Checklist voor een goed georganiseerde studiereis

Een studiereis vraagt meer voorbereiding dan alleen vervoer en een bezoeklocatie boeken. Je moet deelnemers, begeleiders, toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten op tijd bij elkaar hebben. Daarna volgen de praktische controles: tickets, facturen, route, groepsindeling en materialen voor onderweg. Met deze checklist werk je van programma naar uitvoering en voorkom je dat belangrijke informatie pas op de vertrekdag ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Reisdoel en programma vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Toestemmingen controleren
2 personen
Vervoer reserveren
2 personen
Bezoeklocatie reserveren
Rondleiding reserveren
Lunchlocatie reserveren
Bevestigingen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Reisregels naar deelnemers sturen
Route en opstapplaats controleren
2 personen
Deelnemers in groepen indelen
2 personen
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
Contactgegevens controleren
Facturen en tickets controleren
Studiemateriaal samenstellen
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Werkbladen printen
2 personen
Groepslijsten printen
Noodnummers printen
Dieetmaaltijden bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen per groep verpakken
3 personen
Reisdocumenten klaarleggen
Weersverwachting controleren
Deelnemers herinneren aan vertrektijd

Event

Verzamelpunt gereedmaken
3 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Bagage en materialen laden
4 personen
Welkomstinstructie geven
2 personen
Groepen en begeleiders toelichten
2 personen
Reis naar bezoeklocatie begeleiden
4 personen
Deelnemers naar locatie begeleiden
4 personen
Bezoekprogramma begeleiden
4 personen
Werkbladen uitdelen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Pauzedranken uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepen naar lunchlocatie begeleiden
4 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Lunch serveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Groepsopdracht begeleiden
4 personen
Groepsfoto maken
Aanwezigheid voor vertrek controleren
3 personen
Materialen en afval verzamelen
4 personen
Terugreis begeleiden
4 personen
Bagage en materialen uitladen
4 personen
Laatste aanwezigheidscontrole uitvoeren
3 personen
Deelnemers naar eindpunt begeleiden
3 personen

Nazorg

Overgebleven eten koelen
2 personen
Koelboxen en materialen schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Gevonden spullen terugbezorgen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
Reisdocumenten archiveren
Werkbladen en notities verzamelen
2 personen
Locatie achtergelaten spullen controleren
2 personen
Rekeningen en borg afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 10
Mobiele telefoonsaantal 4
Bluetoothspeaker
Megafon
Fotocamera

Studiemateriaal

Klembordenaantal 35
Notitieblokkenaantal 35
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Werkmappenaantal 35
Presentatiekaartenaantal 10

Registratie

Naamkaartjesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Aanwezigheidslijstenaantal 6
Kleurgroepstickersaantal 40

Verlichting

Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 6
Paraplu'saantal 6

Transport

Bagagelabelsaantal 40
Bagagebandenaantal 6
Opvouwbare steekwagen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het reisdoel en programma eerst vast en reserveer daarna vervoer, bezoeklocatie, rondleiding en lunchlocatie. Zo controleer je vroeg of de onderdelen logisch op elkaar aansluiten en plan je reistijd tussen afspraken.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen uiterlijk twee weken voor vertrek. Bevestig dieetmaaltijden en controleer contactgegevens opnieuw zodra de deelnemerslijst definitief is.
Stuur programma en reisregels minimaal 7 dagen vooraf naar alle deelnemers. Vermeld daarbij de route, opstapplaats, vertrektijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Deel deelnemers uiterlijk 3 dagen voor vertrek in groepen in en koppel begeleiders aan elke groep. Print groepslijsten, noodnummers en aanwezigheidslijsten; reken niet op bereikbaarheid van internet op locatie.
Maak studiemateriaal per deelnemer compleet met werkmap, notitieblok, balpen en naamkaartje. Laad powerbanks en telefoons de avond ervoor op en leg ook klemborden, presentatiekaarten en een EHBO-set klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studiereis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor vertrek met het reisdoel, programma, deelnemerslijst en reserveringen. Reserveer vervoer en bezoeklocaties zodra de datum en groepsgrootte vaststaan.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een studiereis?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, met doel, datum, programma en uiterste aanmelddatum. Vraag tegelijk naar dieetwensen, noodcontacten en benodigde toestemmingen.
Wanneer stuur je het programma van een studiereis?: Stuur het definitieve programma minimaal 7 dagen voor vertrek. Controleer 1 tot 2 dagen eerder nog route, opstapplaats, vertrektijd, tickets en eventuele wijzigingen bij locaties.
Wat moet je meenemen op een studiereis?: Neem per deelnemer studiemateriaal en registratiegegevens mee, plus opgeladen telefoons, powerbanks, oplaadkabels en noodnummers. Leg daarnaast een EHBO-set, zaklampen en reflecterende hesjes klaar wanneer de route of planning dat vraagt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.