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Symphoniekonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Symphoniekonzert braucht früh klare Zuständigkeiten: zuerst Ort, Orchester, Programm und Genehmigungen, danach Technik, Tickets und Gästekommunikation. Plane außerdem die Details, die am Konzerttag schnell fehlen – gedruckte Noten, Sitzplätze, gekühlte Getränke und sortierte Tickets. Diese Checkliste bündelt 85 Aufgaben und 50 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge. So siehst du rechtzeitig, was gebucht, bestellt, gedruckt oder vor Ort bereitgelegt werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Orchester engagieren

  • Dirigenten festlegen

  • Konzertprogramm auswählen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung organisieren

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Fotograf buchen

  • Ticketverkauf eröffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung verbreiten

    2 Personen

  • Programmhefte bestellen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sitzplätze einteilen

    2 Personen

  • Orchesterbesetzung prüfen

  • Notenblätter drucken

    2 Personen

  • Technischen Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Cateringmengen festlegen

  • Besucherliste prüfen

    2 Personen

  • Armbänder und Tickets sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Notenblätter bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Licht und Heizung kontrollieren

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    6 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Orchesterstühle bereitstellen

    3 Personen

  • Notenständer aufstellen

    3 Personen

  • Instrumentenraum einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Bühnenbeleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    3 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Orchester empfangen

    2 Personen

  • Instrumente sicher platzieren

    3 Personen

  • Orchester einspielen

  • Klangbalance prüfen

    3 Personen

  • Publikumsbetreuer instruieren

    2 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Besucher zu den Plätzen begleiten

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Garderobe betreuen

    2 Personen

  • Konzert präsentieren

  • Pausengetränke servieren

    5 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Saal erneut überprüfen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    4 Personen

  • Orchester bedanken und auschecken

    2 Personen

  • Abendempfang vorbereiten

    4 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Den Abendempfang begleiten

    4 Personen

  • Abendtickets kontrollieren

    3 Personen

  • Abendprogramm moderieren

  • Abendpause servieren

    5 Personen

  • Abendpause aufräumen

    3 Personen

  • Schlussapplaus begleiten

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    4 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    6 Personen

  • Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Musikpulte wegräumen

    3 Personen

  • Audioausrüstung abkoppeln

    3 Personen

  • Beleuchtung abkoppeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Reste aufräumen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Fotos archivieren

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

  • Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 12
  • PublikumssitzeAnz. 180
  • OrchesterstühleAnz. 75
  • KlappischeAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 4
  • HockerAnz. 8

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 75
  • Dirigentenpult
  • Dirigentenpodium
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 4
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Geschirr

  • WeingläserAnz. 180
  • WassergläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • MenükartenhalterAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • WillkommensschilderAnz. 4
  • WegweiserAnz. 12
  • MarkierungsklebebandAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • WischsetsAnz. 3
  • StaubsaugerAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort möglichst 6 bis 9 Monate vorher und kläre dabei Bühne, Publikumssitze, Garderobe, Ladewege sowie den Zugang für Orchester und Technik.
  • Beantrage Genehmigungen und organisiere die Versicherung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Prüfe außerdem, ob die geplante Technik und die Besucherzahl zum Ort passen.
  • Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Programm, Sitzplatzaufteilung und Einlassregeln feststehen. Verschicke Einladungen und Werbung anschließend mit einem klaren Anmeldeschluss, etwa 14 Tage vor dem Konzert.
  • Erstelle den technischen Lageplan mindestens 2 Wochen vorher: Dirigentenpodium, Notenpulte, Mikrofone, Lautsprecher, Monitore, Kabelwege und Licht müssen darin eindeutig eingezeichnet sein.
  • Lege am Konzerttag die Notenblätter, Tickets und Armbänder mindestens 2 Stunden vor Einlass bereit. Kühle die Getränke rechtzeitig und gleiche Besucherliste, Ernährungswünsche und Cateringmengen vor dem Empfang ab.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Symphoniekonzert organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Ort, Orchester, Dirigent und Programm. Genehmigungen, Versicherung und Technik sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Symphoniekonzert starten?
Starte den Verkauf, sobald Programm, Sitzplätze und Einlassablauf feststehen – meist 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Setze einen Anmeldeschluss etwa 14 Tage vor dem Termin, damit Catering und Besucherliste planbar bleiben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Symphoniekonzerts?
Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Bühne, Orchesterstühle, Notenpulte, Licht, Lautsprecher und Kabel ein. Für Soundcheck, Orchesterprobe und letzte Korrekturen sollten zusätzlich 2 bis 3 Stunden eingeplant werden.
Was wird bei einem Symphoniekonzert oft zu spät vorbereitet?
Häufig fehlen am Konzerttag gedruckte Noten, sortierte Tickets, gekühlte Getränke und ein fertiger technischer Lageplan. Bereite diese Punkte spätestens 2 Stunden vor dem Einlass vor und prüfe die Besucherliste noch einmal.

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