Studentenkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Studentenkongress braucht früh klare Zuständigkeiten: Programm, Raum, Referenten und Anmeldung hängen direkt zusammen. Plane zuerst Inhalt und Saal, danach Einladungen, Anmeldungen und Catering. In der letzten Woche zählen technische Proben, gedruckte Unterlagen und ein genauer Ablaufplan. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur Registrierung am Veranstaltungstag und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm finalisieren
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Referenten ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Sprecherdaten sammeln
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Technik inventarisieren
2 Personen
Präsentationen sammeln
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Sprecherbriefing versenden
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
Namensschilder entwerfen
Wegweiser entwerfen
Cateringmengen weitergeben
Programm drucken lassen
Namensschilder drucken lassen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Catering prüfen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder sortieren
2 Personen
Materialien einpacken
2 Personen
Präsentationen der Sprecher bereitlegen

Event

Saal öffnen
2 Personen
Technik aufbauen
3 Personen
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
Pausentische aufstellen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
Infotisch auffüllen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
3 Personen
Kaffee servieren
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Redner betreuen
2 Personen
Präsentationen betreuen
Mikrofone verwalten
Zeit pro Sitzung überwachen
Fragen aus dem Publikum moderieren
Kaffeepause servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutzte Becher einsammeln
2 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Buffet zwischendurch auffüllen
2 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr in die Küche bringen
2 Personen
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
Abschluss ankündigen
Abreise der Teilnehmer begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
Sprecher danken
Präsentationen archivieren
Ausgaben sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 14
RegistrierungstischAnz. 2
Rednertisch
HockerAnz. 6
TischwäscheAnz. 14

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
PräsentationslaptopsAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
SuppenkellenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
BuffetschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
TablettsAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8

Dekoration

KongressbannerAnz. 3
TischschilderAnz. 14
WegweiserAnz. 10
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
StifteAnz. 120
NotizblöckeAnz. 120
TischdekorationAnz. 14
EinwegklebebandAnz. 6
KlebestiftAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Raum mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Erst danach solltest du Referenten verbindlich ansprechen und das Anmeldeformular mit Uhrzeiten, Pausen und Ernährungswünschen veröffentlichen.
Sammle von jedem Referenten spätestens 7 Tage vor dem Kongress Name, Kurzbiografie, Vortragstitel und Präsentation. Bitte zusätzlich um das verwendete Anschlussformat und plane einen Präsentationslaptop als Reserve ein.
Gib dem Catering 5 bis 7 Tage vorher die aktuelle Teilnehmerzahl und alle Ernährungswünsche. Rechne nicht nur mit Essen: Für die Registrierung und jede Pause brauchst du auch Tassen, Gläser, Teller, Besteck sowie Kannen und Thermoskannen.
Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, HDMI-Adapter und Präsentationsklicker spätestens am Vortag gemeinsam im Saal. Markiere Verlängerungskabel mit Gaffer Tape und halte USB-Sticks sowie Powerbanks als Reserve bereit.
Drucke Teilnehmerliste, Programm und Namensschilder am Vortag und sortiere die Schilder alphabetisch. Stelle Registrierungstisch, Wegweiser und Helferplan mindestens 30 Minuten vor Einlass bereit, damit die ersten Gäste nicht auf die Technik warten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Studentenkongress organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Saal und Referenten. Die Anmeldung sollte spätestens 6 Wochen vor dem Termin starten, damit du Teilnehmerzahlen und Catering rechtzeitig planen kannst.
Wann muss das Catering für einen Studentenkongress bestellt werden?: Reserviere das Catering idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Die verbindliche Menge und Ernährungswünsche gibst du 5 bis 7 Tage vor dem Kongress weiter.
Wie viele Helfer braucht man für einen Studentenkongress?: Plane mindestens 1 Person für die Registrierung, 1 Technikverantwortlichen und je 1 Helfer für Saal und Referenten ein. Bei mehr als 100 Teilnehmenden sind 5 bis 6 Helfer für Einlass, Orientierung und Pausen sinnvoll.
Wann sollte man die Technik für einen Studentenkongress testen?: Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe Beamer, Ton, Mikrofone, Adapter und Präsentationen im echten Saal. Sei am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Einlass für einen kurzen Funktionstest vor Ort.

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