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Studentenfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Studentenfestival braucht mehr als ein Programm und gute Musik. Du musst Genehmigungen, Location, Technik, Helfer, Verpflegung und den Ablauf so koordinieren, dass am Veranstaltungstag nichts blockiert. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm; in den letzten Tagen geht es vor allem um Teilnehmerzahlen, Lieferungen, Wetter und Aufbau. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Vorbereitung und den Festivaltag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Regeln kontrollieren

    2 Personen

  • Festivalprogramm zusammenstellen

    3 Personen

  • Musik und Auftritte festhalten

    3 Personen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Materialreservierung anlegen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Werbung starten

    2 Personen

  • Poster aufhängen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Programm an Teilnehmer senden

    2 Personen

  • Lieferungen und Abholzeiten bestätigen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    4 Personen

  • Getränke und Speisen kühlen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort vorbereiten

    4 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    5 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Bereich um die Bühne absperren

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Bar und Ausgabestelle einrichten

    4 Personen

  • Buffet und Häppchen anrichten

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

Event

  • Anmeldeschalter besetzen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm und Armbänder ausgeben

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Musikprogramm abspielen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Warme Snacks ausgeben

    4 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Boden und Laufwege kontrollieren

    2 Personen

  • Diätgerichte getrennt halten

    2 Personen

  • Besucher über das Programm informieren

    2 Personen

  • Letzten Auftritt ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    3 Personen

  • Bar und Buffet abbauen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Besucher über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 10
  • TischdeckeAnz. 16
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Musiklaptop
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 3
  • Bluetooth-FunkgeräteAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-SpotsAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • WimpelkettenAnz. 12
  • Festival-BannerAnz. 6
  • KlebebandAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 100
  • TischdekorationAnz. 16

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 350
  • Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
  • Mehrweg-TellerAnz. 300
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 300
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4

Catering

  • WasserspenderAnz. 3
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24
  • Kassenschale
  • SpeisekartenAnz. 8
  • AllergiekärtchenAnz. 20
  • ArmbänderAnz. 300
  • ProgrammflyerAnz. 300
  • NamensaufkleberAnz. 300
  • StifteAnz. 20
  • KassenbonAnz. 4
  • Einkäufe
  • KaufbelegeAnz. 500
  • Kasse
  • KartenterminalAnz. 2
  • Geldkassette
  • PinnwändeAnz. 4
  • InfotafelnAnz. 6
  • PiktogrammeAnz. 20
  • KabelkanäleAnz. 10
  • Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • RegenschirmeAnz. 4
  • UmkleideracksAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 30
  • AufbewahrungsboxenAnz. 8
  • UmzugsdeckenAnz. 6
  • TransportwagenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Recycling-AufkleberAnz. 12
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Tipps

  • Kläre Genehmigungen und Regeln, bevor du Location, Musik und Werbung endgültig festlegst. Plane dafür mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf ein, da Auflagen zu Lärm, Strom oder Sicherheitsbereichen den Ablauf verändern können.
  • Bestätige Technik und Material nicht erst am Vortag. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Verlängerungskabel und Stromanschlüsse mindestens 7 Tage vorher und notiere für jede Lieferung eine konkrete Abhol- oder Ankunftszeit.
  • Sammle Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vor dem Festival. Erst danach lassen sich Getränke, Speisen, Kühlung und Geschirr verlässlich kalkulieren.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Zelte und Mobiliar zuerst, Strom und Technik danach, Dekoration zuletzt. Für Absperrungen rund um die Bühne, Kabelwege und einen Funktionstest der Musik solltest du mindestens 2 Stunden vor Beginn fertig sein.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vorabend und am Veranstaltungstag erneut. Bei einem Außenfestival müssen Partyzelte, Beleuchtung, Kühlboxen und empfindliche Technik so bereitstehen, dass sie bei Regen oder Wind schnell geschützt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Studentenfestival planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Programm. Werbung und Anmeldungen können danach starten; Material, Helfer und Verpflegung werden in den letzten 2 Wochen konkretisiert.
Wie viele Helfer braucht ein Studentenfestival?
Plane mindestens 1 Helfer je 20 bis 30 erwartete Teilnehmer ein, zusätzlich zur Bühnen- und Technikverantwortung. Teile die Schichten spätestens 7 Tage vorher für Aufbau, Einlass, Bar, Betreuung und Abbau ein.
Wann muss die Teilnehmerzahl feststehen?
Schließe die endgültige Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vor dem Festival. So kannst du Mengen für Speisen, Getränke, wiederverwendbare Becher und Kühlung anpassen und Ernährungswünsche berücksichtigen.
Wie lange dauert der Aufbau für ein Studentenfestival?
Rechne mit mindestens 2 bis 3 Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Strom, Technik, Beleuchtung und Absperrungen. Plane zusätzlich 30 Minuten für einen Soundcheck und die Kontrolle aller Kabelwege ein.

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