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Studienreise organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Studienreise steht und fällt mit guter Vorbereitung: Ziel, Programm, Teilnehmende, Transport und Besichtigungen müssen zusammenpassen. Plane zuerst die organisatorischen Eckpunkte und kläre danach Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Genehmigungen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Gruppen, Lernmaterial und Reiseinformationen. Diese Checkliste führt dich durch die nötigen Schritte und erinnert an Dinge, die bei einer Studienreise leicht zu spät auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Reiseziel und Programm festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Transport reservieren

    2 Personen

  • Besuchslocation reservieren

  • Führung buchen

  • Mittagslocation reservieren

  • Bestätigungen sammeln

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Reiseregeln an Teilnehmer senden

  • Route und Einstiegsort prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmer in Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Betreuer den Gruppen zuordnen

    2 Personen

  • Kontaktdaten prüfen

  • Rechnungen und Tickets überprüfen

  • Lernmaterial zusammenstellen

    3 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

    2 Personen

  • Gruppenlisten drucken

  • Notrufnummern ausdrucken

  • Diätmahlzeiten bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Materialien pro Gruppe verpacken

    3 Personen

  • Reisedokumente bereitlegen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmende an die Abfahrtszeit erinnern

Event

  • Sammelpunkt vorbereiten

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Gepäck und Materialien laden

    4 Personen

  • Begrüßungseinweisung geben

    2 Personen

  • Gruppen und Begleiter erläutern

    2 Personen

  • Reise zum Besuchsort begleiten

    4 Personen

  • Teilnehmer zum Veranstaltungsort begleiten

    4 Personen

  • Besuchsprogramm begleiten

    4 Personen

  • Arbeitsblätter verteilen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Pausengetränke ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gruppen zum Lunchort begleiten

    4 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Mittagessen servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten separat servieren

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    4 Personen

  • Gruppenaufgabe betreuen

    4 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen

    3 Personen

  • Materialien und Abfall sammeln

    4 Personen

  • Rückreise begleiten

    4 Personen

  • Gepäck und Material ausladen

    4 Personen

  • Letzte Anwesenheitskontrolle durchführen

    3 Personen

  • Teilnehmende zum Zielpunkt begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Kühlboxen und Materialien reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Gefundene Gegenstände zurückbringen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Nicht verwendete Einkäufe aufräumen

    2 Personen

  • Reisedokumente archivieren

  • Arbeitsblätter und Notizen einsammeln

    2 Personen

  • Fundbüro am Veranstaltungsort prüfen

    2 Personen

  • Rechnungen und Kaution abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • PowerbanksAnz. 6
  • LadekabelAnz. 10
  • MobiltelefoneAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Megafon
  • Fotokamera

Lernmaterial

  • KlemmbretterAnz. 35
  • NotizblöckeAnz. 35
  • KugelschreiberAnz. 40
  • MarkerAnz. 12
  • ArbeitsmappenAnz. 35
  • PräsentationskartenAnz. 10

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 40
  • BadgehalterAnz. 40
  • AnwesenheitslistenAnz. 6
  • Farbgruppen-AufkleberAnz. 40

Beleuchtung

  • TaschenlampenAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Set
  • WarnwestenAnz. 6
  • RegenschirmeAnz. 6

Transport

  • GepäckanhängerAnz. 40
  • GepäckbänderAnz. 6
  • Klappbare Sackkarre

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 8
  • SpülbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Ziel und Programm fest, bevor du Transport und Besuchsorte reservierst. Plane Zeitpuffer für Anreise, Einstieg, Führung und Mittagessen ein, statt die Programmpunkte direkt hintereinander zu setzen.
  • Schließe die Anmeldungen nicht ohne Ernährungswünsche und Notfallkontakte ab. Prüfe die Daten spätestens zwei Wochen vor der Abfahrt erneut und halte sie für die Betreuungspersonen zugänglich.
  • Teile die Teilnehmenden vor der Reise in Gruppen ein und ordne jeder Gruppe eine Betreuungsperson zu. Farbgruppen-Aufkleber, Gruppenlisten und Namensschilder machen die Einteilung vor Ort in wenigen Minuten sichtbar.
  • Schicke Programm, Reiseregeln, Route und Einstiegsort nicht erst am Vorabend. Versende die Informationen mindestens sieben Tage vorher und prüfe den Treffpunkt kurz vor der Abfahrt noch einmal.
  • Packe Lern- und Sicherheitsmaterial getrennt: Klemmbretter, Arbeitsmappen, Arbeitsblätter und Stifte für die Aufgaben sowie Erste-Hilfe-Set, Warnwesten, Taschenlampen, Powerbanks und Ladekabel für unterwegs.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Studienreise planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Reiseziel, Programm, Teilnehmerliste und Transport. Reservierungen für Führungen, Besuchslocations und Mittagessen solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Reise anfragen.
Was muss eine Studienreise-Checkliste enthalten?
Sie sollte mindestens Programm, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Genehmigungen, Transport, Buchungen, Lernmaterial und Sicherheitsausrüstung abdecken. Für die Durchführung brauchst du außerdem Gruppenlisten, Kontaktdaten, Tickets und ausgedruckte Notrufnummern.
Wann soll ich die Informationen an die Teilnehmer schicken?
Sende Programm, Reiseregeln, Route und Einstiegsort mindestens 7 Tage vor der Studienreise. Eine kurze Erinnerung mit Treffpunkt, Abfahrtszeit und benötigten Unterlagen ist 24 Stunden vorher sinnvoll.
Wie viele Betreuungspersonen brauche ich für eine Studienreise?
Das hängt von Gruppengröße, Alter und Genehmigungen ab; teile die Teilnehmenden aber immer in klar betreute Gruppen ein. Weise jeder Gruppe spätestens 1 Woche vorher eine feste Betreuungsperson zu und gib allen die geprüften Kontaktdaten.

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