Zo organiseer je een studiereis zonder losse eindjes

Begin een studiereis niet met het boeken van vervoer, maar met het reisdoel, het programma en het aantal deelnemers. Daarna leg je inschrijvingen, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen vast voordat je locaties en vervoer definitief reserveert. Werk vervolgens naar één gecontroleerd draaiboek met routes, groepsindeling, begeleiders en contactgegevens. In de laatste week draait alles om bevestigingen, tickets, studiemateriaal en duidelijke informatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Reisdoel en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslijst aanmaken
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Noodcontacten verzamelen
7
Toestemmingen controleren
2 personen
8
Vervoer reserveren
2 personen
9
Bezoeklocatie reserveren
10
Rondleiding reserveren
11
Lunchlocatie reserveren
12
Bevestigingen verzamelen
13
Programma naar deelnemers sturen
14
Reisregels naar deelnemers sturen
15
Route en opstapplaats controleren
2 personen
16
Deelnemers in groepen indelen
2 personen
17
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
18
Contactgegevens controleren
19
Facturen en tickets controleren
20
Studiemateriaal samenstellen
3 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Werkbladen printen
2 personen
23
Groepslijsten printen
24
Noodnummers printen
25
Dieetmaaltijden bevestigen
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Materialen per groep verpakken
3 personen
30
Reisdocumenten klaarleggen
31
Weersverwachting controleren
32
Deelnemers herinneren aan vertrektijd

Event

33
Verzamelpunt gereedmaken
3 personen
34
Aanwezigheid registreren
3 personen
35
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
36
Bagage en materialen laden
4 personen
37
Welkomstinstructie geven
2 personen
38
Groepen en begeleiders toelichten
2 personen
39
Reis naar bezoeklocatie begeleiden
4 personen
40
Deelnemers naar locatie begeleiden
4 personen
41
Bezoekprogramma begeleiden
4 personen
42
Werkbladen uitdelen
2 personen
43
Vragenronde begeleiden
2 personen
44
Pauzedranken uitdelen
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Groepen naar lunchlocatie begeleiden
4 personen
47
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
48
Lunch serveren
4 personen
49
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
50
Tafels afruimen
3 personen
51
Servies verzamelen
3 personen
52
Avondprogramma begeleiden
4 personen
53
Groepsopdracht begeleiden
4 personen
54
Groepsfoto maken
55
Aanwezigheid voor vertrek controleren
3 personen
56
Materialen en afval verzamelen
4 personen
57
Terugreis begeleiden
4 personen
58
Bagage en materialen uitladen
4 personen
59
Laatste aanwezigheidscontrole uitvoeren
3 personen
60
Deelnemers naar eindpunt begeleiden
3 personen

Nazorg

61
Overgebleven eten koelen
2 personen
62
Koelboxen en materialen schoonmaken
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
65
Verloren voorwerpen registreren
66
Gevonden spullen terugbezorgen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
69
Reisdocumenten archiveren
70
Werkbladen en notities verzamelen
2 personen
71
Locatie achtergelaten spullen controleren
2 personen
72
Rekeningen en borg afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 10
Mobiele telefoonsaantal 4
Bluetoothspeaker
Megafon
Fotocamera

Studiemateriaal

Klembordenaantal 35
Notitieblokkenaantal 35
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Werkmappenaantal 35
Presentatiekaartenaantal 10

Registratie

Naamkaartjesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Aanwezigheidslijstenaantal 6
Kleurgroepstickersaantal 40

Verlichting

Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 6
Paraplu'saantal 6

Transport

Bagagelabelsaantal 40
Bagagebandenaantal 6
Opvouwbare steekwagen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst per dagdeel vast en reserveer daarna vervoer, bezoeklocatie, rondleiding en lunchlocatie. Zo zie je vóór het boeken of reistijd, rondleidingen en pauzes werkelijk op elkaar aansluiten.
Sluit de deelnemersadministratie uiterlijk twee weken voor vertrek af. Controleer dan namen, telefoonnummers, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen; wijzigingen op de vertrekdag zorgen snel voor vertraging.
Maak groepen klein genoeg om te begeleiden en koppel iedere groep vooraf aan een begeleider. Print groepslijsten, noodnummers en route-informatie, want niet iedereen heeft onderweg bereik of een opgeladen telefoon.
Stuur programma, reisregels, route en opstapplaats uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Vermeld ook wat deelnemers zelf meenemen en hoe laat zij aanwezig moeten zijn, niet alleen de officiële vertrektijd.
Pak studiemateriaal per deelnemer of groep in: werkmappen, werkbladen, klemborden, notitieblokken, balpennen en naamkaartjes. Neem daarnaast powerbanks, oplaadkabels, een EHBO-set en reflecterende hesjes mee; die worden vaak pas op de vertrekdag gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studiereis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor vertrek. Reserveer vervoer en bezoeklocaties zodra de reisdatum, groepsgrootte en het programma voldoende vaststaan; controleer alle bevestigingen opnieuw in de laatste 7 dagen.
Wanneer verzamel je dieetwensen en noodcontacten voor een studiereis?: Vraag dieetwensen en noodcontacten direct bij de aanmelding uit. Zet een definitieve controle 2 weken voor vertrek in je planning en bevestig dieetmaaltijden uiterlijk enkele dagen voor de reis bij de lunchlocatie.
Wanneer stuur je het programma van een studiereis naar deelnemers?: Stuur het programma, de reisregels, de route en de opstapplaats minimaal 7 dagen voor vertrek. Stuur een korte laatste herinnering 24 uur vooraf met het verzameltijdstip en een telefoonnummer voor noodgevallen.
Hoe deel je deelnemers in groepen tijdens een studiereis?: Maak de groepsindeling uiterlijk 3 tot 5 dagen voor vertrek, nadat aanmeldingen en afmeldingen zijn verwerkt. Koppel iedere groep aan een vaste begeleider en print per groep een lijst met namen en contactgegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.