Studentenfestival organiseren: checklist en planning

Een studentenfestival organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum, locatie, regels en programma vast; regel daarna optredens, materialen, vrijwilligers en promotie. In de laatste week draait alles om aanmeldingen, dieetwensen, leveringen en de weersverwachting. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor stroom, tenten, podiumafzetting, tafels, stoelen en techniek. Gebruik deze checklist naast het volledige plan met 69 taken en 80 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en regels controleren
2 personen
Festivalprogramma samenstellen
3 personen
Muziek en optredens vastleggen
3 personen
Reservering van locatie bevestigen
Reservering van materialen maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media starten
2 personen
Posters ophangen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
2 personen
Leveringen en ophaaltijden bevestigen
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Dranken en etenswaren koelen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Locatie voorbereiden
4 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Podiumzone afzetten
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bar en uitgiftepunt inrichten
4 personen
Buffet en hapjes uitstallen
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen

Event

Aanmeldbalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma en polsbandjes uitdelen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens begeleiden
2 personen
Muziekprogramma afspelen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Warme snacks uitgeven
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vloer en looproutes controleren
2 personen
Dieetgerechten apart houden
2 personen
Bezoekers informeren over programma
2 personen
Laatste optreden aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
3 personen
Bar en buffet afbouwen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Bezoekers informeren over gevonden items

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 10
Tafelkleedaantal 16
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muzieklaptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3
Bluetoothportofoonsaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 6
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Tafeldecoratieaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 300
Herbruikbaar bestekaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Catering

Waterdispensersaantal 3
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Kassalade
Menukaartenaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 20
Polsbandjesaantal 300
Programmaflyersaantal 300
Naamstickersaantal 300
Pennenaantal 20
Kassablokaantal 4
Boodschappen
Koopbonnenaantal 500
Kassa
Betaalterminalaantal 2
Geldkist
Prikbordenaantal 4
Informatiebordenaantal 6
Pictogrammenaantal 20
Kabelgotenaantal 10
EHBO-dozenaantal 2
Zaklampenaantal 4
Paraplu'saantal 4
Kleedkamerrekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 30
Opbergboxenaantal 8
Verhuisdekensaantal 6
Handwagensaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Scheiden-afvalstickersaantal 12
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Tips

Reserveer materialen en bevestig leveringen minstens 7 dagen vooraf. Controleer daarbij of je genoeg partytenten, tafels, stoelen, koelboxen en herbruikbare bekers hebt voor het verwachte aantal deelnemers.
Test muziek en optredens uiterlijk een dag vooraf met actieve speakers, mengpaneel, microfoons, muzieklaptop en verlengkabels. Leg reservebatterijen en een extra stekkerdoos klaar; ontbrekende stroomaansluitingen vallen vaak pas tijdens de opbouw op.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef iedere ploeg een duidelijke taak. Zorg dat zij weten wie deelnemers ontvangt, wie de podiumzone bewaakt en wie leveringen of materiaal ophaalt.
Verstuur het definitieve programma en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je boodschappen doet, zodat eten, drinken en koeling aansluiten op het werkelijke aantal deelnemers.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en plan minimaal 2 uur voor de opbouw. Zet partytenten, afzetpalen, verlichting en podiumzone eerst klaar; controleer daarna stroompunten, tafels, stoelen en de geluidsinstallatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studentenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het programma. Reserveer materialen, optredens en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor het festival.
Wanneer moet ik de vergunningen voor een studentenfestival regelen?: Controleer de regels zodra datum en locatie vaststaan, idealiter 8 tot 12 weken vooraf. De benodigde termijn verschilt per gemeente en locatie, dus wacht niet tot de laatste maand.
Hoeveel tijd heb je nodig om een studentenfestival op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor een eenvoudige opbouw en langer als je partytenten, podiumtechniek en meerdere stroompunten gebruikt. Laat techniek en verlichting minstens 30 minuten vóór de start testen.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen definitief maken?: Verzamel dieetwensen tot ongeveer 7 dagen vooraf en maak de definitieve deelnemerslijst 2 tot 3 dagen voor het festival. Doe daarna pas de laatste controle van boodschappen, eten en drinken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.