SUP-tocht organiseren: checklist en planning

Een SUP-tocht vraagt meer voorbereiding dan alleen boards reserveren. Leg eerst datum, route, rustpunt en vervoer vast en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens. Controleer de route en weersverwachting opnieuw voordat je boodschappen doet en deelnemers de laatste informatie stuurt. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een korte veiligheidsinstructie en materiaal dat per deelnemer klaarligt. Na het suppen kun je direct door naar de picknick of barbecue.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
SUP-verhuur reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer en parkeerplaatsen regelen
2 personen
Route en rustpunt controleren
2 personen
Maaltijd en boodschappen plannen
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en salades voorbereiden
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Weersbesluit nemen
2 personen

Event

Aankomst en parkeerroute markeren
2 personen
SUP-materiaal klaarleggen
3 personen
Picknick- en eetplek opbouwen
3 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
SUP-materiaal uitdelen
3 personen
Groep te water laten
3 personen
SUP-tocht begeleiden
3 personen
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
Groep uit het water begeleiden
3 personen
SUP-materiaal innemen
3 personen
Handen en materialen afspoelen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Salades en brood serveren
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
2 personen
Maaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Dessert serveren
2 personen
Afval tussentijds verzamelen

Nazorg

Eetplek afbreken
3 personen
Servies en kookmateriaal afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
SUP-materiaal retourneren
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
Restanten en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

SUP-boardsaantal 12
SUP-peddelsaantal 12
Zwemvestenaantal 14
Enkelbandenaantal 12
Waterdichte telefoontasjesaantal 4
Droogzakkenaantal 6
Peddelreserveaantal 2
Reddingslijn
Zwemboeienaantal 2
Waterdichte routekaartenaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 14
Picknickkleedaantal 3
Parasolsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 16
Herbruikbare kommenaantal 16
Herbruikbare bekersaantal 24
Herbruikbaar bestekaantal 24
Serveerschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4

Apparatuur

Gasbarbecue
Gasfles
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Barbecuetangaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Koelelementenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 3
Lantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handwasbak
Tafelvegersaantal 2
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de SUP-verhuur zodra de datum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn. Tel per deelnemer een board, peddel, zwemvest en enkelband en regel enkele reservepeddels voor schade of verlies.
Plan vervoer en parkeren vóór je de uitnodiging verstuurt. Stuur deelnemers uiterlijk 48 uur vooraf de parkeerroute, vertrektijd, startlocatie en informatie over wat waterdicht moet worden opgeborgen.
Controleer route, rustpunt en uitstapplaats minstens één week vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Noteer een alternatief als het waterpeil, een afgesloten steiger of de wind de geplande route onveilig maakt.
Neem voor spullen op het water meer mee dan alleen de boards: waterdichte telefoontasjes, droogzakken, zwemboeien, een reddingslijn en waterdichte routekaarten voorkomen gedoe tijdens de tocht.
Zet eten en drinken zo klaar dat de groep na terugkomst meteen kan aanschuiven. Koel dranken vooraf, bereid groenten en salades eerder op de dag en controleer vóór vertrek of gasfles, barbecue, servies en opschepgerei compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een SUP-tocht organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Dan heb je tijd om SUP-verhuur, route, vervoer, parkeerplaatsen en deelnemersaantallen op elkaar af te stemmen.
Hoeveel drank neem ik mee voor een SUP-tocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en neem daarnaast minimaal 0,5 liter water per persoon mee voor onderweg. Koel extra voorraad in koelboxen voor de picknick na afloop.
Wanneer moet ik het weer voor een SUP-tocht controleren?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en neem op de ochtend zelf het definitieve weersbesluit. Let vooral op wind, onweer, temperatuur en zicht op de route.
Wat moet ik deelnemers voor een SUP-tocht sturen?: Stuur uiterlijk 48 uur vooraf de starttijd, parkeerroute, route-informatie, kledingadvies en contactnummer van de organisatie. Vermeld ook wanneer de veiligheidsinstructie begint en of deelnemers eigen droge kleding meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.