Checklist synchroonzwemwedstrijd organiseren

Een synchroonzwemwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een zwembad en deelnemers. Je legt eerst het format, reglement, jury en technische officials vast en werkt daarna toe naar aanmeldingen, muziek, startlijsten en een gepubliceerd schema. Controleer ruim voor de wedstrijddag wie de EHBO, registratie en techniek bemant. Deze checklist helpt je bovendien om materialen zoals startnummers, scoreformulieren, speakers en afzetting op tijd bij elkaar te hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Zwembad reserveren
Wedstrijdreglement controleren
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
Technische officials vastleggen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Dieetwensen uitvragen
EHBO-bezetting bevestigen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Startlijsten samenstellen
2 personen
Muziekvolgorde vastleggen
2 personen
Wedstrijdschema publiceren
Reserveringen controleren
Medewerkers indelen
2 personen
Kaartverkoop openen
Scoreformulieren afdrukken
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Muziek op afspeellijst zetten
Materialen verzamelen
3 personen
Startpakketten klaarleggen
2 personen
Wedstrijdstukken sorteren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Badwater en kleedkamers controleren
2 personen
Jurytafel opstellen
3 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Afzettingen plaatsen
2 personen
Geluid en muziek testen
2 personen
Jurybenodigdheden klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Inzwemmen begeleiden
3 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Technische briefing geven
2 personen
Publieksdeuren openen
3 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Startvolgorde omroepen
Muziek per routine afspelen
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
Scores verzamelen
2 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Tussenstanden publiceren
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Winnaars omroepen
Medailles uitreiken
3 personen
Afsluitwoord verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
Juryformulieren archiveren
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afzettingen verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen versturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 180
Jurytafelaantal 2
Registratietafel
Kleedkamerbankenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 3
Muzieklaptop
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
USB-sticksaantal 3

Sportmateriaal

Startnummersaantal 100
Badmutsenaantal 100
Waterdichte muziekspeakersaantal 2
Wedstrijdklokkenaantal 2
Stopwatchaantal 3
Fluitjesaantal 4
Zwembadafzetting
Pionnenaantal 12
Antislipmattenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Jury

Scoreformulierenaantal 400
Juryonderleggersaantal 12
Klembordenaantal 15
Rekenmachinesaantal 4
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Startlijstenaantal 20
Programmaboekjesaantal 200

Decoratie

Podiumlint
Vlaggenaantal 8
Wedstrijdspandoekenaantal 3
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en reglement minimaal 8 weken vooraf vast. Daarmee weten deelnemers en jury hoeveel onderdelen, rondes en beoordelingen je organiseert.
Reserveer het zwembad zodra de datum bekend is en plan extra tijd voor opbouw, registratie en opruimen. Een wedstrijd met muziek heeft daarnaast een aparte muzieklaptop, speakers, mengpaneel en voldoende verlengkabels nodig.
Sluit de inschrijving uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd en controleer daarna alle deelnemersgegevens, dieetwensen en muziekbestanden. Gebruik de definitieve gegevens voor startlijsten, wedstrijdstukken en startpakketten.
Publiceer het wedstrijdschema zodra de startlijsten en muziekvolgorde zijn gecontroleerd, bij voorkeur minimaal 7 dagen vooraf. Zo kunnen deelnemers hun aankomst, warming-up en kleedkamertijd plannen.
Test de muziek en microfoon vóór de eerste ploeg het bad in gaat. Leg scoreformulieren, wedstrijdklokken, stopwatch, fluitjes, startnummers en antislipmatten op vaste plekken klaar; juist kleine materialen worden op de wedstrijddag vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een synchroonzwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het format, zwembad, reglement en officials. Reserveer de laatste 2 weken voor inschrijvingen verwerken, muziek controleren, startlijsten maken en het schema publiceren.
Wanneer moet de inschrijving voor een synchroonzwemwedstrijd sluiten?: Sluit de aanmelding ongeveer 2 weken voor de wedstrijd. Je hebt daarna tijd nodig om deelnemersgegevens te controleren, startlijsten samen te stellen en wedstrijdstukken te sorteren.
Hoeveel juryleden en officials heb ik nodig bij synchroonzwemmen?: Dat hangt af van het wedstrijdreglement en het aantal onderdelen; leg de vereiste bezetting minimaal 6 weken vooraf vast. Controleer apart of je naast juryleden ook technische officials en een wedstrijdleiding nodig hebt.
Wanneer moet ik de muziek voor een synchroonzwemwedstrijd aanleveren?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd op en controleer elk bestand daarna op afspeelbaarheid en volgorde. Zet de definitieve selectie ook op een back-up-USB-stick en test alle apparatuur op de wedstrijddag vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.