Checklist para organizar una feria de cómics sin olvidos

Organizar una feria de cómics exige coordinar autores, expositores, stands, entradas y actividades en un mismo día. Empieza fijando la fecha y el programa, y deja cerrados con antelación el plano, las reservas y las inscripciones. Después, prepara acreditaciones, números de stand, folletos y turnos de voluntariado. Esta checklist también te ayuda a comprobar los equipos, los medios de pago y los materiales que suelen faltar justo antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir el perfil de los participantes
2 personas
Contactar con los expositores
3 personas
Invitar a los autores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Hacer el plano de los stands
2 personas
Elaborar el programa de autores
2 personas
Escribir texto promocional
Publicar en redes sociales
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Comprobar la lista de entradas
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir números de stand
Imprimir folletos del programa
2 personas
Programar a los voluntarios
2 personas
Elaborar la lista de contactos
Comprobar los medios de pago
2 personas
Comprobar el stock de material de oficina
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar mesas
5 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Preparar la sala de autores
3 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
4 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Operar la caja
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Acompañar a los autores
2 personas
Anunciar las sesiones de firmas
Coordinar la mesa de firmas
2 personas
Acompañar las conferencias
2 personas
Manejar el micrófono
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Tomar fotos
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Despachar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Despedir a los autores
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar el material
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Archivar fotos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Guardar el material sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 32
Sillascant. 90
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 12
Brazaletes para la colacant. 8
Mesas plegablescant. 4
Mantelescant. 36

Equipo

Portátilescant. 2
Tabletscant. 3
Datáfonoscant. 3
Impresorascant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Soportes para portátilescant. 2
Enrollacablescant. 3
Estaciones de cargacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 6
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6
Cubiertos de serviciocant. 8
Abrebotellascant. 4
Bandejascant. 6

Decoración

Pósters de personajes de cómiccant. 12
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Photowall
Masilla adhesivacant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de mesacant. 36
Tarjetas de nombrecant. 100

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Iluminación ambientalcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Oficina

Papel de impresióncant. 5
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 20
Bloc de notascant. 12
Cinta adhesivacant. 12
Portapapelescant. 6
Sobrescant. 100
Fundas para caja registradoracant. 3
Pulserascant. 500
Rollo de ticketscant. 6
Números de guardarropacant. 300
Portapapelescant. 8
Cortadora de papel
Grapadorascant. 4
Grapascant. 8
Sets de tijerascant. 4
Portapapelescant. 6
Cajón para efectivocant. 3

Seguridad

Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Lámpara de control de pulserascant. 2
Señales de salida de emergenciacant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Consejos

Cierra el plano de los stands antes de imprimir números y folletos. Así evitas rehacer materiales cuando un expositor cambia de sitio o necesita otra mesa.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y fija una fecha límite de 7 días antes. Las respuestas tardías complican las compras y la preparación de bebidas.
Haz una prueba de datáfonos, portátiles, tablets e impresoras al menos 48 horas antes. Comprueba también cables, regletas, alargadores y estaciones de carga en el mismo montaje.
Programa a los voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y entrega una lista de contactos. Incluye quién controla las entradas, quién atiende a los autores y quién resuelve incidencias en los stands.
Reserva tiempo para reunir y etiquetar el material el día anterior. Los cables enrollados, los micrófonos, los soportes y los números de stand suelen quedarse en cajas separadas y aparecer demasiado tarde.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de cómics?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, programa, participantes y expositores. Deja cerrados el plano de los stands, las reservas y el programa de autores como mínimo 2 semanas antes.
¿Cuándo debo contactar con los expositores y autores?: Contacta con los expositores entre 6 y 8 semanas antes y confirma sus necesidades de mesa, silla y soporte. Invita a los autores con al menos 6 semanas de margen para poder elaborar el programa y promocionarlo.
¿Cuándo se imprimen las acreditaciones y los folletos?: Espera a tener confirmadas las inscripciones, el plano y el programa. Como referencia, imprime acreditaciones, números de stand y folletos entre 5 y 7 días antes, dejando tiempo para corregir errores.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de cómics?: Revisa la lista de entradas, los medios de pago, el stock de material de oficina y todo el equipo técnico. Reúne mesas, sillas, soportes, cables, micrófonos y materiales impresos al menos 24 horas antes.

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