Survivalrun organiseren: checklist voor een veilige wedstrijddag

Een survivalrun organiseren vraagt meer dan obstakels plaatsen en deelnemers laten starten. Je regelt tegelijk het parcours, vergunningen, verzekering, tijdregistratie, medische informatie en een team vrijwilligers. Begin met datum, route en locaties; werk daarna toe naar inschrijving, startgroepen en briefing. In de laatste week controleer je materiaal, markering, weersverwachting en startpakketten. Deze checklist helpt je om niets pas op de wedstrijddag te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Verzekeringsgegevens vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Obstakels en route inspecteren
3 personen
Risico's per hindernis vastleggen
3 personen
Weersverwachting controleren
Parcoursmarkering bestellen
Startnummers en polsbandjes maken
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Medische contactlijst printen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Batterijen opladen
Koelboxen vullen
2 personen
Startpakketten sorteren
4 personen
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Obstakels controleren
4 personen
Waterposten opbouwen
4 personen
Registratietafels opstellen
3 personen
Tenten en meubilair opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Finishboog plaatsen
3 personen
Route- en veiligheidsborden plaatsen
4 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen
Obstakelposten bemannen
12 personen
Waterposten bemannen
6 personen

Event

Deelnemers registreren
5 personen
Startpakketten uitdelen
4 personen
Bagage innemen
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startprocedure uitleggen
2 personen
Startgroepen laten vertrekken
4 personen
Obstakels begeleiden
12 personen
Deelnemers op route begeleiden
4 personen
Water uitdelen
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishers afvinken
3 personen
Medaille-uitgifte verzorgen
3 personen
Finishzone bemannen
4 personen
Finishers van herstelvoer voorzien
4 personen
EHBO-verzoeken afhandelen
3 personen
Vermiste deelnemers controleren
3 personen
Laatste deelnemers binnenhalen
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
Obstakels veilig afbreken
6 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Afval verzamelen
5 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materiaal inventariseren
3 personen
Servies en koelboxen reinigen
3 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankje versturen
Gevonden voorwerpen registreren
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Restanten opruimen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Registratietafelsaantal 3
Afzethekkenaantal 30
Pionnenaantal 40

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Polsbandjesaantal 180
Finishermedaillesaantal 180
Markeerlintaantal 20
Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 15
Hindernisbordenaantal 20
Touwaantal 200
Klimnettenaantal 4
Houten balkenaantal 12
Houten palletsaantal 20
Houten plankenaantal 20
Waterbakkenaantal 4
Moddermattenaantal 12
Stormlijnenaantal 12
Haringenaantal 60
Rubberen mattenaantal 20
Startlint
Finishboog

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 12
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Koelboxenaantal 8
Handmegafonenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Catering

Waterkannenaantal 12
Drankdispensersaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 25
Werkhandschoenenaantal 30
Noodverlichtingslampenaantal 8
Zaklampenaantal 12
Brandblussersaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Koekjesblikkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Tips

Leg per hindernis vooraf het risico, de benodigde begeleiding en een alternatief bij slecht weer vast. Zo weten vrijwilligers vóór de briefing wat ze moeten doen als een obstakel onveilig wordt.
Plan de vrijwilligersindeling uiterlijk enkele dagen voor de run en geef iedereen een duidelijke plek, taak en contactmogelijkheid. Voor posten langs het parcours zijn opgeladen portofoons en een geprinte medische contactlijst praktisch.
Controleer de route twee keer: eerst tijdens de voorbereiding en nogmaals kort voor de start. Gebruik markeerlint, routepijlen en routeborden zo dat deelnemers bij kruisingen niet hoeven te twijfelen.
Maak startpakketten per startgroep en leg startnummers, polsbandjes en eventuele finishermedailles apart klaar. Tel alles vóór de registratie opent; ontbrekende nummers zijn op de dag zelf lastig te herstellen.
Houd rekening met natte ondergrond en wind bij de opbouw. Zet tenten vast met stormlijnen en haringen, leg rubberen of moddermatten waar deelnemers uitglijden en laad tijdregistratie, stopwatches, portofoons en geluidsapparatuur vooraf op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een survivalrun organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, parcours, locaties, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving daarna zodra de route en veiligheidsafspraken voldoende vaststaan. Reserveer de laatste 2 weken voor vrijwilligersindeling, materiaalcontrole en deelnemersinformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een survivalrun?: Het aantal hangt af van de lengte van het parcours en het aantal hindernissen, maar plan minimaal 1 begeleider per risicovolle hindernis en extra mensen voor registratie, start, finish en medische coördinatie. Maak de definitieve indeling uiterlijk 3 dagen vooraf en zorg voor reservekrachten.
Wat moet ik een week voor een survivalrun controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de aanmeldingen, startgroepen, routeborden, markering, hindernismaterialen en communicatieapparatuur. Print ook de medische contactlijst, maak de vrijwilligersbriefing af en controleer of startnummers, polsbandjes en startpakketten compleet zijn.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een survivalrun?: Controleer de weersverwachting minstens 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beoordeel per hindernis of extra matten, afzetting of aanpassing nodig is en controleer tenten, stormlijnen en haringen. Leg vooraf vast wie beslist over vertraging, een aangepast parcours of afgelasting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.