Journée d’étude : la checklist d’organisation
Une journée d’étude réussie repose sur une préparation suivie, surtout lorsque plusieurs intervenants, une salle équipée et un repas sont prévus. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis avancez vers les inscriptions et la logistique. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, les besoins alimentaires et les présentations. La veille, vérifiez la technique, installez la salle et préparez l’accueil pour éviter les retards dès la première session.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Confirmer les intervenants et les formateurs
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer le programme aux participants
Rassembler les présentations
Tester la technique et les branchements
2 personnes
Commander le catering
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les formulaires d'évaluation
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
Préparer la table d'inscription
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
2 personnes
Événement
Accueil et enregistrement
2 personnes
Accompagner les participants jusqu’à la salle
Présenter l’ouverture et le programme
Animer les présentations
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer les séances de travail
3 personnes
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
Débarrasser les tables du déjeuner
2 personnes
Animer les sessions de l'après-midi
3 personnes
Assurer la pause de midi
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
Animer la session de clôture
2 personnes
Distribuer les formulaires d’évaluation
Clôture et mot de remerciement
Suivi
Rassembler les matériaux utilisés
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Restituer la salle propre et vide
3 personnes
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Envoyer un e-mail de remerciement aux participants
Collecter les formulaires d’évaluation
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Table de buffetqté 2
- Cintresqté 2
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 3
- Adaptateur HDMIqté 3
- Rallongeqté 4
- Multipriseqté 4
- Micro sans fil
- Haut-parleurqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 4
- Louchesqté 6
- Couteaux à painqté 2
- Planches à découperqté 3
- Glacièresqté 2
Inscription
- Badges nominatifsqté 55
- Porte-badgesqté 55
- Stylosqté 60
Présentation
- Blocs-notesqté 55
- Paperboardqté 2
- Feuilles de paperboardqté 2
- Marqueursqté 12
- Feuilles de travailqté 55
- Formulaires d’évaluationqté 55
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Brosses à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les horaires d’accueil, des pauses et le temps nécessaire aux changements d’intervenant. Confirmez chaque intervenant au plus tard deux semaines avant la journée d’étude.
- Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement et mettez à jour la liste des participants. Demandez les allergies et régimes alimentaires avant de commander le catering, puis gardez une marge pour quelques inscriptions tardives.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs, le micro et les haut-parleurs la veille. Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise accessibles, plutôt que de découvrir un branchement manquant à l’ouverture.
- Préparez les badges nominatifs, porte-badges, stylos et feuilles de travail avant l’arrivée du public. Installez la table d’inscription près de l’entrée et accompagnez les participants jusqu’à la salle pour limiter les interruptions pendant le démarrage.
- Organisez le café, le thé et le buffet du déjeuner avant l’accueil, avec les tasses, verres, assiettes, couverts et ustensiles de service déjà en place. Vérifiez aussi l’agencement des tables et des chaises afin que les participants voient l’écran et puissent circuler facilement.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une journée d’étude ?
- Envoyez les invitations environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Vous gardez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de confirmer les intervenants et d’ajuster le catering.
- Quand confirmer le nombre de repas pour une journée d’étude ?
- Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez le nombre de repas au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Ajoutez ensuite une petite marge si les inscriptions tardives sont encore possibles.
- Que faut-il tester avant une journée d’étude ?
- Testez la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, les adaptateurs, le micro et les haut-parleurs la veille. Réservez 30 minutes le matin même pour un dernier contrôle après l’installation dans la salle.
- Quand préparer les badges et les documents des participants ?
- Imprimez les badges, les feuilles de travail et les formulaires d’évaluation 2 à 3 jours avant la journée d’étude. Gardez une dizaine de badges vierges et quelques stylos pour les changements de dernière minute.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !