Checklist para organizar una jornada de estudio sin olvidos
Organizar una jornada de estudio exige coordinar programa, ponentes, participantes, sala y medios técnicos en un orden concreto. Esta checklist reúne 47 tareas y 38 materiales para que puedas avanzar desde la fecha y las inscripciones hasta la recepción y la apertura. Incluye puntos que suelen quedarse para el último momento, como recopilar presentaciones, probar las conexiones, preparar las tarjetas de nombre y dejar listo el café antes de que lleguen los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Confirmar a los ponentes y formadores
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Enviar el programa a los participantes
Recopilar las presentaciones
Probar la técnica y las conexiones
2 personas
Pedir el catering
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir hojas de trabajo
Preparar los formularios de evaluación
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Comprobar la distribución de la sala
2 personas
Preparar la mesa de registro
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
2 personas
Evento
Recepción y registro
2 personas
Acompañar a los participantes a la sala
Explicar la apertura y el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Organizar la pausa del café
2 personas
Rellenar las bebidas
Coordinar las sesiones de trabajo
3 personas
Servir el bufé de almuerzo
3 personas
Recoger las mesas del almuerzo
2 personas
Coordinar las sesiones de la tarde
3 personas
Organizar la pausa de la tarde
2 personas
Reponer bebidas y snacks
Guiar la sesión de clausura
2 personas
Repartir formularios de evaluación
Cierre y palabras de agradecimiento
Seguimiento
Recoger materiales usados
2 personas
Lavar la vajilla y los vasos
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Dejar la sala limpia y vacía
3 personas
Apagar y recoger el equipo técnico
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
Enviar un correo de agradecimiento a los participantes
Recoger los formularios de evaluación
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesa del bufécant. 2
- Perchascant. 2
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 3
- Adaptador HDMIcant. 3
- Cable alargadorcant. 4
- Regletacant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Altavozcant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 4
- Cucharonescant. 6
- Cuchillos de pancant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Neveras portátilescant. 2
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 55
- Portabadgescant. 55
- Bolígrafoscant. 60
Presentación
- Bloc de notascant. 55
- Pizarra de hojascant. 2
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Tableros de trabajocant. 55
- Formularios de evaluacióncant. 55
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Paños de limpiezacant. 8
- Cepillos para fregarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la sala antes de enviar invitaciones. Así los participantes reciben desde el principio un horario fiable y puedes confirmar a los ponentes con tiempo.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y actualiza la lista de participantes al menos una semana antes. Usa esa cifra para encargar el catering y preparar las hojas de trabajo.
- Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, alargador, regleta, micrófono y altavoz. No esperes a descubrir una incompatibilidad al comenzar la primera sesión.
- Recopila las presentaciones y prepara las copias impresas antes del día del evento. Deja también listos los formularios de evaluación, las tarjetas de nombre, los portabadges y los bolígrafos en la mesa de registro.
- Llega con suficiente antelación para colocar mesas y sillas, revisar la distribución, montar el registro y preparar café, té y el buffet. Reserva como mínimo 60 minutos si el mobiliario y el catering llegan el mismo día.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de estudio?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar la sala y confirmar a los ponentes. Cierra inscripciones, preferencias dietéticas y catering aproximadamente 7 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar el programa de la jornada de estudio?
- Envíalo entre 7 y 10 días antes, cuando el horario y los ponentes estén confirmados. Si hay cambios posteriores, manda una versión actualizada como máximo 24 horas antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación rápida al llegar al lugar. Verifica especialmente el HDMI, los adaptadores, el sonido y las conexiones del portátil.
- ¿Cuánto tiempo necesito para preparar la sala?
- Calcula al menos 60 minutos para colocar mesas y sillas, revisar la distribución, preparar el registro y dejar listo el café y el buffet. Añade otros 30 minutos si el material o el catering se entregan ese mismo día.
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