Stadsspel organiseren: complete checklist

Een stadsspel vraagt meer voorbereiding dan alleen opdrachten bedenken. Je regelt een startlocatie, controleert de route, maakt teams en zorgt dat elk team dezelfde spelkaarten, antwoordformulieren en materialen krijgt. Begin minstens vier weken vooraf met de route, regels en aanmeldingen. In de laatste week werk je de deelnemerslijst af, druk je alle documenten en sorteer je de teamsets. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, opgeladen apparatuur en een startpunt waar deelnemers snel hun team en spullen vinden.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Proefloop de volledige route uiterlijk één week vooraf. Controleer onderweg niet alleen de opdrachten, maar ook omleidingen, onduidelijke punten en plekken waar een team veilig kan stoppen.
Leg de teamindeling minimaal drie dagen voor de start vast en informeer teamcaptains met starttijd, route-informatie en spelregels. Zo kun je ontbrekende deelnemers nog verwerken zonder aan de ontvangstbalie te improviseren.
Maak per team één complete set met teamhesje of -vlag, spelkaarten, antwoordformulier, pennen, klembord en eventuele enveloppen. Sorteer deze sets de avond ervoor en nummer ze volgens de deelnemerslijst.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal wat je aanpast bij regen. Bescherm papieren in enveloppen of mapjes en zorg dat startmateriaal, dranken en hapjes droog bij het ontvangstpunt kunnen blijven.
Test de draagbare speaker of megafoon, stop de powerbanks en controleer verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren. Leg ook naamstickers, stiften, plakband en een schaar bij de ontvangstbalie; die kleine kantoorartikelen worden vaak pas gemist wanneer het spel al begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stadsspel organiseren?: Reserveer de startlocatie en bepaal het spelgebied bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Plan de routeproef en werk de spelregels uiterlijk één week voor de speeldatum af.
Hoeveel tijd kost het uitwerken van een stadsspel?: Reken voor een route met meerdere opdrachten op minstens 6 tot 10 uur uitwerking, exclusief proeflopen en drukwerk. Trek daarnaast ongeveer 2 uur uit voor het sorteren van teammaterialen en het inrichten van het startpunt.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en teams definitief maken?: Maak de deelnemerslijst drie tot vijf dagen vooraf definitief en deel daarna de teams in. Informeer teamcaptains uiterlijk 48 uur voor de start, zodat vragen of afmeldingen nog kunnen worden verwerkt.
Wat moet ik doen als het regent tijdens een stadsspel?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal welke opdrachten of routepunten aangepast moeten worden. Stop spelkaarten en antwoordformulieren in beschermende enveloppen en richt een droog ontvangstpunt in.