Zo organiseer je een stripbeurs

Begin een stripbeurs niet met posters, maar met de datum, doelgroep en beschikbare ruimte. Daarna leg je eerst de standhouders en auteurs vast; pas dan kun je een logische plattegrond, een auteursprogramma en een realistische bezoekersplanning maken. Reserveer tijd voor bevestigingen, ticketcontrole en het printen van badges, standnummers en programmafolders. Op de beursdag gaat het vaak mis bij pinbetalingen, kabels, wachtrijen en ontbrekende contactgegevens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
3
Standhouders benaderen
3 personen
4
Auteurs uitnodigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standhouders bevestigen
2 personen
9
Reserveringen maken
2 personen
10
Plattegrond van stands maken
2 personen
11
Auteursprogramma samenstellen
2 personen
12
Promotietekst schrijven
13
Sociale media publiceren
2 personen
14
Posters verspreiden
3 personen
15
Ticketlijst controleren
2 personen
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Standnummers printen
18
Programmafolders printen
2 personen
19
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
20
Contactlijst samenstellen
21
Betaalmiddelen controleren
2 personen
22
Voorraad kantoorartikelen controleren
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
28
Entreebalie opbouwen
2 personen
29
Tafels opstellen
5 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Standnummers ophangen
2 personen
32
Auteursruimte inrichten
3 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Techniek testen
2 personen
39
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

40
Standhouders ontvangen
4 personen
41
Standhouders registreren
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Tickets controleren
3 personen
44
Bezoekers informeren
2 personen
45
Programmafolders uitdelen
2 personen
46
Kassa bedienen
2 personen
47
Garderobe beheren
2 personen
48
Auteurs begeleiden
2 personen
49
Signeersessies aankondigen
50
Signeertafel begeleiden
2 personen
51
Lezingen begeleiden
2 personen
52
Microfoon bedienen
53
Catering serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes aanvullen
2 personen
56
Tafels schoonhouden
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten controleren
59
Foto's maken
60
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
61
Gevonden voorwerpen registreren
62
Laatste bezoekers uitlaten
3 personen

Nazorg

63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Standhouders uitchecken
3 personen
65
Auteurs uitzwaaien
2 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Meubilair afbreken
5 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Voorraad inpakken
2 personen
73
Materialen terugbrengen
3 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Gevonden voorwerpen afhandelen
76
Foto's archiveren
77
Bedankbericht versturen
2 personen
78
Restmateriaal opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12
Wachtrijbandenaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 36

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Printersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptopstandaardsaantal 2
Kabelhaspelsaantal 3
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbestekaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Stripfiguurpostersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Fotowand
Plakgumaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 36
Naamkaartjesaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Kantoor

Printpapieraantal 5
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 20
Notitieblokkenaantal 12
Plakbandaantal 12
Schrijfplankjesaantal 6
Enveloppenaantal 100
Kassa-etuisaantal 3
Polsbandjesaantal 500
Ticketrollenaantal 6
Garderobenummersaantal 300
Clipboardsaantal 8
Papiersnijder
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Schaarsetsaantal 4
Klembordenaantal 6
Contantgeldladeaantal 3

Beveiliging

Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Polsbandjescontrolelampaantal 2
Nooduitgangbordjesaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Tips

Leg de standindeling vast zodra de deelnemers grotendeels bevestigd zijn. Geef iedere stand een nummer en controleer of tafels, stoelen en eventuele kledingrekken daadwerkelijk in de ruimte passen.
Plan het auteursprogramma vóór je de promotietekst publiceert. Noteer per onderdeel de begintijd, duur en benodigde microfoon, speaker of microfoonstandaard, zodat je geen programmaonderdeel aankondigt dat technisch niet uitvoerbaar is.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één actuele deelnemerslijst. Controleer de ticketlijst uiterlijk één dag vóór de beurs en leg naambadges en programmafolders per categorie klaar.
Test betaalmiddelen en stroom vóór de opening. Controleer alle pinapparaten, laptops en tablets afzonderlijk en leg verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelhaspels zo neer dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.
Regel wachtrijen en publieksstromen vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Gebruik afzetpalen of wachtrijbanden bij drukke onderdelen en wijs vrijwilligers per zone toe met een gedeelde contactlijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stripbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken van tevoren met de datum, ruimte en deelnemersprofielen. Benader standhouders en auteurs daarna direct; houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen, promotie, printwerk en technische controles.
Hoeveel standhouders heb je nodig voor een stripbeurs?: Dat hangt af van de ruimte en het aantal tafels, maar maak eerst een indeling met het beschikbare vloeroppervlak. Reserveer per stand de volledige tafelruimte plus loopruimte en houd minimaal 10% capaciteit achter voor wijzigingen of late bevestigingen.
Wanneer moet je het auteursprogramma samenstellen?: Stel het programma samen nadat de auteurs hun deelname en tijden hebben bevestigd, meestal 4 tot 6 weken vóór de beurs. Zo kun je de juiste techniek reserveren en het programma nog op tijd in folders en online promotie verwerken.
Wanneer moet je de spullen voor een stripbeurs controleren?: Doe een eerste voorraadcontrole 2 weken vooraf en een tweede controle 1 dag vóór de beurs. Test dan ook pinapparaten, printers, speakers en microfoons en laad laptops, tablets en oplaadstations volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.