Organiser un salon de bandes dessinées : la checklist complète

Un salon de bandes dessinées demande une coordination précise entre auteurs, exposants, visiteurs et bénévoles. Commence par fixer la date et le programme, puis avance dans l’ordre : invitations, inscriptions, réservations, communication et préparation des stands. Les derniers jours servent surtout à vérifier les badges, les programmes imprimés, les moyens de paiement et le matériel technique. Cette checklist rassemble les 78 tâches et les 80 fournitures du plan pour ne rien laisser au hasard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le profil des participants
2 personnes
Contacter les exposants
3 personnes
Inviter les auteurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Créer le plan des stands
2 personnes
Composer le programme des auteurs
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
Publier sur les réseaux sociaux
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Vérifier la liste des billets
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les numéros de stand
Imprimer les programmes
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Établir la liste de contacts
Contrôler les moyens de paiement
2 personnes
Vérifier le stock de fournitures de bureau
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Aménager l’espace des auteurs
3 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
4 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Accompagner les auteurs
2 personnes
Annoncer les séances de dédicaces
Animer la table de dédicaces
2 personnes
Animer les conférences
2 personnes
Gérer le micro
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Prendre des photos
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Faire sortir les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Faire leurs adieux aux auteurs
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Archiver les photos
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Portantsqté 3
Poteaux de balisageqté 12
Bracelets de file d’attenteqté 8
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 36

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Supports pour ordinateur portableqté 2
Rallonges à enrouleurqté 3
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Couverts de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Plateauxqté 6

Décoration

Affiches de personnages de dessin animéqté 12
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Mur photo
Colle repositionnableqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Pancartes de tableqté 36
Badges nominatifsqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Bureau

Papier d’impressionqté 5
Stylosqté 30
Marqueurs permanentsqté 20
Blocs-notesqté 12
Ruban adhésifqté 12
Planchettes à écrireqté 6
Enveloppesqté 100
Pochettes de caisseqté 3
Braceletsqté 500
Rouleaux de ticketsqté 6
Numéros de vestiaireqté 300
Presse-papiersqté 8
Massicot
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Jeux de ciseauxqté 4
Presse-papiersqté 6
Tiroir-caisseqté 3

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Lampe de contrôle des braceletsqté 2
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Conseils

Bloque le programme des auteurs avant d’envoyer les invitations : les séances de dédicaces, rencontres et horaires doivent apparaître dans les supports de communication. Prévois aussi un délai pour confirmer les participants qui n’ont pas répondu.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relance les personnes concernées au moins 7 jours avant le salon. Cette vérification évite de découvrir les régimes particuliers le jour de l’événement.
Prépare le plan des stands avant l’impression des numéros et des programmes. Garde une version numérique sur un ordinateur portable et une version papier à l’accueil en cas de problème d’impression.
Compte les badges nominatifs, les programmes et les numéros de stand séparément, puis ajoute une réserve d’au moins 10 %. Les oublis concernent souvent les bénévoles, les intervenants ajoutés tardivement et les remplacements.
Teste les terminaux de paiement, les imprimantes, les microphones et les haut-parleurs la veille. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et stations de recharge afin de ne pas chercher une solution électrique pendant l’ouverture au public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de bandes dessinées ?: Commence idéalement 6 à 9 mois avant la date prévue. Les auteurs et exposants doivent être contactés tôt, tandis que les inscriptions, réservations et supports imprimés se finalisent dans les dernières semaines.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirme les exposants au plus tard 4 à 6 semaines avant le salon. Tu auras ainsi le temps de créer le plan des stands, d’imprimer les numéros et d’ajuster les besoins en tables, chaises et équipements.
Quand imprimer les badges et les programmes ?: Imprime-les environ 7 jours avant l’événement, après une dernière vérification de la liste des billets et du programme des auteurs. Prévois 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de bandes dessinées ?: Contrôle les réservations, le plan des stands, les moyens de paiement, le stock de fournitures et le matériel audiovisuel. Rassemble aussi les badges, programmes, nappes, rallonges et supports de signalétique au même endroit avant l’installation.

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