Checklist para organizar un torneo de taekwondo

Un torneo de taekwondo necesita más que un pabellón y varias áreas de combate. Antes de abrir las inscripciones hay que cerrar el reglamento, el seguro, los árbitros y el sistema de categorías. Después vienen el calendario, las tarjetas de competición, el material y la coordinación de voluntarios. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, incluidos detalles que suelen dejarse para el último día, como las básculas, los cables, los anuncios por altavoz y la información de aparcamiento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha del torneo
Reservar el pabellón deportivo
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Reservar oficiales y árbitros
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones a los participantes
Dividir por categorías de edad
2 personas
Asignar categorías de peso
2 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Imprimir listas de participantes
Imprimir tarjetas de competición
Encargar premios y medallas
Pedir el catering
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Preparar los anuncios por altavoz
Enviar información de ruta y aparcamiento
Inventariar el material
2 personas
Comprobar las colchonetas y los marcadores
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Ordenar los premios
2 personas
Preparar los paquetes de registro
2 personas
Guardar el catering en frío
2 personas

Evento

Abrir el polideportivo
2 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Desenrollar las esterillas
6 personas
Marcar los campos de juego
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las mesas del jurado
3 personas
Instalar las pizarras de puntuación
3 personas
Probar el sonido
2 personas
Colocar básculas
2 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los vestuarios
2 personas
Preparar el material de la competición
3 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Pesar a los participantes
3 personas
Confirmar la distribución de la competición
2 personas
Instruir a los oficiales
2 personas
Preparar la ceremonia de apertura
2 personas
Guiar a los participantes hasta los campos
4 personas
Anunciar la apertura
Supervisar las competiciones
8 personas
Registrar las puntuaciones
4 personas
Procesar las tarjetas del concurso
2 personas
Convocar a los participantes
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y comidas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los vestuarios durante el evento
2 personas
Preparar las finales
4 personas
Acompañar las finales
8 personas
Entregar las medallas
3 personas
Fotografiar a los ganadores
Anunciar el cierre
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Desmontar el material deportivo
6 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Apagar los marcadores
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar el pabellón deportivo
5 personas
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Colchonetas de taekwondocant. 8
Marcadores de campocant. 4
Marcadorescant. 4
Marcadores de puntuación manualescant. 8
Básculascant. 2
Protecciones para la cabezacant. 12
Protectores de pechocant. 12
Coderascant. 12
Espinillerascant. 12
Protectores de antebrazocant. 12
Medallascant. 48
Vasoscant. 12
Tarjetas de competicióncant. 120
Cintas rojas y azulescant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 20
Mantas de emergenciacant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Impresorascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables de cargacant. 8
Baterías externascant. 4

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 80
Bancos del vestuariocant. 8
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Cartel de bienvenida
Paneles del calendario de competicióncant. 4
Cintas del podiocant. 4
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 80

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Papeleracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento y las categorías antes de publicar el formulario de inscripción. Si cambias después las edades o los pesos, tendrás que rehacer listas, emparejamientos y tarjetas de competición.
Comprueba el material al menos 7 días antes: colchonetas, marcadores, básculas, protecciones y cintas rojas y azules. El día del torneo, una pieza que falte puede retrasar todas las áreas de combate.
Prepara el calendario cuando las inscripciones estén cerradas y deja una copia impresa para cada mesa. Guarda también el archivo en el portátil y en una tablet por si falla la impresora.
Asigna por escrito a los voluntarios, al personal de primeros auxilios y a los responsables de cada área antes de la apertura. Incluye quién atiende las básculas, quién anuncia los combates y quién repone el material.
Prueba el micrófono, los altavoces, los cables de carga, las regletas y los alargadores el día anterior. Lleva baterías externas y una alternativa para hacer los anuncios si el equipo falla.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de taekwondo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el pabellón, los árbitros y el personal de primeros auxilios; después publica las inscripciones y encarga las medallas cuando conozcas el número previsto de participantes.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un torneo de taekwondo?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del torneo. Así tendrás tiempo para dividir por edad y peso, preparar el calendario, imprimir las listas y comprobar si hacen falta más básculas, mesas o sillas.
¿Cuándo se pesan los participantes?: Define el horario de pesaje en la información enviada a los participantes y deja al menos 60 minutos antes del primer combate de cada bloque. Ten preparadas las básculas, las listas y una persona responsable de registrar cualquier cambio.
¿Qué material hace falta para un torneo de taekwondo?: Como mínimo necesitas colchonetas, marcadores, básculas, protecciones, tarjetas de competición, cintas rojas y azules, medallas y equipo de megafonía. También debes prever portátil o tablets, impresora, cables, regletas, mesas, sillas y material de señalización.

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