Stripbeurs organiseren: complete checklist

Een stripbeurs organiseren vraagt meer dan tafels neerzetten en auteurs uitnodigen. Je moet standhouders op tijd vastleggen, het auteursprogramma en de plattegrond op elkaar afstemmen en bezoekersstromen voorbereiden. Deze checklist helpt je van datum en programma naar tickets, promotie, materialen en de laatste controle op de beursdag. Let vooral op zaken die vaak te laat worden geregeld: standnummers, naambadges, pinapparaten, kabels en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
Standhouders benaderen
3 personen
Auteurs uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Plattegrond van stands maken
2 personen
Auteursprogramma samenstellen
2 personen
Promotietekst schrijven
Sociale media publiceren
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Ticketlijst controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Standnummers printen
Programmafolders printen
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Contactlijst samenstellen
Betaalmiddelen controleren
2 personen
Voorraad kantoorartikelen controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Tafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Auteursruimte inrichten
3 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
4 personen
Standhouders registreren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Kassa bedienen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Auteurs begeleiden
2 personen
Signeersessies aankondigen
Signeertafel begeleiden
2 personen
Lezingen begeleiden
2 personen
Microfoon bedienen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Foto's maken
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers uitlaten
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Auteurs uitzwaaien
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Voorraad inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Foto's archiveren
Bedankbericht versturen
2 personen
Restmateriaal opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12
Wachtrijbandenaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 36

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Printersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptopstandaardsaantal 2
Kabelhaspelsaantal 3
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbestekaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Stripfiguurpostersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Fotowand
Plakgumaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 36
Naamkaartjesaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Kantoor

Printpapieraantal 5
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 20
Notitieblokkenaantal 12
Plakbandaantal 12
Schrijfplankjesaantal 6
Enveloppenaantal 100
Kassa-etuisaantal 3
Polsbandjesaantal 500
Ticketrollenaantal 6
Garderobenummersaantal 300
Clipboardsaantal 8
Papiersnijder
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Schaarsetsaantal 4
Klembordenaantal 6
Contantgeldladeaantal 3

Beveiliging

Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Polsbandjescontrolelampaantal 2
Nooduitgangbordjesaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Tips

Leg de standindeling vast voordat je standhouders definitief bevestigt. Zo weet je hoeveel tafels, stoelen, kledingrekken, afzetpalen en wachtrijbanden nodig zijn en voorkom je last-minute verschuivingen.
Plan het auteursprogramma uiterlijk 3 weken vooraf en controleer daarna of speakers, microfoons, microfoonstandaards en kabelhaspels op de juiste plek kunnen staan. Reserveer tijd tussen programmaonderdelen voor signeerrijen en verplaatsing.
Verstuur uitnodigingen en promotieteksten zodra datum, locatie en programmaonderdelen vaststaan. Houd de ticketlijst dagelijks bij in de laatste 7 dagen en druk programmafolders, standnummers en naambadges pas na de laatste wijzigingen.
Controleer betaalmiddelen minimaal 2 dagen vooraf. Test elk pinapparaat, laad laptops en tablets volledig op en leg stekkerdozen, verlengsnoeren en oplaadstations klaar bij de registratie en verkooptafels.
Maak de vrijwilligersplanning in blokken van 2 tot 3 uur. Wijs daarnaast één contactpersoon aan voor standhouders, één voor het auteursprogramma en één voor entree, wachtrijbanden en ticketcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een stripbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma en het benaderen van standhouders en auteurs. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, promotie, ticketcontrole, printwerk en materiaalcontroles.
Wanneer moet ik standhouders voor een stripbeurs bevestigen?: Bevestig standhouders bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de beurs, zodra de aanmeldingen en beschikbare ruimte duidelijk zijn. Stuur daarna het standnummer, de opbouwinformatie en de praktische contactgegevens opnieuw uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een stripbeurs?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 aanwezige bezoekers tijdens piekmomenten, plus een aparte contactpersoon voor standhouders en auteurs. Plan diensten van 2 tot 3 uur, zodat de bezetting gedurende de hele dag blijft werken.
Wanneer moet ik programmafolders en naambadges printen?: Print programmafolders, standnummers en naambadges 2 tot 3 dagen vooraf, nadat wijzigingen in auteursprogramma, deelnemers en plattegrond zijn verwerkt. Houd op de beursdag een kleine reservevoorraad kantoorartikelen en blanco badges achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.