Festival étudiant : la checklist pour tout organiser

Un festival étudiant se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les autorisations, puis la programmation, les inscriptions et la logistique. Les dernières semaines servent à confirmer les prestataires, recruter les bénévoles et suivre les besoins alimentaires. Les derniers jours sont consacrés aux livraisons, aux achats, à la météo et au refroidissement des boissons. Le jour J, prévois assez de temps pour installer les tentes, le mobilier, l’éclairage et le balisage de la scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les permis et les règles
2 personnes
Établir le programme du festival
3 personnes
Confirmer la musique et les prestations
3 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Réserver le matériel
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Lancer la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Accrocher les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
2 personnes
Confirmer les livraisons et les heures de ramassage
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Refroidir les boissons et les aliments
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Préparer le lieu
4 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Balisage de la zone de scène
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager le bar et le point de service
4 personnes
Installer le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme et les bracelets
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les spectacles
2 personnes
Lancer le programme musical
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir des snacks chauds
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier le sol et les chemins de circulation
2 personnes
Garder les plats diététiques à part
2 personnes
Informer les visiteurs sur le programme
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les restes
3 personnes
Démonter le bar et le buffet
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Informer les visiteurs des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 10
Nappeqté 16
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable de musique
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3
Talkies-walkies Bluetoothqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Décoration de tableqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 300
Couverts réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 24
Tiroir-caisse
Cartes de menuqté 8
Cartes des allergènesqté 20
Braceletsqté 300
Flyers du programmeqté 300
Étiquettes nominativesqté 300
Stylosqté 20
Bordereau de caisseqté 4
Courses
Bons d’achatqté 500
Caisse
Terminal de paiementqté 2
Caisse
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux d'informationqté 6
Pictogrammesqté 20
Goulottes de câblesqté 10
Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Parapluiesqté 4
Portants de logeqté 2
Cintresqté 30
Boîtes de rangementqté 8
Couvertures de déménagementqté 6
Diablesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Autocollants pour tri des déchetsqté 12
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Conseils

Commence par réserver le lieu et vérifier les permis : certaines autorisations ou règles de sécurité doivent être confirmées plusieurs semaines avant l’événement.
Fixe une date limite d’inscription et recueille les besoins alimentaires avant d’établir la liste définitive des participants. Cela évite de découvrir les régimes particuliers au moment du buffet.
Confirme les livraisons et les heures de ramassage au moins 48 heures avant le festival. Vérifie aussi que les rallonges, multiprises, microphones et pieds de micro correspondent bien aux besoins techniques.
Prévois un responsable par zone le jour J : scène, accueil, buffet et matériel. Les talkies-walkies permettent de régler rapidement un problème sans laisser un poste sans surveillance.
Consulte les prévisions météo la veille et le matin même. Les tentes, lampes à piles, guirlandes LED et attaches-câbles doivent être prêts avant l’arrivée des participants, pas pendant l’installation de la scène.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival étudiant ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, confirmer la musique et recruter les bénévoles. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les courses et la préparation du site.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un festival étudiant ?: Envoie les invitations environ 4 semaines avant la date prévue, puis relance les participants 7 à 10 jours avant. Fixe la clôture des inscriptions au plus tard 5 jours avant afin de finaliser les quantités et les besoins alimentaires.
Quand installer les tentes et le matériel du festival ?: Installe les tentes, les tables, les chaises et le balisage le jour même, au moins 4 heures avant l’ouverture. Récupère le matériel et vérifie les points d’alimentation avant de commencer l’installation technique.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival étudiant ?: La veille, confirme les livraisons, les heures de ramassage, la météo et la liste définitive des participants. Refroidis les boissons et les aliments dès que possible et vérifie que les achats, le matériel et les bénévoles sont bien couverts.

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