Checklist pour organiser un congrès étudiant

Un congrès étudiant demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et l’accueil sur place. Commence par réserver la salle et confirmer les participants avant de finaliser les besoins techniques et le catering. Les dernières semaines servent surtout à récupérer les présentations, imprimer les badges et tester chaque équipement. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Contacter les intervenants
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Rassembler les informations des intervenants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Recenser le matériel technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Élaborer le déroulé
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Concevoir les panneaux d’orientation
Communiquer les quantités de catering
Faire imprimer le programme
Faire imprimer les badges nominaux
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Préparer les présentations des intervenants

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Monter la technique
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables de pause
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
Installer la table d'information
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
3 personnes
Servir le café
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
Gérer les micros
Veiller au temps par session
Animer les questions de la salle
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les tasses usagées
2 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Apporter la vaisselle à la cuisine
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remercier les participants
Remercier les intervenants
Archiver les présentations
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Nappesqté 14

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Adaptateurs HDMIqté 4
Cliques de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Louches à soupeqté 8
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de buffetqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Louchesqté 12
Plateauxqté 8
Corbeilles à painqté 8

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Pancartes de tableqté 14
Panneaux de directionqté 10
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Braceletsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 120
Décoration de tableqté 14
Ruban adhésif jetableqté 6
Pâte adhésiveqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle avant d’ouvrir les inscriptions : vérifie la capacité en places assises, l’espace pour la table d’inscription et la circulation entre les sessions.
Demande les informations alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets les quantités définitives au traiteur au moins 5 jours avant le congrès.
Fixe une date limite pour les présentations, idéalement 3 jours avant l’événement, afin de les rassembler sur un ordinateur et une clé USB de secours.
Prévois un test technique complet la veille : vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, adaptateurs HDMI, multiprises et rallonges doivent être vérifiés ensemble.
Prépare les badges et le plan d’orientation 2 jours avant l’accueil. Trie les badges par ordre alphabétique et imprime une liste des participants pour retrouver rapidement une inscription.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès étudiant ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cette marge laisse le temps de réserver la salle, contacter les intervenants, ouvrir les inscriptions et confirmer le catering.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie les invitations 6 à 8 semaines avant le congrès, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Prévois une relance environ 2 semaines avant la clôture des inscriptions.
Quand confirmer le nombre de repas pour un congrès ?: Fais une première estimation après les inscriptions, puis confirme les quantités au traiteur 5 jours avant l’événement. Ajoute les besoins alimentaires recueillis dans le formulaire.
Que faut-il tester la veille d’un congrès étudiant ?: Consacre au moins 60 minutes à tester le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, batteries externes et le matériel de secours.

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