Comic-Ausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Comic-Ausstellung steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Autoren und Besucher. Lege zuerst Datum, Programm und Zielgruppe fest, bevor du Einladungen verschickst oder Stände planst. Danach folgen Anmeldungen, Reservierungen, Standplan, Werbung und die Vorbereitung vor Ort. Plane neben Tischen und Beschilderung auch Technik, Bezahlmöglichkeiten, Garderobe und Verpflegung ein. Diese Checkliste umfasst 78 Aufgaben und 80 benötigte Dinge – vom ersten Kontakt bis zum Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmerprofil festlegen
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
3 Personen
Autoren einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Standplan erstellen
2 Personen
Autorenprogramm zusammenstellen
2 Personen
Werbetext schreiben
In sozialen Medien veröffentlichen
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Ticketliste prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Standnummern drucken
Programmhefte drucken
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kontaktliste zusammenstellen
Zahlungsmittel prüfen
2 Personen
Bestand an Büromaterial prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Tische aufstellen
5 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Autorenraum einrichten
3 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
4 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Autoren begleiten
2 Personen
Signierstunden ankündigen
Signiertisch betreuen
2 Personen
Vorträge betreuen
2 Personen
Mikrofon bedienen
Catering ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fotos machen
Besucherströme lenken
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Letzte Besucher hinausbegleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Standbetreiber auschecken
3 Personen
Autoren verabschieden
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel abbauen
5 Personen
Location reinigen
4 Personen
Vorrat einpacken
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Fotos archivieren
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Restmaterial verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 32
StühleAnz. 90
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
GarderobenständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 12
WarteschlangenbänderAnz. 8
KlappischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 36

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
DruckerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LaptopständerAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 3
LadestationenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
ServierbesteckAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
TablettsAnz. 6

Dekoration

Comicfiguren-PosterAnz. 12
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
Fotowand
KleberAnz. 6
WegweiserAnz. 12
TischschilderAnz. 36
NamensschilderAnz. 100

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Büro

DruckpapierAnz. 5
StifteAnz. 30
PermanentmarkerAnz. 20
NotizblöckeAnz. 12
KlebebandAnz. 12
SchreibbretterAnz. 6
UmschlägeAnz. 100
KassenetuisAnz. 3
ArmbänderAnz. 500
TicketrollenAnz. 6
GarderobennummernAnz. 300
KlemmbretterAnz. 8
Papierschneider
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
Scheren-SetsAnz. 4
KlemmbretterAnz. 6
BargeldschubladeAnz. 3

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
ArmbandkontrolllampeAnz. 2
NotausgangsschilderAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Tipps

Bestätige Standbetreiber und Autoren spätestens 14 Tage vor der Ausstellung. Erst danach lassen sich Standnummern, der Standplan und das Autorenprogramm zuverlässig festlegen.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe die Ticketliste 2 bis 3 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche, damit Verpflegung und Sitzplätze passen.
Drucke Programmhefte, Namensschilder und Standnummern mindestens 3 Tage vor dem Aufbau. Ein Drucker vor Ort hilft bei Nachmeldungen, ersetzt aber keine vorbereiteten Unterlagen.
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Kartenlesegeräte und Laptops am Vortag. Plane pro Technikstation mindestens ein passendes Verlängerungskabel und eine Lademöglichkeit ein.
Ordne den Einlass frühzeitig: Absperrpfosten und Warteschlangenbänder verhindern Gedränge, während ein Garderobenständer und klare Standnummern den Besucherstrom entlasten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Comic-Ausstellung planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Teilnehmerprofil. Standbetreiber und Autoren sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin angesprochen werden.
Wann sollte man die Aussteller einer Comic-Ausstellung bestätigen?: Bestätige die Standbetreiber etwa 14 Tage vor der Ausstellung. Dann kannst du Standplan, Standnummern, Tischbedarf und Programmhefte verbindlich vorbereiten.
Wie viele Helfer braucht man für eine Comic-Ausstellung?: Plane mindestens eine Person für den Einlass, eine für die Technik und je eine für Aufbau und Betreuung der Aussteller ein. Bei mehreren parallelen Programmpunkten solltest du zusätzlich pro Programmbereich eine Person einteilen.
Was muss man für die Technik einer Comic-Ausstellung prüfen?: Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Laptops, Tablets, Drucker und Kartenlesegeräte spätestens am Vortag. Kontrolliere außerdem Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Ladestationen, damit beim Aufbau keine Verbindung oder Stromversorgung fehlt.

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