Checklist voor een goed georganiseerd symfonieconcert

Een symfonieconcert vraagt afstemming tussen orkest, dirigent, locatie, techniek en publiek. Begin met de locatie en contracten, leg daarna programma, vergunningen en verzekering vast. Open de kaartverkoop pas wanneer zaalindeling, capaciteit en praktische bezoekersinformatie kloppen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar muziekpartijen, technische plattegrond, catering, zitplaatsen en ontvangst. Deze checklist helpt je de 85 taken en 50 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Orkest contracteren
Dirigent vastleggen
Concertprogramma kiezen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering regelen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Fotograaf boeken
Kaartverkoop openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Publiciteit verspreiden
2 personen
Programmafolders bestellen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Orkestbezetting controleren
Muziekpartijen printen
2 personen
Technische plattegrond maken
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Licht en verwarming controleren
2 personen
Podium opbouwen
6 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Orkeststoelen klaarzetten
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Instrumentenruimte inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Podiumverlichting aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Programmafolders neerleggen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Orkest ontvangen
2 personen
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
Orkest inspelen
Klankbalans controleren
3 personen
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
Deuren openen
3 personen
Tickets controleren
3 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bedienen
2 personen
Concert presenteren
Pauzedrankjes serveren
5 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Zaal opnieuw controleren
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Publiek uitgeleiden
4 personen
Orkest bedanken en uitchecken
2 personen
Avondontvangst voorbereiden
4 personen
Avondbuffet aanvullen
3 personen
Avondinloop begeleiden
4 personen
Avondtickets controleren
3 personen
Avondprogramma presenteren
Avondpauze serveren
5 personen
Avondpauze opruimen
3 personen
Slotapplaus begeleiden
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Podium afbreken
6 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Muzieklessenaars opruimen
3 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
Verlichting afkoppelen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's archiveren
Bedankberichten versturen
2 personen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Publieksstoelenaantal 180
Orkeststoelenaantal 75
Klaptafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 75
Dirigentenlessenaar
Dirigentenpodium
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
LED-lichtslingersaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Menukaarthoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbordenaantal 4
Routebordenaantal 12
Pijltapeaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en contracteer orkest en dirigent zo vroeg mogelijk. Plan uiterlijk 6 weken voor het concert een moment om programma, bezetting, speelduur en technische eisen gezamenlijk te controleren.
Maak minimaal 4 weken vooraf een technische plattegrond. Zet daarop podiumdelen, orkeststoelen, muzieklessenaars, dirigentenpodium, microfoonstatieven, luidsprekers, kabelroutes en kabelmatten; zo ontdek je stroom- en ruimteproblemen vóór de opbouw.
Open de kaartverkoop pas nadat de publieksstoelen, entreecapaciteit en zitplaatsenindeling zijn vastgesteld. Houd de bezoekerslijst dagelijks bij in de laatste 7 dagen en sorteer polsbandjes en tickets uiterlijk de dag ervoor.
Bestel programmafolders en regel muziekpartijen niet op het laatste moment. Print en controleer alle partijen minimaal 3 dagen vooraf, met een extra exemplaar per instrumentgroep, en leg ze vóór de repetitie op de lessenaars.
Tel catering en servies per gast plus een kleine reserve. Koel dranken op tijd, verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en controleer vóór opening of wijnglazen, waterglazen, koffiekopjes, borden en bestek klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een symfonieconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met locatie, orkest en dirigent. Regel vergunningen, verzekering, techniek en catering uiterlijk 8 weken voor het concert.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een symfonieconcert starten?: Start de kaartverkoop zodra locatiecapaciteit, zitplaatsen en programma definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Zo houd je minstens 2 weken over om bezoekersvragen en aanmeldingen te verwerken.
Hoeveel stoelen en lessenaars heb ik nodig voor een symfonieconcert?: Het aantal orkeststoelen en muzieklessenaars volgt uit de definitieve orkestbezetting; controleer die minimaal 4 weken vooraf. Tel publieksstoelen op basis van de toegestane zaalcapaciteit en houd rekening met looppaden en garderobe.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen regelen?: Leg de catering uiterlijk 4 weken vooraf vast en verzamel dieetwensen tot 1 week voor het concert. Bepaal daarna de hoeveelheden en controleer de levering, koeling en het servies uiterlijk op de dag vóór de uitvoering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.