Survivalrun organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Survivalrun braucht mehr als eine anspruchsvolle Strecke. Du musst Genehmigungen, Start- und Zielbereich, Hindernisse, Helfer und Teilnehmerinformationen rechtzeitig aufeinander abstimmen. Beginne mit Datum und Strecke und arbeite dich bis zur Ausgabe der Startpakete vor. Besonders oft werden medizinische Abläufe, Wetterentscheidungen, Funkgeräte und die Einteilung der Freiwilligen zu spät geklärt. Diese Checkliste bündelt die 74 Aufgaben und 62 benötigten Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Strecke festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Versicherungsdaten erfassen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Hindernisse und Strecke inspizieren
3 Personen
Risiken pro Hindernis festhalten
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Streckenmarkierung bestellen
Startnummern und Armbänder erstellen
3 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Medizinische Kontaktliste drucken
Volunteer-Briefing vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Batterien aufladen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Startpakete sortieren
4 Personen
Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
Parcours aufbauen
6 Personen
Hindernisse prüfen
4 Personen
Wasserstationen aufbauen
4 Personen
Registrierungstische aufstellen
3 Personen
Zelte und Möbel aufbauen
6 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Zielbogen aufstellen
3 Personen
Weg- und Sicherheitsschilder aufstellen
4 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Freiwillige empfangen
3 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Posten an Hindernissen besetzen
12 Personen
Wasserstationen besetzen
6 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
5 Personen
Startpakete verteilen
4 Personen
Gepäck annehmen
3 Personen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Startprozedur erklären
2 Personen
Startgruppen loslassen
4 Personen
Hindernisse betreuen
12 Personen
Teilnehmer entlang der Route begleiten
4 Personen
Wasser verteilen
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
Finisher abhaken
3 Personen
Medaillenausgabe organisieren
3 Personen
Zielbereich besetzen
4 Personen
Zieleinläufer mit Regenerationsverpflegung versorgen
4 Personen
Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten
3 Personen
Vermisste Teilnehmer prüfen
3 Personen
Letzte Teilnehmende aufnehmen
4 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
4 Personen
Teilnehmer über die Abreise informieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Parcoursmaterialien entfernen
6 Personen
Hindernisse sicher abbauen
6 Personen
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Location reinigen
5 Personen
Material inventarisieren
3 Personen
Geschirr und Kühlboxen reinigen
3 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Fundgegenstände registrieren
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Reste aufräumen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappTischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
RegistrierungstischeAnz. 3
AbsperrgitterAnz. 30
KegelAnz. 40

Sportmaterial

StartnummernAnz. 180
ArmbänderAnz. 180
FinishermedaillenAnz. 180
AbsperrbandAnz. 20
WegweiserAnz. 40
WegweiserAnz. 15
HindernisschilderAnz. 20
SeilAnz. 200
KletternetzeAnz. 4
HolzbalkenAnz. 12
HolzpalettenAnz. 20
HolzbretterAnz. 20
WasserbehälterAnz. 4
SchlammmattenAnz. 12
SturmleinenAnz. 12
HeringeAnz. 60
GummimattenAnz. 20
Startband
Zielbogen

Ausstattung

Zeitmesssystem
StoppuhrenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 12
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
HandmegafoneAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180

Catering

WasserkannenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 6
KühlelementeAnz. 30
Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 25
ArbeitshandschuheAnz. 30
NotbeleuchtungslampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
KeksdosenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Tipps

Lege Strecke, Start und Ziel zuerst fest und prüfe danach Genehmigungen und Meldungen. Reserviere den Start- und Zielort erst, wenn die Streckenführung realistisch geprüft ist.
Plane die Helfer nicht nur nach Stationen ein, sondern auch für Registrierung, Startgruppen, Zielbereich und Material. Erstelle das Volunteer-Briefing spätestens eine Woche vor dem Lauf.
Prüfe jedes Hindernis einzeln und halte die Risiken schriftlich fest. Kontrolliere dabei Seile, Kletternetze, Holzelemente, Matten, Heringe und Sturmleinen vor dem Veranstaltungstag.
Schicke Teilnehmerinformationen nach der Gruppeneinteilung erneut und nimm Ernährungswünsche in die Planung auf. Drucke die medizinische Kontaktliste zusätzlich aus, statt sie nur digital bereitzuhalten.
Lade Batterien und Funkgeräte am Vortag vollständig auf und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Einsatz. Sortiere Startnummern, Armbänder und Startpakete nach Startgruppe, damit die Ausgabe nicht ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Survivalrun anmelden?: Beginne mit Genehmigungen und Meldungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für Strecken auf öffentlichem oder fremdem Gelände solltest du zusätzlich Bearbeitungszeiten der zuständigen Stellen einplanen.
Wie viele Helfer braucht ein Survivalrun?: Plane mindestens einen eingewiesenen Helfer pro Hindernis- oder Kontrollpunkt sowie zusätzliche Personen für Registrierung, Start, Ziel und Material ein. Bei mehreren Startgruppen brauchst du außerdem eine Reserve für Pausen und Ausfälle.
Wann sollte die Strecke vor dem Survivalrun kontrolliert werden?: Führe eine vollständige Inspektion spätestens 7 Tage vorher durch und kontrolliere die kritischen Hindernisse am Veranstaltungstag erneut. Nach starkem Regen oder Wind muss die Strecke unmittelbar vor dem Start noch einmal bewertet werden.
Was muss ich für die Sicherheit beim Survivalrun vorbereiten?: Halte Risiken pro Hindernis, eine medizinische Kontaktliste und einen klaren Kommunikationsweg fest. Funkgeräte, Absperrgitter, Absperrband, Wegweiser und rutschhemmende Matten sollten vor dem Aufbau geprüft und vollständig vor Ort sein.

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