Checklist pour organiser un marché de Noël étudiant

Un marché de Noël étudiant demande plus qu’une suite de stands et de décorations. Il faut verrouiller la date et le lieu, connaître le nombre d’exposants, prévoir les besoins alimentaires et organiser la circulation avant le jour J. Cette checklist regroupe les 74 tâches et 57 éléments du plan, dans un ordre pratique. Elle vous aide aussi à éviter les oublis fréquents : autorisations, alimentation électrique, monnaie, signalétique et répartition précise des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser l’agencement des stands
2 personnes
Réserver les fournisseurs
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Définir les itinéraires de sécurité
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Préparer les consignes pour les exposants
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Convenir du mode de paiement pour les stands
2 personnes
Prévoir de la monnaie en espèces
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Rassembler les décorations de Noël
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’alimentation et les rallonges
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Marquer les emplacements des stands
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Instruire les tenanciers de stand
2 personnes
Installer les tables de vente
6 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Installer le point boissons
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les amuse-bouches chauds
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Soutenir les exposants
2 personnes
Vérifier les stocks
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les ventes
3 personnes

Suivi

Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes et les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Planches de standqté 24
Poids de standqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 150
Plateauxqté 150
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8
Caisses de caisse en espècesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Barquettes d’attenteqté 12
Chariots à mainqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 48

Décoration

Sapins de Noël artificielsqté 3
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Décoration de tableqté 18
Listes de prixqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 10
Serre-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez dès ce moment les autorisations nécessaires, les itinéraires de sécurité et le nombre de points d’alimentation disponibles.
Ouvrez les inscriptions des exposants 6 à 8 semaines avant le marché et fixez une date limite située environ 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de finaliser l’agencement et de recueillir les besoins alimentaires.
Dessinez le plan des stands avant de réserver tout le matériel. Prévoyez les tentes, tables, poids de stand, rallonges et multiprises en fonction des emplacements, plutôt que de les compter uniquement par exposant.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et donnez à chacun une consigne précise. Prévoyez une personne pour l’accueil, une pour les exposants, une pour les boissons et une pour les urgences pendant les heures d’ouverture.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les produits non périssables avant le jour du marché. Gardez les produits frais et les encas pour le dernier moment, et prévoyez de la monnaie en espèces dès l’ouverture des stands.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël étudiant ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, le budget et les autorisations, puis à recruter les exposants et les bénévoles.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes pour les exposants ?: Laissez le formulaire ouvert pendant 2 à 3 semaines, puis clôturez-le environ 3 semaines avant le marché. Ce délai permet de traiter les inscriptions, d’ajuster le plan et de transmettre les consignes aux exposants.
Comment organiser l’électricité sur un marché de Noël étudiant ?: Recensez les besoins électriques de chaque stand avant de finaliser l’agencement. Gardez au moins une rallonge ou une multiprise adaptée par zone selon les équipements utilisés, et vérifiez les points d’alimentation avant l’installation.
Quand acheter les boissons et préparer les encas ?: Achetez les produits non périssables plusieurs jours à l’avance et les produits frais la veille ou le jour même. Refroidissez les boissons au moins 12 heures avant l’ouverture et préparez les encas suffisamment tôt pour éviter une file d’attente au démarrage.

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