Checklist pour organiser une course d’obstacles en nature

Une course d’obstacles en nature demande plus qu’un parcours et quelques épreuves. Il faut valider les autorisations, sécuriser chaque obstacle, organiser les départs et répartir les bénévoles avant le jour J. Prévoyez aussi le balisage, les dossards, les moyens de communication et un plan météo. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, des premières réservations au tri des kits de départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Enregistrer les informations d'assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Inspecter les obstacles et le parcours
3 personnes
Consigner les risques par obstacle
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Commander le balisage du parcours
Créer les dossards et les bracelets
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer la liste des contacts médicaux
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Recharger les batteries
Remplir les glacières
2 personnes
Trier les kits de départ
4 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Vérifier les obstacles
4 personnes
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Monter les tentes et le mobilier
6 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
4 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Accueillir les bénévoles
3 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes
Assurer les postes d'obstacles
12 personnes
Tenir les postes d’eau
6 personnes

Événement

Enregistrer les participants
5 personnes
Distribuer les kits de départ
4 personnes
Recevoir les bagages
3 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Expliquer la procédure de départ
2 personnes
Faire partir les groupes de départ
4 personnes
Encadrer les obstacles
12 personnes
Accompagner les participants sur le parcours
4 personnes
Distribuer de l'eau
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Cocher les arrivants
3 personnes
Gérer la remise des médailles
3 personnes
Encadrer la zone d’arrivée
4 personnes
Fournir des aliments de récupération aux finishers
4 personnes
Gérer les demandes de premiers secours
3 personnes
Vérifier les participants disparus
3 personnes
Faire entrer les derniers participants
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

Retirer le matériel du parcours
6 personnes
Démontage sécurisé des obstacles
6 personnes
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et les glacières
3 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
Enregistrer les objets trouvés
Retourner les matériels de location
3 personnes
Ranger les restes
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables d’inscriptionqté 3
Barrières de sécuritéqté 30
Cônesqté 40

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Braceletsqté 180
Médailles de finisherqté 180
Ruban de balisageqté 20
Flèches de directionqté 40
Panneaux de directionqté 15
Panneaux d'obstaclesqté 20
Cordeqté 200
Filets d’escaladeqté 4
Poutres en boisqté 12
Palettes en boisqté 20
Planches en boisqté 20
Bacs à eauqté 4
Tapis de boueqté 12
Cordes d’ancrageqté 12
Piquetsqté 60
Tapis en caoutchoucqté 20
Ruban de départ
Arche d'arrivée

Équipement

Système de pointage
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Glacièresqté 8
Mégaphones manuelsqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180

Catering

Carafes d’eauqté 12
Distributeurs de boissonsqté 6
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Pains de glaceqté 30
Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 25
Gants de travailqté 30
Lampes d’éclairage de secoursqté 8
Lampes de pocheqté 12
Extincteursqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 8
Boîtes à biscuitsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : bloquez la date, validez les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifiez les déclarations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions.
Inspectez chaque obstacle au moins une fois avant l’épreuve et notez les risques associés. Prévoyez notamment les zones de boue, les bacs à eau, les cordes d’ancrage et les tapis aux endroits où une chute est possible.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ et les bénévoles. Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant la course, notamment l’horaire, l’accès, les besoins alimentaires et les consignes de sécurité.
Préparez le balisage en plusieurs lots : flèches, panneaux, ruban et piquets pour le parcours, puis panneaux d’obstacles et barrières pour les zones sensibles. Comptez le matériel avant le départ afin d’éviter une installation incomplète sur le terrain.
Rechargez les batteries des talkies-walkies, chronomètres et haut-parleurs la veille. Imprimez aussi la liste des contacts médicaux et gardez-la avec le briefing des bénévoles, plutôt que de dépendre d’un téléphone le jour de la course.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’obstacles en nature ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, confirmer le parcours, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et commander le balisage.
Quand faut-il vérifier la sécurité des obstacles ?: Faites une première inspection dès que le parcours est défini, puis une seconde dans les 7 jours précédant la course. Contrôlez à nouveau les ancrages, les surfaces glissantes et les zones modifiées par la météo le matin même.
Combien de bénévoles prévoir pour une course d’obstacles ?: Répartissez au minimum un bénévole par obstacle présentant un risque particulier, puis ajoutez des personnes pour l’inscription, les départs, l’arrivée et les ravitaillements. Pour 10 obstacles, prévoyez souvent 15 à 20 bénévoles selon le nombre de participants.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès la confirmation de l’inscription, puis un récapitulatif complet 5 à 7 jours avant la course. Rappelez l’heure d’arrivée, le groupe de départ, l’équipement conseillé et les consignes liées aux obstacles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.