Checklist voor een strijkersconcert organiseren

Een strijkersconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen musici en een programma vastleggen. Je regelt een geschikte zaal, repetitieruimte, partijen, publieksontvangst en de praktische inrichting op dezelfde dag. Denk ook op tijd aan parkeerinformatie, programmaboekjes, catering en vrijwilligers. Met deze checklist werk je van datum en repertoire naar een gecontroleerde zaal, complete techniek en een soepel verloop van het concert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Concertdatum vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Musici bevestigen
2 personen
Repertoire en partijen bestellen
Repetitieruimte reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Programma definitief maken
2 personen
Programmaboekje opmaken
Programmaboekjes printen
2 personen
Catering reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Instrumenten en partijen verzamelen
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal openen
2 personen
Toiletten controleren
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Stoelen voor publiek opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Musiciopstelling uitzetten
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Stoelen voor musici plaatsen
3 personen
Dirigentenlessenaar plaatsen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Instrumenten stemmen
4 personen
Partijen op lessenaars leggen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen

Event

Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe begeleiden
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Concert openen
Concertprogramma uitvoeren
15 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Zaal opnieuw laten plaatsnemen
3 personen
Tweede concertdeel uitvoeren
15 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazit en ontmoeting begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Musici uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Instrumenten inpakken
4 personen
Muzieklessenaars verzamelen
3 personen
Stoelen en tafels afbouwen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 120
Musiciestoelenaantal 20
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Dirigentenlessenaar
Muzieklessenaarsaantal 18

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Taartvorkjesaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Waterkaraffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtkabelsaantal 4

Decoratie

Concertpostersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de concertdatum en locatie eerst vast en reserveer direct een repetitieruimte. Controleer daarbij hoeveel publieksstoelen, musiciestoelen en muzieklessenaars in de zaal passen.
Bevestig de musici voordat je het repertoire definitief maakt. Bestel partijen vroeg genoeg om minimaal één repetitie met compleet materiaal te kunnen plannen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef parkeerinformatie tegelijk met de uitnodiging door. Zo hoef je bezoekers niet vlak voor het concert afzonderlijk na te bellen.
Controleer techniek en stroom vóór de zaal opengaat: speakers, microfoons, microfoonstatieven, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen moeten op hun plek liggen. Gebruik gaffer tape om kabels op looproutes vast te zetten.
Plan op de concertdag tijd voor openen, toiletten controleren, bewegwijzering plaatsen en stoelen opstellen. Zet catering en servies pas klaar nadat de publieks- en musiciopstelling is gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een strijkersconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de datum, locatie en musici. Reserveer de repetitieruimte en bestel repertoire en partijen zodra het programma voldoende vaststaat.
Hoeveel repetitietijd heeft een strijkersconcert nodig?: Plan meestal minimaal 2 tot 4 repetities, afhankelijk van de lengte en moeilijkheid van het repertoire. Reserveer de repetitieruimte uiterlijk 6 tot 8 weken voor het concert.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een strijkersconcert versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en publiceer het concert online zodra datum, locatie en programma voldoende duidelijk zijn. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen daarna wekelijks.
Wat moet ik op de concertdag controleren?: Controleer minimaal 2 uur voor aanvang de zaal, toiletten, entree, bewegwijzering, stoelen, lessenaars en techniek. Haal locatiesleutels eerder op en zorg dat catering, programmaboekjes en instrumenten klaarstaan voordat het publiek binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.