Checklist voor een goed georganiseerd studentencongres

Een studentencongres organiseren vraagt vooral om strakke opvolging: eerst programma, locatie en sprekers vastleggen, daarna aanmeldingen, catering en techniek regelen. Werk toe naar één draaiboek waarin tijden, verantwoordelijken en contactgegevens staan. Verzamel presentaties en dieetwensen ruim vóór de congresdag, zodat je niet op het laatste moment hoeft te improviseren. Plan bovendien een aparte controle voor naamkaartjes, routeborden, badges en alle audiovisuele apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Sprekersgegevens verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Techniek inventariseren
2 personen
Presentaties verzamelen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Sprekersbriefing versturen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Routeborden ontwerpen
Cateringhoeveelheden doorgeven
Programma laten drukken
Naamkaartjes laten drukken
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Naambadges sorteren
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Sprekerspresentaties klaarzetten

Event

Zaal openen
2 personen
Techniek opbouwen
3 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Pauzetafels klaarzetten
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Dieetmaaltijden labelen
Informatietafel vullen
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
3 personen
Koffie serveren
2 personen
Opening aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties bedienen
Microfoons beheren
Tijd per sessie bewaken
Vragen uit de zaal begeleiden
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies naar keuken brengen
2 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Afsluiting aankondigen
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
Sprekers bedanken
Presentaties archiveren
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Krukkenaantal 6
Tafellinnenaantal 14

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Soeplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Buffetschalenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 8
Broodmandenaantal 8

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Tafelbordjesaantal 14
Routebordenaantal 10
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Tafeldecoratieaantal 14
Wegwerpplakbandaantal 6
Kleefgumaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de zaal eerst definitief vast. Reserveer daarna pas catering en techniek, zodat aantallen, zaalopstelling en benodigde apparatuur op elkaar aansluiten.
Vraag dieetwensen uiterlijk 2 weken voor het congres uit en geef de definitieve cateringhoeveelheden daarna door. Houd de deelnemerslijst bij, ook als aanmeldingen nog binnenkomen.
Vraag presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf op en zet ze op een vaste presentatielaptop én een USB-stick. Test beamer, scherm, HDMI-adapters, klikkers en microfoons vóór de congresdag.
Maak het draaiboek met blokken van 15 minuten en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Noteer ook wie sprekers opvangt, de registratie beheert en technische problemen oplost.
Sorteer naamkaartjes en naambadges vooraf op alfabet of registratienummer. Leg routeborden, deelnemerslijst en registratiemateriaal minimaal 1 uur vóór de ontvangst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een studentencongres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Sprekers, zaal en programma moeten vroeg vaststaan; plan de definitieve catering- en deelnemersaantallen uiterlijk 2 weken voor het congres.
Wanneer moet ik sprekers benaderen voor een studentencongres?: Benader sprekers zodra de congresdatum en het hoofdthema bekend zijn, idealiter 3 tot 4 maanden vooraf. Vraag hun bio, functietitel, presentatie en technische wensen uiterlijk 3 dagen voor het congres op.
Hoeveel tijd kost de techniekcontrole op de congresdag?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de volledige test. Controleer beamer, projectiescherm, presentatielaptops, HDMI-adapters, klikkers, microfoons, luidsprekers en kabels vóór deelnemers binnenkomen.
Wanneer moet ik naamkaartjes en programma's laten drukken?: Laat programma's en naamkaartjes drukken zodra de inhoud en deelnemerslijst stabiel zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Houd een kleine voorraad blanco kaartjes achter voor late aanmeldingen of correcties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.