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Studentenweihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Studentenweihnachtsmarkt braucht früh klare Zuständigkeiten: Datum und Ort, Budget, Standaufteilung und Anmeldungen stehen vor dem Einkauf. Danach folgen Genehmigungen, Strom, Sicherheitswege und die Einteilung der Helfer. Kurz vor dem Termin zählen vor allem Beschilderung, Wechselgeld, gekühlte Getränke sowie vorbereitete Snacks. Diese Checkliste führt dich durch die 74 Aufgaben und 57 benötigten Dinge, ohne dass wichtige Details zwischen Standplanung und Aufbau untergehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Budget festlegen

    2 Personen

  • Marktaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung endgültig festlegen

    2 Personen

  • Lieferanten reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitsrouten festlegen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Volunteer-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Anweisungen für Standbetreiber erstellen

  • Lageplan und Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Zahlungsmodalität für Stände vereinbaren

    2 Personen

  • Bargeld für Wechselgeld organisieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Lagerbestände sortieren

    2 Personen

  • Frische Produkte einkaufen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Weihnachtsdekoration sammeln

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Stände und Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Strom und Verlängerungskabel anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    2 Personen

  • Standbetreiber instruieren

    2 Personen

  • Verkaufstische einrichten

    6 Personen

  • Essensstand einrichten

    4 Personen

  • Getränkepunkt einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Kassen und Wechselgeld bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Eingang und Information besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Warme Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkauf abschließen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Zelte und Stände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 18
  • KlappstühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • MessethekenAnz. 24
  • StandgewichteAnz. 24

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 150
  • ServierplattenAnz. 150
  • TellerAnz. 200
  • BestecksetsAnz. 200
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • InduktionskochplattenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 8
  • Kassen für BargeldAnz. 4
  • KartenlesegeräteAnz. 4
  • WartegeldschalenAnz. 12
  • HandkarrenAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 48

Dekoration

  • KunstweihnachtsbäumeAnz. 3
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtsfigurenAnz. 10
  • TischdekorationAnz. 18
  • PreislisteAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 100

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Staubsauger
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • PutztücherAnz. 30

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Standaufteilung erst endgültig fest, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind. So reservierst du Lieferanten und Mobiliar passend zur tatsächlichen Zahl der Stände.
  • Prüfe Stromanschlüsse nicht erst beim Aufbau: Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter und Induktionskochplatten brauchen erreichbare Anschlüsse, Verlängerungskabel und sichere Kabelwege.
  • Plane die Sicherheitsrouten gemeinsam mit dem Lageplan. Beschilderung, Standgewichte und freie Wege müssen vor dem Aufbau feststehen, damit Zelte und Marktstände nicht nachträglich verschoben werden.
  • Teile die Freiwilligen in konkrete Schichten ein und gib Standbetreibern schriftliche Anweisungen. Eine Einteilung mit Übergabezeiten verhindert, dass Kasse, Wechselgeld oder Kühlung unbeaufsichtigt bleiben.
  • Kaufe frische Produkte und Snacks möglichst spät, aber nicht am Veranstaltungstag kurz vor Öffnung. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; Geschirr, Servierzangen und Thermoskannen gehören bereits an die jeweiligen Stände.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Studentenweihnachtsmarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Standbetreibern. Genehmigungen, Lieferanten und Helfer brauchen meist mehr Vorlauf als der eigentliche Einkauf.
Wie viele Helfer braucht ein Studentenweihnachtsmarkt?
Plane pro gleichzeitig besetztem Stand mindestens eine verantwortliche Person und zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Aufbau, Wege, Nachschub und Abbau ein. Erstelle die Einteilung spätestens 7 Tage vor dem Markt.
Wann muss die Standaufteilung endgültig feststehen?
Schließe die Standaufteilung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin ab. Bis dahin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Strombedarf und benötigtes Mobiliar erfasst sein.
Wie plant man Strom und Sicherheitswege beim Weihnachtsmarkt?
Prüfe Stromanschlüsse und Kabelwege mindestens 7 Tage vorher und dokumentiere sie im Lageplan. Halte Sicherheitsrouten während des Aufbaus und der Öffnungszeit frei; Verlängerungskabel dürfen keine Durchgänge zur Stolperfalle machen.

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