Studiedag organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting

Een studiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt sprekers, aanmeldingen, dieetwensen, techniek, catering en alle materialen voor deelnemers en trainers. Deze checklist zet de 47 taken in een logische volgorde, van datum en locatie tot ontvangst en opening. Zo ontdek je op tijd welke presentaties nog ontbreken, welke aansluitingen getest moeten worden en hoeveel naamkaartjes, werkbladen en lunchbenodigdheden je nodig hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vaststellen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Sprekers en trainers vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma naar deelnemers sturen
Presentaties verzamelen
Techniek en aansluitingen testen
2 personen
Catering bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
Werkbladen printen
Evaluatieformulieren klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Zaalindeling controleren
2 personen
Registratietafel voorbereiden
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangst en registratie
2 personen
Deelnemers naar zaal begeleiden
Opening en programma toelichten
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Werksessies begeleiden
3 personen
Lunchbuffet serveren
3 personen
Lunchtafels afruimen
2 personen
Middagssessies begeleiden
3 personen
Middagspauze verzorgen
2 personen
Dranken en snacks bijvullen
Afsluitende sessie begeleiden
2 personen
Evaluatieformulieren uitdelen
Afsluiting en bedankwoord

Nazorg

Gebruikte materialen verzamelen
2 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Zaal schoon en leeg opleveren
3 personen
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Deelnemers een bedankmail sturen
Evaluatieformulieren verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelaantal 2
Kledinghangersaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 3
HDMI-adapteraantal 3
Verlengsnoeraantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Draadloze microfoon
Luidsprekeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Broodmessenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koelboxenaantal 2

Registratie

Naamkaartjesaantal 55
Badgehoudersaantal 55
Pennenaantal 60

Presentatie

Notitieblokkenaantal 55
Flip-overaantal 2
Flip-overvellenaantal 2
Markeerstiftenaantal 12
Werkbladenaantal 55
Evaluatieformulierenaantal 55

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de tijdsindeling uiterlijk 6 weken vooraf vast. Reserveer daarna direct de zaal en leg sprekers en trainers schriftelijk vast, zodat je weet hoeveel sessies, stoelen en presentatiemomenten nodig zijn.
Verstuur uitnodigingen minimaal 4 weken voor de studiedag en sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen vooraf. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen en werk de deelnemerslijst dagelijks bij in de laatste week.
Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter, microfoon en luidspreker op locatie; neem daarnaast een verlengsnoer en stekkerdoos mee.
Bestel catering op basis van het aantal definitieve deelnemers en geef dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf door. Zet koffie, thee, water en lunch zo klaar dat de ontvangst niet tegelijk hoeft te wachten op het buffet.
Maak naamkaartjes, badgehouders, pennen, notitieblokken en werkbladen uiterlijk 2 dagen vooraf klaar. Controleer op de ochtend zelf de registratiebalie, zaalindeling, tafels, stoelen, flip-over en alle presentaties voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een studiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de studiedag en rond catering en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf af.
Wanneer moet ik de catering voor een studiedag bestellen?: Bestel de catering zodra je een realistische deelnemersschatting hebt, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor de studiedag.
Wanneer test ik de techniek voor een studiedag?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 werkdag vooraf op de locatie en controleer op de ochtend zelf opnieuw de aansluitingen. Neem een laptop, HDMI-kabel, HDMI-adapter, verlengsnoer en stekkerdoos mee als reserve voor ontbrekende aansluitingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een studiedag klaar te zetten?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, naamkaartjes, werkbladen, koffie en presentaties. Reken extra tijd als je ook een buffet, flip-over en geluidsapparatuur moet opbouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.