Een synchroonzwemwedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin met het wedstrijdformat en leg daarna direct het zwembad, reglement, jury en technische officials vast. Pas wanneer die basis staat, open je de inschrijving en verzamel je muziekbestanden en deelnemersgegevens. Werk toe naar één gecontroleerd wedstrijdschema met startlijsten, muziekvolgorde en duidelijke medewerkerstaken. Reserveer op de wedstrijddag tijd voor techniek, registratie, veiligheid en een laatste controle van alle wedstrijdstukken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Zwembad reserveren
3
Wedstrijdreglement controleren
2 personen
4
Juryleden vastleggen
2 personen
5
Technische officials vastleggen
2 personen
6
Deelnemers uitnodigen
2 personen
7
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Dieetwensen uitvragen
10
EHBO-bezetting bevestigen
11
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Startlijsten samenstellen
2 personen
14
Muziekvolgorde vastleggen
2 personen
15
Wedstrijdschema publiceren
16
Reserveringen controleren
17
Medewerkers indelen
2 personen
18
Kaartverkoop openen
19
Scoreformulieren afdrukken
20
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Muziek op afspeellijst zetten
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Startpakketten klaarleggen
2 personen
25
Wedstrijdstukken sorteren
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Badwater en kleedkamers controleren
2 personen
29
Jurytafel opstellen
3 personen
30
Registratietafel opstellen
2 personen
31
Publieksstoelen opstellen
4 personen
32
Afzettingen plaatsen
2 personen
33
Geluid en muziek testen
2 personen
34
Jurybenodigdheden klaarleggen
2 personen

Event

35
Deelnemers ontvangen
3 personen
36
Startnummers uitdelen
2 personen
37
Aanwezigheid registreren
2 personen
38
Inzwemmen begeleiden
3 personen
39
Jurybriefing geven
2 personen
40
Technische briefing geven
2 personen
41
Publieksdeuren openen
3 personen
42
Publiek verwelkomen
3 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Startvolgorde omroepen
45
Muziek per routine afspelen
46
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
47
Scores verzamelen
2 personen
48
Scores verwerken
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
53
Tussenstanden publiceren
54
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
55
Winnaars omroepen
56
Medailles uitreiken
3 personen
57
Afsluitwoord verzorgen
58
Publiek uitgeleiden
3 personen
59
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

60
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Juryformulieren archiveren
2 personen
62
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
63
Afzettingen verwijderen
2 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Kleedkamers controleren
2 personen
67
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
68
Materialen inpakken
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Uitslagen versturen
71
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 180
Jurytafelaantal 2
Registratietafel
Kleedkamerbankenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 3
Muzieklaptop
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
USB-sticksaantal 3

Sportmateriaal

Startnummersaantal 100
Badmutsenaantal 100
Waterdichte muziekspeakersaantal 2
Wedstrijdklokkenaantal 2
Stopwatchaantal 3
Fluitjesaantal 4
Zwembadafzetting
Pionnenaantal 12
Antislipmattenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Jury

Scoreformulierenaantal 400
Juryonderleggersaantal 12
Klembordenaantal 15
Rekenmachinesaantal 4
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Startlijstenaantal 20
Programmaboekjesaantal 200

Decoratie

Podiumlint
Vlaggenaantal 8
Wedstrijdspandoekenaantal 3
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vroeg vast: bepaal onderdelen, leeftijds- of niveaugroepen, tijdsduur en volgorde voordat je deelnemers uitnodigt. Zo kun je het aanmeldformulier en de startlijsten zonder grote wijzigingen opbouwen.
Test de muziek niet pas op de wedstrijddag. Verzamel bestanden uiterlijk één week vooraf, zet een reservekopie op een USB-stick en controleer laptop, mengpaneel, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen samen.
Plan de inschrijving met een sluitingsdatum van minimaal 10 dagen voor de wedstrijd. Controleer daarna namen, deelnemersgegevens, dieetwensen en wedstrijdstukken voordat je startnummers en startpakketten klaarlegt.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en de muziekvolgorde vaststaat. Publiceer het schema uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat deelnemers en medewerkers hun aankomst en taken kunnen plannen.
Reserveer op de wedstrijddag minstens 90 minuten voor opbouw en techniek. Richt registratie- en jurytafel in, plaats de zwembadafzetting en antislipmatten, controleer de EHBO-bezetting en loop de volledige volgorde één keer door.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een synchroonzwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het format en de zwembadreservering. Leg jury, officials en EHBO uiterlijk 4 weken vooraf vast en sluit de inschrijving ongeveer 10 dagen voor de wedstrijd.
Wanneer moet ik de muziek voor een synchroonzwemwedstrijd aanleveren?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 2 weken vooraf op en controleer alle bestanden 7 dagen voor de wedstrijd. Zet de definitieve muziekvolgorde daarna op de muzieklaptop en bewaar een reservekopie op minimaal één USB-stick.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een synchroonzwemwedstrijd?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, jury, afzetting, antislipmatten en geluidsapparatuur. Voeg 30 minuten toe voor een volledige techniek- en muziekcontrole als de locatie of apparatuur niet eerder is getest.
Wanneer publiceer je het wedstrijdschema?: Publiceer het schema uiterlijk 5 dagen voor de wedstrijd, nadat deelnemersgegevens, startlijsten en muziekvolgorde zijn gecontroleerd. Vermeld ook registratie- en aanvangstijden, zodat deelnemers niet alleen de volgorde maar ook hun aankomst kunnen plannen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.