Checklist pour organiser un voyage d’étude

Un voyage d’étude se prépare par étapes, car les réservations et les informations des participants se croisent rapidement. Commence par fixer la destination et le programme, puis recueille les inscriptions, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence. Réserve ensuite le transport, les visites et le déjeuner avant d’envoyer les consignes définitives. Cette checklist t’aide à suivre les confirmations, répartir les groupes et préparer les documents ainsi que le matériel le jour du départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la destination et le programme du voyage
2 personnes
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier les autorisations
2 personnes
Réserver le transport
2 personnes
Réserver le lieu de visite
Réserver une visite guidée
Réserver le lieu du déjeuner
Collecter les confirmations
Envoyer le programme aux participants
Envoyer les règles du voyage aux participants
Vérifier l’itinéraire et le point d’embarquement
2 personnes
Répartir les participants en groupes
2 personnes
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
Vérifier les coordonnées
Vérifier les factures et les billets
Rassembler le matériel d’étude
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Imprimer les listes de groupe
Imprimer les numéros d'urgence
Confirmer les repas adaptés
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Emballer les fournitures par groupe
3 personnes
Préparer les documents de voyage
Vérifier les prévisions météo
Rappeler aux participants l’heure de départ

Événement

Préparer le point de rassemblement
3 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Charger les bagages et le matériel
4 personnes
Donner les consignes de bienvenue
2 personnes
Présenter les groupes et les encadrants
2 personnes
Accompagner le trajet vers le lieu de visite
4 personnes
Accompagner les participants sur le site
4 personnes
Encadrer le programme de visite
4 personnes
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Distribuer les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les groupes jusqu’au lieu du déjeuner
4 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Encadrer l’activité de groupe
4 personnes
Prendre une photo de groupe
Vérifier les présences avant le départ
3 personnes
Rassembler le matériel et les déchets
4 personnes
Accompagner le retour
4 personnes
Décharger les bagages et le matériel
4 personnes
Effectuer le dernier contrôle des présences
3 personnes
Guider les participants vers l’arrivée
3 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
2 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rapporter les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Archiver les documents de voyage
Collecter les feuilles de travail et les notes
2 personnes
Vérifier les objets trouvés sur le site
2 personnes
Gérer les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Équipement

Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 10
Téléphones portablesqté 4
Enceinte Bluetooth
Mégaphone
Appareil photo

Matériel d’étude

Presse-papiersqté 35
Blocs-notesqté 35
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Dossiers de travailqté 35
Cartes de présentationqté 10

Inscription

Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Listes de présenceqté 6
Autocollants de groupe de couleursqté 40

Éclairage

Lampes de pocheqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 6
Parapluiesqté 6

Transport

Étiquettes de bagagesqté 40
Bagagesqté 6
Diable pliable

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons microfibresqté 8
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lance les inscriptions assez tôt pour laisser au moins 2 semaines aux participants afin de transmettre leurs coordonnées, besoins alimentaires et contacts d’urgence. Relance séparément les personnes qui n’ont pas confirmé.
Réserve le transport et les lieux de visite avant d’envoyer le programme final. Vérifie ensuite l’itinéraire, le point d’embarquement, les horaires et les billets au moins 48 heures avant le départ.
Prépare les groupes et attribue les accompagnateurs avant le jour du voyage. Imprime une liste par groupe, les numéros d’urgence et les règles du voyage afin de ne pas dépendre d’une connexion internet.
Prévois un dossier de travail, un bloc-notes et un stylo pour chaque participant, puis ajoute quelques exemplaires de rechange. Les badges nominatifs et les autocollants de couleur doivent être prêts avant l’accueil.
Contrôle les repas adaptés avec le lieu du déjeuner quelques jours avant le départ, même si les besoins ont déjà été recueillis. Charge les téléphones et batteries externes, puis regroupe câbles, trousse de premiers secours et gilets réfléchissants dans un sac accessible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un voyage d’étude ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant le départ. Ce délai laisse le temps de définir le programme, recueillir les inscriptions, réserver le transport et confirmer les lieux de visite et de déjeuner.
Que faut-il demander aux participants lors de l’inscription ?: Demande le nom, les coordonnées, les besoins alimentaires et un contact d’urgence. Fais aussi vérifier les autorisations nécessaires et fixe une date limite de réponse, par exemple 2 semaines avant le voyage.
Quand envoyer le programme et les règles du voyage ?: Envoie les informations définitives 5 à 7 jours avant le départ, après confirmation du transport, des horaires et des lieux. Rappelle le point d’embarquement et l’heure de rendez-vous la veille.
Quel matériel préparer pour un voyage d’étude ?: Prépare les dossiers de travail, feuilles, presse-papiers, stylos, badges, listes de groupe et numéros d’urgence. Ajoute les batteries externes, câbles de recharge, une trousse de premiers secours et les équipements nécessaires aux déplacements.

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