Zo organiseer je een stadsspel zonder chaos

Een stadsspel organiseren begint niet met opdrachten bedenken, maar met het vastleggen van startpunt, spelgebied en route. Daarna werk je de regels en opdrachten uit, controleer je de route in de praktijk en regel je deelnemers, teams en materialen. Plan het drukwerk en de teamindeling ruim vóór de speeldag; die onderdelen kosten vaak meer tijd dan verwacht. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, complete teamsets en een route die ook bij minder goed weer uitvoerbaar blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Spelgebied en route bepalen
2 personen
3
Vergunningen en regels controleren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route proeflopen
2 personen
8
Opdrachten en antwoorden uitwerken
2 personen
9
Spelregels vastleggen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemerslijst finaliseren
12
Teams indelen
2 personen
13
Teamcaptains informeren
14
Spelkaarten ontwerpen
15
Spelkaarten afdrukken
16
Antwoordformulieren afdrukken
17
Teammaterialen sorteren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
21
Startpunt schoonmaken
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Startpunt versieren
2 personen
24
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Techniek en stroom testen
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Teams en spelregels uitleggen
2 personen
29
Teams op weg sturen
3 personen
30
Spelverloop en veiligheid bewaken
3 personen
31
Hints en opdrachten uitdelen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
34
Antwoorden innemen
2 personen
35
Antwoorden nakijken
3 personen
36
Winnaar bekendmaken
37
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
38
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
39
Servies afruimen
2 personen

Nazorg

40
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
41
Meubilair opruimen
3 personen
42
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
43
Servies en keuken schoonmaken
2 personen
44
Startlocatie schoon opleveren
3 personen
45
Geleende spullen retourneren
46
Verloren voorwerpen registreren
47
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 35
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Powerbanksaantal 8
USB-opladersaantal 8
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Stopwatchesaantal 5

Spelmateriaal

Teamhesjesaantal 35
Teamvlaggenaantal 5
Spelkaartenaantal 40
Antwoordformulierenaantal 40
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 8
Enveloppenaantal 25
Prijzenaantal 3

Kantoorartikelen

Naamstickersaantal 40
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4
Nietmachinesaantal 2

Decoratie

Startbanner
Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het startpunt zodra je een datum hebt en controleer daarna of je voor het spelgebied of gebruik van de openbare ruimte een vergunning nodig hebt. Plan de ontvangstbalie, tafels en stoelen zo dat alle teams tegelijk kunnen starten.
Proefloop de volledige route minimaal één keer met stopwatch. Noteer per opdracht de looptijd, controleer of locaties toegankelijk zijn en maak een alternatief voor een afgesloten straat of slecht weer.
Werk spelregels, opdrachten en antwoorden tegelijk uit. Test elke opdracht met iemand die de oplossing nog niet kent en druk spelkaarten en antwoordformulieren pas af nadat alle antwoorden definitief zijn.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor het stadsspel. Deel daarna de teams in, wijs per team een captain aan en sorteer per team de spelkaarten, formulieren, pennen, klemborden en eventuele teamhesjes.
Koel dranken uiterlijk de avond ervoor en leg hapjes en broodjes op tijd klaar. Controleer op de ochtend zelf batterijen, powerbanks, speaker of megafoon, stopwatches en alle teamsets met een korte afvinklijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een stadsspel te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voorbereiding voor een stadsspel met meerdere teams. Reserveer in de eerste week het startpunt en controleer regels of vergunningen; plan de routeproef en het drukwerk uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel opdrachten heeft een stadsspel nodig?: Voor een spel van ongeveer 2 uur werken 8 tot 12 opdrachten meestal goed. Houd per opdracht 8 tot 12 minuten aan en voeg tijd toe voor lopen, uitleg en het verzamelen van antwoorden.
Wanneer moet je de teams indelen voor een stadsspel?: Deel teams 3 tot 5 dagen voor de speeldag in, nadat de deelnemerslijst en dieetwensen zijn gecontroleerd. Informeer teamcaptains meteen, zodat zij weten waar en hoe laat ze zich melden.
Hoe bereid je een stadsspel voor bij slecht weer?: Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals 6 uur vooraf. Leg per buitenopdracht een alternatief vast, bescherm spelkaarten en antwoordformulieren tegen regen en zorg voor een droog startpunt met voldoende overdekte ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.