Organiser un concert symphonique sans rien oublier

Un concert symphonique demande une coordination précise entre l’orchestre, la salle, la technique et l’accueil du public. Commence par réserver le lieu et l’orchestre, puis avance vers les autorisations, l’assurance et le programme. À l’approche du concert, vérifie l’effectif, les partitions, le plan technique et les besoins alimentaires. Cette checklist rassemble les 85 tâches et les 50 fournitures nécessaires, dans l’ordre où elles doivent être préparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Engager l’orchestre
Définir le chef d’orchestre
Choisir le programme du concert
2 personnes
Demander les autorisations
Gérer l’assurance
Réserver le catering
Réserver la technique
Réserver le photographe
Ouvrir la billetterie
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser la publicité
2 personnes
Commander les brochures du programme
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les places assises
2 personnes
Vérifier l’effectif de l’orchestre
Imprimer les partitions
2 personnes
Créer le plan technique
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les partitions musicales
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les chaises d’orchestre
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Aménager la salle des instruments
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Brancher l’éclairage de la scène
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Déposer les brochures du programme
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir l’orchestre
2 personnes
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
Faire répéter l’orchestre
Vérifier l’équilibre sonore
3 personnes
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Assurer le vestiaire
2 personnes
Présenter le concert
Servir les boissons de la pause
5 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Revérifier la salle
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
Remercier l’orchestre et procéder au départ
2 personnes
Préparer l’accueil du soir
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du soir
3 personnes
Animer l'accueil du soir
4 personnes
Vérifier les billets du soir
3 personnes
Présenter le programme de la soirée
Servir la pause du soir
5 personnes
Ranger la pause du soir
3 personnes
Coordonner les applaudissements finaux
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Ranger les pupitres à musique
3 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
Débrancher l’éclairage
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les photos
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Chaises pour le publicqté 180
Chaises d’orchestreqté 75
Tables pliantesqté 12
Portantsqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 75
Pupitre de chef d’orchestre
Podium de chef d’orchestre
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Porte-menusqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de bienvenueqté 4
Panneaux de directionqté 12
Ruban de marquageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Aspirateursqté 2
Seaux de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et l’orchestre avant d’ouvrir la billetterie : le programme, l’effectif et les besoins techniques dépendent de ces confirmations. Demande aussi rapidement les autorisations et l’assurance.
Prévois une validation technique distincte pour les microphones, les retours de scène, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles et les passe-câbles. Un plan technique finalisé quelques semaines avant le concert évite les changements le jour J.
Compte les chaises d’orchestre, les pupitres et les partitions à partir de l’effectif confirmé, puis garde quelques exemplaires supplémentaires. Le pupitre et le podium du chef doivent être inclus dans le plan de scène, pas ajoutés au dernier moment.
Ferme les inscriptions suffisamment tôt pour répartir les places et recueillir les besoins alimentaires. Trie ensuite les bracelets et les billets par catégorie afin d’accélérer l’accueil du public.
Organise le catering selon le nombre définitif de participants et prévois le refroidissement des boissons avant l’arrivée des invités. Vérifie aussi la vaisselle nécessaire : verres à eau, verres à vin, tasses, assiettes et couverts.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un concert symphonique ?: Réserve la salle dès que la date et la durée du concert sont connues, idéalement plusieurs mois à l’avance. Il faut ensuite confirmer la capacité, les horaires d’accès, les chaises, la scène et les contraintes techniques.
Combien de temps avant un concert faut-il ouvrir la billetterie ?: Ouvre la billetterie dès que le lieu, le programme et l’orchestre sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Fixe une date de clôture quelques jours avant l’événement pour finaliser les places et le catering.
Quand préparer les partitions et le plan technique ?: Prépare les partitions après avoir vérifié l’effectif définitif de l’orchestre, puis contrôle-les au moins 1 semaine avant le concert. Le plan technique doit être validé plusieurs semaines à l’avance avec la personne ou l’équipe responsable de la sonorisation et de l’éclairage.
Combien de boissons prévoir pour un concert symphonique ?: Pour un accueil ou une réception d’environ 1 heure, compte 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et le type de public. Ajoute de l’eau en quantité suffisante et refroidis les boissons avant l’ouverture des portes.

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