Survivalweekend organiseren: checklist en planning

Een survivalweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en opdrachten regelen. Leg eerst datum, terrein, reservering en deelnemers vast; verzamel daarna dieetwensen, noodcontacten en vervoer. In de laatste week controleer je weer, voorraad en materiaal, zodat eten, slaapplaatsen en veiligheidsmiddelen klaarstaan. Op locatie draait de eerste ochtend om registratie, een duidelijke veiligheidsinstructie en een vaste indeling van groepen, routes en verzamelpunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reservering terrein maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Vervoer en carpool indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve informatie versturen
Voorraad en materiaal controleren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materiaal inpakken
4 personen
Route en kaart printen
EHBO en noodplan klaarleggen
2 personen

Event

Terrein en verzamelpunt markeren
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Kook- en eetplaats inrichten
4 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groepen en routes indelen
3 personen
Survivalmaterialen uitdelen
3 personen
Oriëntatietocht begeleiden
6 personen
Vuurplaats veilig inrichten
3 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Nachtwacht indelen
2 personen
Vuur en terrein controleren
2 personen
Ontbijt bereiden
4 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Tenten en slaapplaatsen afbreken
6 personen
Expeditietocht begeleiden
6 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Lunchplek opruimen
3 personen
Slotopdracht begeleiden
4 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Vuurplaats doven
2 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materiaal sorteren
4 personen
Servies en kookgerei afwassen
3 personen
Materiaal schoon en droog opbergen
3 personen
Beschadigd materiaal noteren
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Restanten controleren en bewaren
2 personen
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Picknickbankenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Tenten voor 3 personenaantal 10
Slaapzakkenaantal 30
Slaapmattenaantal 30
Dekzeilenaantal 8
Zaklampenaantal 30
Hoofdlampenaantal 30
Reservebatterijenaantal 60
Powerbanksaantal 6
Kompassenaantal 10
Walkietalkiesaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 6

Sportmateriaal

Touwrollenaantal 8
Karabijnhakenaantal 30
Oriëntatiekaartenaantal 12
Opdrachtkaartenaantal 30
Pionnenaantal 20
Pettenaantal 30
Waterdichte notitieboekjesaantal 12
Potlodenaantal 30
Plastic fluitjesaantal 12

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 8
Kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Waterjerrycansaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Aanstekersaantal 8
Luciferdoosjesaantal 6

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 30
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handwasstationsaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de definitieve informatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Vermeld daarin het verzamelpunt, de vertrektijd, carpoolindeling, paklijst, route en wat deelnemers bij slecht weer moeten weten.
Controleer tenten, slaapzakken, slaapmatten, zaklampen, hoofdlampen en reservebatterijen minimaal 7 dagen vooraf. Test walkietalkies, powerbanks en mobiele telefoonladers voordat je alles inpakt.
Maak per groep een route- en veiligheidsset met een oriëntatiekaart, kompas, fluitje, waterdicht notitieboekje en potlood. Leg daarnaast één EHBO-set en het noodplan op een vaste plek bij het verzamelpunt.
Bereken eten en drinken per deelnemer voor het hele weekend en koel bederfelijke producten direct na het inpakken. Controleer gasbranders, gasflessen, kookpannen, snijplanken en koelboxen voordat je boodschappen doet.
Zet vóór aankomst het terrein in met pionnen, herkenbare markeringen en een duidelijk verzamelpunt. Registreer iedereen bij aankomst en deel pas daarna groepen, routes en survivalmaterialen uit.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een survivalweekend organiseren?: Leg datum, terrein en reservering bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, vervoer en materiaal op elkaar af te stemmen.
Hoeveel dagen voor een survivalweekend stuur ik de definitieve informatie?: Stuur de definitieve informatie 3 dagen voor vertrek. Dan zijn de weersverwachting, carpoolindeling, route en eventuele wijzigingen in programma of materiaal meestal actueel.
Hoeveel tenten heb ik nodig voor een survivalweekend?: Tel het aantal deelnemers en deel dat door 3, omdat de tenten voor 3 personen zijn. Rond naar boven af en regel bij voorkeur 1 extra tent als reserve of voor materiaal.
Wanneer controleer ik het materiaal voor een survivalweekend?: Doe een eerste voorraad- en materiaalcontrole 7 dagen vooraf en een tweede controle tijdens het inpakken, uiterlijk de dag voor vertrek. Test batterijen, walkietalkies, gasbranders en powerbanks afzonderlijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.