avant l’ouverture du gymnase. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’au tri des médailles. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : assurance, besoins alimentaires, itinéraire, secours et alimentation électrique pour les tableaux de score. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et éviter les décisions de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
Réserver le gymnase
Définir le règlement du concours
2 personnes
Réserver les officiels et les arbitres
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations des participants
Répartir les classes d’âge
2 personnes
Répartir les catégories de poids
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Imprimer les cartes du concours
Commander les prix et médailles
Commander le catering
Répartir les bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
Préparer les annonces
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier les tapis et les tableaux de score
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les prix
2 personnes
Composer les kits d’inscription
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le gymnase
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Dérouler les tapis
6 personnes
Marquer les terrains de compétition
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Installer les tableaux de score
3 personnes
Tester le son
2 personnes
Installer les balances
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Pesée des participants
3 personnes
Confirmer l’organisation du tournoi
2 personnes
Instruire les officiels
2 personnes
Préparer la cérémonie d’ouverture
2 personnes
Accompagner les participants vers les terrains
4 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les scores
4 personnes
Traiter les cartons de match
2 personnes
Appeler les participants
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les collations et les repas
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les vestiaires entre-temps
2 personnes
Préparer les finales
4 personnes
Encadrer les finales
8 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Photographier les gagnants
Annoncer la clôture
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel sportif
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Désactiver les tableaux d’affichage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer le gymnase
5 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de taekwondoqté 8
Marquages du terrain de compétitionqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Tableaux de score manuelsqté 8
Balancesqté 2
Protège-têtesqté 12
Protège-poitrineqté 12
Protège-brasqté 12
Protège-tibiasqté 12
Protège-avant-brasqté 12
Médaillesqté 48
Gobeletsqté 12
Cartes de matchqté 120
Rubans rouges et bleusqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 20
Couvertures de survieqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles de rechargeqté 8
Batteries externesqté 4

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Bancs de vestiaireqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux du programme de compétitionqté 4
Rubans de podiumqté 4
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 80

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les catégories d’âge et de poids avant de publier les inscriptions. Vous pourrez ainsi traiter les dossiers sans devoir modifier le programme après la clôture.
Réservez les arbitres, les officiels et les secours plusieurs semaines à l’avance. Sans ces personnes, le tournoi ne peut pas commencer dans de bonnes conditions, même si la salle est prête.
Prévoyez un contrôle du matériel avant l’arrivée des participants : tapis, balances, protections, tableaux de score, câbles et rallonges. Testez aussi les imprimantes et les tablettes avant le jour J.
Envoyez les confirmations avec l’horaire, le plan d’accès et les informations de stationnement au moins 7 jours avant la compétition. Indiquez également quand les participants doivent se présenter pour la pesée ou l’accueil.
Attribuez les bénévoles par créneau et par zone, plutôt que de demander de l’aide le matin même. Prévoyez notamment des personnes pour l’accueil, les scores, les annonces, le catering et le rangement des médailles.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de taekwondo ?: Ouvrez le formulaire au moins 6 à 8 semaines avant le tournoi. Fixez une date limite environ 10 à 14 jours avant la compétition afin de répartir les catégories et préparer les listes.
Combien d’arbitres faut-il pour un tournoi de taekwondo ?: Prévoyez au minimum une équipe complète par aire de combat, avec les officiels nécessaires au règlement choisi. Pour plusieurs aires, confirmez les effectifs avec le responsable sportif au moins 4 semaines à l’avance.
Quand préparer le programme de la compétition ?: Établissez une première version dès que les inscriptions sont traitées, puis finalisez-la 5 à 7 jours avant le tournoi. Imprimez les listes de participants et les cartes de match après cette validation.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de taekwondo ?: Contrôlez les tapis, les marquages, les balances, les protections et les tableaux de score. Testez aussi le microphone, les haut-parleurs, les imprimantes, les rallonges et les batteries, puis préparez les médailles et les documents dans des zones clairement identifiées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.