Checklist voor een studentenkerstmarkt organiseren

Een studentenkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je moet vroeg weten waar de markt komt, hoeveel kraamhouders meedoen en welke stroom- en veiligheidsvoorzieningen beschikbaar zijn. Daarna volgen de kraamindeling, vrijwilligers, betalingen en de voorraad voor koffie, hapjes en drankjes. Gebruik deze checklist om eerst de vaste afspraken te regelen en pas daarna boodschappen, bewegwijzering en opbouw voor te bereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Begroting vaststellen
2 personen
Marktindeling tekenen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling definitief maken
2 personen
Leveranciers reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Veiligheidsroutes vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Instructies voor kraamhouders maken
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Betaalwijze voor kramen afspreken
2 personen
Contant geld voor wisselgeld regelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Versproducten inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstdecoratie verzamelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein controleren
2 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom en verlengkabels aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kraamplaatsen markeren
2 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Kraamhouders instrueren
2 personen
Verkooptafels inrichten
6 personen
Eetkraam inrichten
4 personen
Drankpunt inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree en informatie bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Warme hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten bijvullen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Voorraad controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop afsluiten
3 personen

Nazorg

Kraamhouders uitchecken
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Eten en drinken opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tenten en kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Kraamplankenaantal 24
Kraamgewichtenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 150
Schotelsaantal 150
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8
Contantgeldkassa'saantal 4
Pinapparatenaantal 4
Wachtgeldbakjesaantal 12
Handkarrenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 48

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 18
Prijslijstenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Stiftenaantal 12
Kleefbandaantal 10
Kabelbindersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Poetsdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling vast voordat je kraamhouders definitief indeelt. Houd rekening met looppaden, veiligheidsroutes, stroompunten en ruimte voor partytenten, marktkramen en statafels.
Controleer stroomcapaciteit uiterlijk enkele weken vooraf. Koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken en inductiekookplaten kunnen samen meer vermogen vragen dan één stekkerdoos of verlengkabel aankan.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie minstens 7 dagen voor de markt. Zo kun je hapjes, borden en serveerschalen gericht voorbereiden in plaats van op de dag zelf bij te kopen.
Maak voor vrijwilligers een indeling met tijdvakken voor opbouw, ontvangst, toezicht en afbouw. Plan per taak een reservepersoon, want studenten vallen op de dag zelf geregeld uit door tentamens of ziekte.
Regel de betaalwijze voor kramen en het wisselgeld vooraf. Tel contant geld samen met een tweede persoon, leg het bedrag vast en zorg dat marktkramen duidelijk weten of er contant, digitaal of op rekening wordt betaald.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een studentenkerstmarkt organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en vergunningen. Benader kraamhouders en open de aanmeldingen daarna, zodat je 3 tot 4 weken voor de markt de kraamindeling kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een studentenkerstmarkt?: Reken op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en toezicht en 2 tot 4 mensen voor opbouw en afbouw. Voeg extra vrijwilligers toe zodra je meer dan ongeveer 15 kraampjes of meerdere eet- en drankpunten hebt.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een studentenkerstmarkt doen?: Koop houdbare voorraad 2 tot 3 dagen vooraf en haal versproducten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Koel dranken minstens 6 uur vooraf en controleer de boodschappenlijst nogmaals voordat de opbouw begint.
Hoeveel stroompunten heb ik nodig op een studentenkerstmarkt?: Maak eerst een lijst van alle elektrische apparaten en groepeer ze per stroompunt. Plan minimaal één apart punt voor zware apparaten zoals koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken en controleer de capaciteit samen met de locatiebeheerder uiterlijk 2 weken vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.